HAL 2021 – terminarz

TERMIN
ZADANIE
KOMENTARZ
20 lutego - 6 marca
Srebrny kurs kwatermistrzowski
Informacje o kursie: https://mazowsze.zhr.pl/zapisy-na-srebrny-kurs-kwatermistrzowski-3/
do 20 marca
Zgłoszenie wyjazdu przez formularz
Za pomocą formularza zgłaszamy wyjazd, podając dane, które są potrzebne do dalszego procesowania w Okręgu. Gdy będzie się coś zmieniało (np. miejsce, liczba osób), należy uzupełnić to w raporcie przedobozowym.

Do zgłoszenia wyjazdu wymagany jest e-mail w domenie zhr.pl. O tym, jak go założyć, przeczytasz TUTAJ.
do 31 marca
Złożenie wniosku o dostęp do konta i karty płatniczej
Szczegółowy tryb składania wniosku zostanie podany w późniejszym terminie, ze względu na trwające ustalenia z Naczelnictwem ZHR dotyczące współpracy z PKO BP.
24-25 kwietnia
Srebrny kurs kwatermistrzowski
Informacje o kursie zostaną podane na stronie okręgu w późniejszym terminie.
najpóźniej 70 dni (10 tygodni) przed wyjazdem
Zgłoszenie preliminarza finansowego do zatwierdzenia
Preliminarz jest jedną z zakładek pliku finansowego, udostępnionego na Dysku Google. Po jego opracowaniu, należy poinformować zatwierdzającego wyjazd z ramienia Okręgu/Obwodu, ze jest on gotowy do sprawdzenia.
Uzupełnienie listy wychowawców na Dysku Google
Należy wypełnić listę kadry w raporcie przedobozowym na Dysku Google. Jest to konieczne, żeby na czas otrzymać zaświadczenia o wolontariacie potrzebne do zwolnienia z opłat przy pobieraniu wypisu z KRK oraz zaświadczenia o byciu instruktorem. Na wydanie zaświadczenia czeka się ok. tygodnia.
15 - 16 maja
Kurs kierowników wypoczynku
Informacje o kursie zostaną podane na stronie okręgu w późniejszym terminie.
najpóźniej 42 dni (6 tygodni) przed wyjazdem
Weryfikacja kompetencji kwatermistrzowskich
Kandydat na funkcję kwatermistrza musi przejść weryfikację umiejętności zarządzania finansami i księgowania wydatków. Szczegółowe zasady znajdziesz tutaj

W razie potrzeby należy kontaktować się z członkiem zarządu ds. kształcenia (z.wojnarowska@zhr.pl).
Wgranie na Dysk Google:
-opinii Straży Pożarnej,
- zaświadczeń z KRK komendanta i wychowawców,
- dokumentów potwierdzających uprawnienia komendanta i wychowawców
Dokumenty te są niezbędne, aby wyjazd mógł zostać zgłoszony do Kuratorium Oświaty.

Dokumentami potwierdzającymi uprawnienia wychowawcy są:
- zaświadczenie instruktorskie, lub
- zaświadczenie o ukończeniu kursu wychowawców i świadectwo ukończenia szkoły średniej

Dokumentami potwierdzającymi uprawnienia komendanta są:
- zaświadczenie o posiadaniu stopnia phm./hm., lub
- zaświadczenie o ukończeniu kursu kierowników wypoczynku i zaświadczenie o trzyletnim stażu opiekuńczo-wychowawczym i zaświadczenie o ukończeniu szkoły średniej.
Wypełnienie zgłoszenia do Kuratorium Oświaty
W formie elektronicznej na stronie www.wypoczynek.men.gov.pl. Po dane do logowania należy zgłosić się do Biura Okręgu (mazowsze@zhr.pl) ze stosownym wyprzedzeniem. Dostęp jest przyznawany na konto @zhr.pl. Zgłoszenie należy wypełnić w formie wersji roboczej, która zostanie sprawdzona w przeciągu 7 dni. W razie potrzeby, Zarząd/Biuro zwróci się do komendanta z prośbą o uzupełnienie zgłoszenia.
najpóźniej 28 dni (4 tygodnie) przed wyjazdem
Wgranie na dysk zatwierdzonych planów pracy jednostek i poproszenie chorągwi o zatwierdzenie merytoryczne
Jeżeli zbierzesz wszystkie plany pracy z jednej chorągwi lub namiestnictwa, nie musisz czekać na pozostałe! Nie zwlekaj i zgłoś gotowość jak najszybciej!
Złożenie oświadczeń do umów zlecenia w Biurze Okręgu
O tym, jak wystawiane są umowy zlecenia (np. dla ratowników wodnych lub pielęgniarek), przeczytasz na podstronie HAL 2021 – Umowy zlecenia.
najpóźniej 21 dni (3 tygodnie) przed wyjazdem
Zatwierdzenie merytoryczne w chorągwiach i finansowo-organizacyjne w Okręgu/Obwodzie
Szczegółowe zasady zatwierdzania merytorycznego w chorągwiach zostaną udostępnione na stronie okręgu w późniejszym terminie.

