Koszty administracyjne HAL 2020

Wpłata kosztów administracyjnych

Przed zatwierdzeniem finansowo-organizacyjnym wyjazdu, należy wpłacić koszty administracyjne. Poniżej dane do przelewu:

Numer konta: 16 2130 0004 2001 0291 1139 0010
Odbiorca przelewu: Okręg Mazowiecki ZHR
Bank: Volkswagen Bank
Tytuł przelewu: „Koszty administracyjne HAL 2020 kom. [Nazwisko komendanta]”.

Kwota, którą należy przelać, to 7% sumy planowanych wpłat składek programowych i środków własnych środowiska. Kwota ta wyliczana jest w sposób automatyczny w preliminarzu. W związku z tym, przed wykonaniem przelewu należy upewnić się, że zawiera on aktualne informacje. Najlepiej w tym celu sprawdzić, czy oszacowana w preliminarzu suma wpłat jest zgodna z sumą z kolumny „Należność” z listy odpłatności.

Koszty administracyjne należy zaksięgować „z minusem” w kolumnie „składki programowe” w książce bankowej.

Wszystkie wyjazdy kursowe są całkowicie zwolnione z obowiązku wpłaty kosztów administracyjnych.

Zasady zwrotu 2%
Terminowo rozliczone wyjazdy otrzymają zwrot części wpłaconych kosztów administracyjnych w wysokości 2% sumy wpłaconych składek programowanych i środków własnych środowiska. Przez terminowo rozliczone wyjazdy uważa się wyjazdy, które spełniły oba poniższe warunki:

a) złożyły dokumentację finansową, merytoryczną i organizacyjną (sporządzoną zgodnie z listą wymagań i zapisami terminarza) w terminie do 14 dni po zakończeniu wyjazdu w Biurze Okręgu lub Obwodu, co zostało potwierdzone przez osobę przyjmującą dokumentację wpisem w Raporcie przedobozowym, w zakładce „Terminarz”,

b) wstępnie rozliczyły wyjazd w terminie do 70 dni od jego zakończenia, co zostało potwierdzone przez osobę sprawdzającą dokumentację finansową wpisem w Raporcie przedobozowym w zakładce „Terminarz”; wyjazd uznaje się za wstępnie rozliczone, kiedy w ostatnim dniu powyższego terminu:

  • księgowanie wydatków jest zakończone, czyli ostatnie wydatki dokonane po zakończeniu wyjazdu (i po pierwszym sprawdzeniu dokumentacji) są zaksięgowane, sprawdzone i poprawione,
  • konto bankowe jest wyzerowane, a saldo książki bankowej wynosi 0 zł,
  • wszystkie poprawki wskazane przez osobę sprawdzającą zostały naniesione i ponownie ostatecznie przez nią sprawdzone (należy założyć średnio 14 dniowy okres oczekiwania na ostateczne sprawdzenie).

Wspomniane 2% można będzie odebrać w Kasie Okręgu u Marty Babiarz. Aktualne godziny jej pracy dostępne są na stronie:
https://mazowsze.zhr.pl/kontakt/  

W przypadku, gdy opóźnienia pojawiły się z przyczyn niezależnych od komendy obozu (np. opóźnienia w sprawdzeniu dokumentacji przez Biuro Okręgu), istnieje możliwość odwołania się od decyzji do Zarządu Okręgu.

Rozliczenia między okręgiem a obwodami

Jeżeli wyjazd zatwierdzany i rozliczany jest w obwodzie, wówczas po zakończeniu HAL Biuro Okręgu przekazuje 60% wpłaconych przez ten wyjazd kosztów administracyjnych do obwodu; pozostałe 40% pozostaje w na koncie okręgu.