Jeśli Wasz wyjazd:

• Zawiera co najmniej 1, ale nie więcej niż 4 noclegi
• Nie jest organizowany w czasie wakacji, ferii zimowych, zimowej lub wiosennej przerwy świątecznej
• Ma więcej niż 50 uczestników

to znaczy, że jest to duży biwak. Tak samo jak duże biwaki rozliczamy też duże jednodniowe akcje (takie jak zbiórka chorągwi) oraz kursy organizowane przez chorągwie (niezależnie od liczby uczestników).

Poniższa tabelka poprowadzi Was przez najważniejsze etapy, na które powinniście zwrócić uwagę przy kontrolowaniu finansów takiego biwaku.

KIEDY	CO	JAK	DLACZEGO
Zanim zaczniesz zbierać pieniądze	ZAPLANUJ WYDATKI	Pomyśl o rzeczach takich jak: – koszt noclegu – transport – jedzenie – potrzebne materiały	Zaplanowanie wydatków pozwoli Ci precyzyjnie wyliczyć koszt biwaku. Precyzyjne wyliczenie kosztu pozwoli Ci z kolei uniknąć problemów z rozliczeniem (patrz dalej).
Zanim zaczniesz zbierać pieniądze	SPRAWDŹ, CZY BUDŻET BIWAKU PRZEKRACZA 5000 ZŁ	Jeśli budżet biwaku przekracza 5000 zł, składki na wyjazd będziesz zbierał na rachunek bankowy Okręgu – szczegóły omów z Kasą Okręgu.
Zanim zaczniesz zbierać pieniądze	POLICZ, ILE MUSISZ ZEBRAĆ PIENIĘDZY OD KAŻDEGO Z UCZESTNIKÓW	Zsumuj wszystkie przewidziane koszty i podziel je przez liczbę płacących za biwak uczestników. W tym punkcie musisz pomyśleć, czy ktoś, na przykład przyboczni, ma być zwolniony z całości lub części wpłaty.
Do 28 dni przed rozpoczęciem biwaku	ZGŁOŚ BIWAK DO OKRĘGU	Przez formularz na stronie Okręgu.	Oficjalnie organizatorem biwaku jest Okręg. Jeśli ktoś (rodzic lub instytucja) będzie chciał uzyskać informacje o biwaku, musimy te informacje znać, lub wiedzieć, do kogo się odezwać. Zgłoszenie biwaku do Okręgu jest też podstawą do starania się o ubezpieczenie, jeśli zdarzy się wypadek.
Do 14 dni przed rozpoczęciem biwaku	WYŚLIJ DO OKRĘGU PLAN PRACY I LISTĘ KADRY	Zatwierdzony plan pracy i listę kadry wyślij na adres [email protected].	W celu potwierdzenia, że biwak ma zatwierdzony plan pracy oraz że będzie w nim brać udział kadra odpowiedniej wielkości, konieczne jest przesłanie tych informacji do Okręgu.
Przed biwakiem / na początku biwaku	ZBIERZ PIENIĄDZE	Jeśli wpłaty zbierasz w gotówce, wypisz każdemu rodzicowi kwit KP. Nazwą należności będzie „składka programowa na biwak – Imię Nazwisko [dziecka]”. Jeśli wpłaty zbierasz na konto bankowe, to wpłaty na biwak powinny mieć taki właśnie tytuł.	Jak na pewno wiesz, każdą przyjętą w gotówce kwotę musisz potwierdzić kwitem KP, składki na biwak nie są wyjątkiem. Wszystkie wpłaty należy następnie odnotować w książce finansowej biwaku.
Przed biwakiem i w trakcie biwaku	BIERZ I OPISUJ FAKTURY	Faktury opłacane z zebranych na biwak pieniędzy bierzesz oczywiście na dane Okręgu Mazowieckiego ZHR. W opisie faktury musi się znaleźć informacja, że to, co zakupiliście, zostało wykorzystane w trakcie danego biwaku, np. Chleb, dżemy i ser zostały spożyte przez 17 WDH-ek „Morświny” podczas biwaku w Dionizowie w dn. 5-6.06.2025.	Biwak będziesz rozliczać w książce finansowej biwaku, więc potrzebujesz księgować faktury tak, jak robisz to w każdym innym przypadku. Opis jest potrzebny do ustalenia, ile z zebranych składek zostało faktycznie wydanych w ramach kosztów biwaku (czemu? zobacz niżej)
do 14 dni po biwaku	ZŁÓŻ W BIURZE OKRĘGU DOKUMENTACJĘ FINANSOWĄ BIWAKU	Na dokumentację biwaku składa się: – wydrukowana książka finansowa, – wydrukowana lista odpłatności, – kwity KP, – faktury (ponumerowane i opisane).	Zebrane na biwak składki programowe muszą zostać wydane co do grosza! Saldo książki finansowej musi zawsze na koniec wynieść zero.   Jeżeli składki nie zostały wydane co do grosza, konieczne jest wykonanie zwrotów dla rodziców lub zebranie oświadczeń od rodziców o zgodzie na przekazanie salda na działalność śródroczną.   W razie wątpliwości dot. tego, jak sporządzić dokumentację, zajrzyj do Skryptu kwatermistrzowskiego HAL/HAZ – zasady dot. biwaków są bardzo podobne do zasad dotyczących obozów.
Do 3 tygodni po złożeniu dokumentacji finansowej*	OTRZYMASZ EW. UWAGI DO ZŁOŻONEJ DOKUMENTACJI FINANSOWEJ	Informację o tym, że dokumentacja została sprawdzona otrzymasz drogą mejlową.	Ze względu na różne obłożenie Biura Okręgu w różnych okresach roku oraz urlopy pracowników Biura Okręgu, sprawdzanie dokumentacji może zająć do trzech tygodni.
Do 4 tygodni po otrzymaniu uwag do złożenia dokumentacji finansowej*	WPROWADŹ POPRAWKI DO DOKUMENTACJI FINANSOWEJ	Poprawki wprowadzasz w siedzibie okręgu. O ich wprowadzeniu informujesz pracownika Biura Okręgu.	Dokumentację finansową przygotowujemy na bieżąco, nie odkładamy tego na koniec roku. Niektóre błędy można poprawić tylko w niedługim czasie od zakończenia wyjazdu. Ew. saldo pozostałe po biwaku należy zwrócić lub przekazać w rozsądnym terminie.

* W przypadku wyjazdów odbywających się na przełomie roku kalendarzowego, terminy dotyczące składania i rozliczania mogą ulec skróceniu decyzją członka Zarządu Okręgu odpowiedzialnego za duże biwaki, ze względu na konieczność terminowego sporządzenia sprawozdania finansowego.