W celu uzyskania zatwierdzenia finansowo-organizacyjnego, należy spotkać się z osoba zatwierdzającą wyjazd z ramienia Okręgu/Obwodu. Na spotkanie należy umówić się ze stosownym wyprzedzeniem, żeby mieć czas na uzupełnienie ew. braków. Szczegółowe zasady zatwierdzania finansowo-organizacyjnego znajdziesz w Check-liście.

Potwierdzeniem zatwierdzenia finansowo-organizacyjnego obozu jest wpis w indywidualnym terminarzu na Dysku Google oraz e-mail wysłany przez osobę zatwierdzającą wyjazd do komendanta i kwatermistrza (do wiadomości koordynatora HAL).
26 czerwca – 31 sierpnia

Harcerska Akcja Letnia 2021
Każdy wyjazd (włączając w to np. dwudniowe biwaki) realizowany w trakcie ferii letnich musi zostać zgłoszony do Kuratorium Oświaty.
do 14 dni (2 tygodnie) po zakończeniu wyjazdu
Złożenie dokumentacji (finansowej i merytorycznej) w Okręgu/Obwodzie
Dokumentację należy złożyć po wcześniejszym umówieniu się na konkretny termin. W trakcie jej przyjmowania, zostanie ona wstępnie sprawdzona.

Zarząd zobowiązuje się, że każda kompletna dokumentacja złożona w terminie, zostanie sprawdzona w czasie nie dłuższym niż 28 dni.

Do tego czasu wszystkie zaliczki powinny zostać rozliczone, a kwatermistrz / komendant powinni mieć w dyspozycji wszystkie pieniądze i dokumenty źródłowe. Obowiązkiem komendanta i kwatermistrza jest wspólne skontrolowanie zgodności salda po zimowisku najpóźniej w tym terminie.
do 42 dni (6 tygodni) po zakończeniu wyjazdu
Zakończenie wydawania pieniędzy w ramach wyjazdu
Faktury z późniejszego okresu nie będą mogły zostać zaksięgowane. Termin ten wynika z tego, że trudno jest o merytoryczne uzasadnienie wydatków związanych z wyjazdem ponad miesiąc po jego zakończeniu. W tym terminie wszystkie wydatki powinny być już zaksięgowane.

Do tego czasu należy dokonać weryfikacji, czy saldo pozostałe po wyjeździe nie przekracza 10% wpłat – w takim przypadku należy dokonać zwrotów dla rodziców.
Wyzerowanie konta bankowego
Do tego dnia można wydatkować lub wypłacić pieniądze z konta. Konta HAL-owe są później wykorzystywane w trakcie HAZ. Żeby to umożliwić, ważne jest terminowe opróżnienie konta.
do 70 dni (10 tygodni) po zakończeniu wyjazdu
Wstępne rozliczenie wyjazdu
Naniesione wszystkie poprawki, saldo na książce bankowej wynosi 0 zł.

Dotrzymanie tego terminu jest jednym z warunków otrzymania zwrotu 2%. Szczegóły znajdziesz na stronie HAL 2021 – Koszty administracyjne.
do 84 dni (12 tygodni) po zakończeniu wyjazdu
Finalne rozliczenie wyjazdu
Naniesione wszystkie poprawki, wydrukowane książka bankowa i kasowa (w formacie A3), raport poobozowy podpisany przez komendanta (w dwóch egzemplarzach), saldo na książkach bankowej i kasowej wynosi 0 zł.

Potwierdzeniem rozliczenia wyjazdu jest wpis w indywidualnym terminarzu na Dysku Google.

Szczegółowe zasady zatwierdzania finansowo-organizacyjnego znajdziesz w Check-liście.

 

Pamiętaj!

W przypadku trudności z dotrzymaniem terminów, poinformuj biuro okręgu lub osobę zatwierdzającą/rozliczającą Twój wyjazd. Wspólnie wypracujemy rozwiązanie, które pozwoli jak najszybciej rozwiązać problem.