Jeśli Wasz wyjazd:
- Zawiera co najmniej 1, ale nie więcej niż 4 noclegi
- Nie jest organizowany w czasie wakacji, ferii zimowych, zimowej lub wiosennej przerwy świątecznej
- Ma nie więcej niż 50 uczestników
to znaczy, że jest to mały biwak. Poniższa tabelka poprowadzi Was przez najważniejsze etapy, na które powinniście zwrócić uwagę przy kontrolowaniu finansów takiego biwaku.
| KIEDY | CO | JAK | DLACZEGO |
| Zanim zaczniesz zbierać pieniądze | ZAPLANUJ WYDATKI |
Pomyśl o rzeczach takich jak: – koszt noclegu – transport – jedzenie – potrzebne materiały |
Zaplanowanie wydatków pozwoli Ci precyzyjnie wyliczyć koszt biwaku. Precyzyjne wyliczenie kosztu pozwoli Ci z kolei uniknąć problemów z rozliczeniem (patrz dalej). |
| Zanim zaczniesz zbierać pieniądze | POLICZ, ILE MUSISZ ZEBRAĆ PIENIĘDZY OD KAŻDEGO Z UCZESTNIKÓW | Zsumuj wszystkie przewidziane koszty i podziel je przez liczbę płacących za biwak uczestników. W tym punkcie musisz pomyśleć, czy ktoś, na przykład przyboczni, ma być zwolniony z całości lub części wpłaty. | |
| Do 7 dni przed rozpoczęciem biwaku | ZGŁOŚ BIWAK DO OKRĘGU | Przez formularz na stronie Okręgu. | Oficjalnie organizatorem biwaku jest Okręg. Jeśli ktoś (rodzic lub instytucja) będzie chciał uzyskać informacje o biwaku, musimy te informacje znać, lub wiedzieć, do kogo się odezwać. Zgłoszenie biwaku do Okręgu jest też podstawą do starania się o ubezpieczenie, jeśli zdarzy się wypadek. |
| Przed biwakiem / na początku biwaku | ZBIERZ PIENIĄDZE | Jeśli zbierasz wpłaty w gotówce, wypisz każdemu rodzicowi kwit KP. Nazwą należności będzie „składka programowa na biwak – Imię Nazwisko [dziecka]". Zrób zestawienie wpłat (jak przy składkach członkowskich).Jeśli zbierasz wpłaty na konto drużyny, nie musisz wydawać rodzicom żadnych dokumentów potwierdzających wpłatę. | Jak na pewno wiesz, każdą przyjętą kwotę musisz potwierdzić kwitem KP i wpisać do ZiHeRa, składki na biwak nie są wyjątkiem. Dzięki zestawieniu wpłat możesz wpisać wszystkie kwity w jednej pozycji w ZiHeRze. |
| Przed biwakiem i w trakcie biwaku | BIERZ I OPISUJ FAKTURY | Faktury opłacane z zebranych na biwak pieniędzy bierzesz oczywiście na dane Okręgu Mazowieckiego ZHR. W opisie faktury musi się znaleźć informacja, że to, co zakupiliście, zostało wykorzystane w trakcie danego biwaku, np. Chleb, dżemy i ser zostały spożyte przez 17 WDH-ek „Morświny” podczas biwaku w Dionizowie w dn. 5-6.06.2025. | Biwak będziesz rozliczać w ZiHeRze, więc potrzebujesz księgować faktury tak, jak robisz to w każdym innym przypadku. Opis jest potrzebny do ustalenia, ile z zebranych składek zostało faktycznie wydanych w ramach kosztów biwaku (czemu? zobacz niżej) |
| do 14 dni po biwaku | WYPEŁNIJ I PRZEŚLIJ DO OKRĘGU/OBWODU ARKUSZ ROZLICZENIA BIWAKU | Arkusz w Excelu znajdziesz na stronie Okręgu, w zakładce „Plikownia”. Do wypełniania są białe komórki, reszta wypełnia się sama. Wypełniony arkusz wystarczy przesłać mailem (na [email protected] lub do odpowiedniego Obwodu). |
Zebrane na biwak składki programowe muszą zostać wydane co do grosza! Arkusz pozwoli Wam i nam na bieżąco sprawdzić rozliczenie oraz rozwiązać ewentualne problemy. Jeżeli składki nie zostały wydane co do grosza, konieczne jest zebranie oświadczeń od rodziców o zgodzie na przekazanie salda na działalność śródroczną. |
|
Przy składaniu książki finansowej pod koniec roku |
WYDRUKUJ WYPEŁNIONY ARKUSZ I DOŁĄCZ GO DO DOKUMENTACJI |
|
|