Podstawowe zasady dotyczące organizacji biwaków zawarte są w Instrukcji w sprawie organizacji wyjazdów i półkolonii, wprowadzonej uchwałą Naczelnictwa ZHR nr 473/2 z dnia 22 sierpnia 2024 roku. Niniejsze wytyczne stanowią uszczegółowienie tych zasad w odniesieniu do biwaków organizowanych w Okręgu Mazowieckim ZHR.
Biwakiem jest każde działanie jednostki organizacyjnej ZHR lub innej zorganizowanej grupy członków ZHR, obejmujące wspólny program, zakwaterowanie i wyżywienie, obejmujące min. 1 i max. 4 następujące po sobie noce.
W zależności od terminu, liczby uczestników i budżetu zmieniają się wymagania (merytoryczne, organizacyjne i finansowe), które muszą zostać spełnione, aby zrealizować biwak w ramach ZHR. Ze względu na przepisy prawa istotnie różnią się wymagania stawiane wyjazdom, które odbywają się w trakcie ferii szkolnych (wakacji, przerwy bożonarodzeniowej, ferii zimowych lub przerwy wielkanocnej), w porównaniu do tych, które odbywają się w pozostałe dni roku szkolnego.
Biwaki dzielimy na trzy rodzaje:
- Małe biwaki śródroczne (do 50 uczestników)
- Duże biwaki śródroczne (ponad 50 uczestników)
- Biwaki HAL/HAZ (w trakcie ferii szkolnych)
Podstawowe wymagania opisane są w poniższej tabeli, a szczegółowe zasady znajdują się na podlinkowanych powyżej podstronach.
| Typ | Zgłoszenie | Wymagania merytoryczne | Wymagania organizacyjne | Wymagania finansowe |
|---|---|---|---|---|
| Mały biwak | Zgłoszenie min. 7 dni przed rozpoczęciem przez formularz | Zatwierdzony plan pracy biwaku (część planu pracy jednostki lub osobny plan) | W wyjeździe musi brać udział instruktor/ osoba pełnoletnia | Rozliczenie w książce finansowej jednostki w ZiHeR, rozliczenie biwaku śródrocznego przesłane do Kasy Okręgu / obwodu |
| Duży biwak | Zgłoszenie min. 28 dni przed rozpoczęciem przez formularz | Zatwierdzony plan pracy biwaku (część planu pracy jednostki lub osobny plan) | W wyjeździe musi brać udział instruktor/ wychowawca Komendant przesyła na adres [email protected] min. 14 dni przed rozpoczęciem: - listę kadry - zatwierdzony plan pracy | Obowiązkowe konto bankowe w przypadku budżetu >5000 zł Rozliczenie w odrębnej książce finansowej Złożenie dokumentacji w biurze okręgu max. 14 dni po zakończeniu Zakończenie rozliczenia biwaku najpóźniej 4 tygodnie po otrzymaniu uwag do złożonej dokumentacji |
| Biwak HAL/HAZ | Zgłoszenie zgodnie z kalendarzem HAL/HAZ | Plany pracy drużyn zatwierdzone na poziomie hufca i wgrane na Dysk Google biwaku | Wymaganie takie same jak dla obozów/ kolonii | Obowiązkowe konto bankowe w przypadku budżetu >5000 zł Rozliczenie zgodnie z zasadami dla obozów i kolonii - m.in. złożenie dokumentacji w biurze okręgu/ obwodu do 14 dni po zakończeniu |
Inne przydatne informacje:
- Co do zasady, składki programowe zebrane na biwak mogą być wykorzystane wyłącznie na wydatki związane z jego organizacją. Jeśli jednak po biwaku zostaną Wam środki i będziecie chcieli je przekazać na działalność śródroczną jednostki, konieczne będzie zebranie od rodziców zgód na przekazanie tych środków w formie darowizny. Zgody należy dołączyć do rozliczenia finansowego biwaku. Wzór zgody dostępny jest na stronie internetowej Okręgu.
- Jeżeli organizujesz duży biwak, wpływy i wydatki wpisujesz w odrębnej książce finansowej.
- Jeżeli organizujesz biwak o planowanym budżecie powyżej 5000 zł, po jego zgłoszeniu dostaniesz e-mail z Kasy Biura Okręgu z numerem rachunku bankowego, na który będą zbierane składki programowe.
- W uzasadnionych przypadkach odpowiedni Komendant Chorągwi może odstąpić od części wymagań merytorycznych względem konkretnego wyjazdu.
- W uzasadnionych przypadkach Zarząd Okręgu może odstąpić od części wymagań organizacyjnych i finansowych względem konkretnego wyjazdu.
Poniższy schemat podsumowuje wszystkie rodzaje biwaków:
