Zasady weryfikacji kwatermistrzów na HAL 2021

Weryfikacja kwatermistrzowska ma na celu odświeżenie wiedzy kwatermistrzów i sprawdzenie ich umiejętności z zakresu finansowo-księgowego.

Nawet jeśli nie masz pewności, czy zrobisz obóz – i tak nie odkładaj weryfikacji na później, ponieważ liczba dostępnych terminów jest ograniczona.

Weryfikacja będzie prowadzona online i będzie się składać z trzech elementów:

1) Instruktaż z omówieniem ostatnich zmian w zasadach księgowania – do obejrzenia samodzielnie, w dowolnym momencie, przed podejściem do ćwiczeń praktycznych. Zostanie przesłany na maila do kwatermistrzów.

2) Indywidualne ćwiczenie praktyczne – symulacja kwatermistrzostwa obozowego (aspekty finansowo-księgowe).

Podczas ćwiczenia na adres mailowy kwatermistrza będą przychodziły poszczególne dokumenty, które trzeba będzie zaksięgować w książce finansowej, a na koniec gotową książkę odesłać na wskazany adres mailowy. Ćwiczenie zajmie ok. 3 godzin. Podczas robienia go można korzystać ze skryptu kwatermistrzowskiego HAL/HAZ.

Instrukcje, jak w praktyce wykonać dokumentację znajdziesz poniżej.

3) Omówienie ćwiczeń z osobą weryfikującą.

Spotkanie online z weryfikatorem. Omówienie tego, jak przebiegło ćwiczenie, wyjaśnienie ewentualnych błędów. Będzie to też czas na rozmowę o wątpliwościach dotyczących tematów księgowo-finansowych, jeśli jakieś się pojawiły. Spotkanie potrwa ok. 30 min. 

Zapisy i szczegóły techniczne zostaną opublikowane do końca lutego.

Zaliczenie – zgoda na pełnienie funkcji kwatermistrza

O pomyślnej weryfikacji (a więc o zgodzie na pełnienie funkcji kwatermistrza) decyduje wynik części ćwiczeniowej, oraz obecność na pozostałych częściach. Punktacja polega na zliczeniu błędów „dużych" i „małych". Błędy „duże" to błędy mające wpływ na zgodność salda (odpowiadają one błędom, które niewychwycone w trakcie rzeczywistego obozu prowadzą do niedoboru w kasie), np. błąd wyliczenia sumy na rachunku przejazdu, błędnie wpisana kwota faktury, pominięcie księgowania zaistniałej operacji itp. Błędy „małe" to drobne błędy związane z nieprawidłowościami w opisie, dacie, danych itp. Aby pomyślnie przejść weryfikację, należy złożyć dokumentację zawierającą nie więcej niż dwa błędy „duże" i nie więcej niż dziesięć błędów „małych". W przypadku niespełnienia tego kryterium, konieczne będzie podejście do weryfikacji po raz kolejny, chyba że Zarząd zdecyduje o odstąpieniu od tego wymagania. 

Osoby zweryfikowane pomyślnie przed HAZ 2021 są zwolnione z weryfikowania się przed tegorocznymi obozami.

Osoby zweryfikowane pomyślnie przed HAZ 2020 lub HAL 2020 będą przechodzić skróconą weryfikację składającą się z pkt. 1. i 3., czyli zapoznania się z nowinkami prawnymi i rozmowy z weryfikatorem.

Zarząd Okręgu zastrzega sobie możliwość zalecenia ponownego przejścia weryfikacji, jeśli dany kwatermistrz miał istotne problemy przy rozliczaniu dokumentacji finansowej HAL/HAZ. O takich przypadkach poinformujemy osoby zainteresowane.

Jak wykonać ćwiczeniową dokumentację w warunkach domowych?

Opcja 1:  Na bieżąco drukujesz nadsyłane dokumenty, opisujesz je normalnie, zgodnie ze sztuką, układasz we właściwej kolejności. Na koniec robisz skany wszystkich dokumentów, sklejasz w jeden plik pdf w odpowiedniej kolejności i tak przygotowaną książkę finansową przesyłasz weryfikatorowi razem z plikiem excel książki finansowej.

Z naszego doświadczenia wynika, że łatwiej i szybciej jest wykonać ćwiczenia na papierze, ale wiemy, że nie każdy ma w domu możliwość drukowania i skanowania.

Opcja 2: Nie drukujesz dokumentów, nadsyłane pliki edytujesz tak, żeby na “awersie” miały czerwone oznaczenia numerów, a opisy faktur umieszczasz na osobnych plikach. Na koniec wszystkie pliki zestawiasz w plik pdf w odpowiedniej kolejności (jeden plik na książkę bankową i jeden na książkę finansową).

Edytowanie pdf-ów, czy wypisywanie KP w paincie może być uciążliwe, więc prawdopodobnie zajmie Ci więcej czasu. Ale jesteśmy świadomi, że niektórzy nie będą mieć innej możliwości wykonania ćwiczeń.

Przy wykonywaniu ćwiczenia mogą Ci się przydać aplikacje na telefon, np. TinyScanner albo Office Lens itp. oraz strona smallpdf.com

Wszelkie pytania dotyczące weryfikacji można kierować na mail: z.wojnarowska@zhr.pl.