Uchwałą Zarządu Okręgu nr 19/XV/17, z dnia 6 kwietnia 2017 r., została wprowadzona Instrukcja Samochodowa.
- Niniejsza instrukcja reguluje kwestie zakupu, sprzedaży oraz użytkowania samochodów przez jednostki Okręgu Mazowieckiego ZHR.
Rozdział I
SAMOCHODY OKRĘGU
- Jednostka należąca do Okręgu Mazowieckiego ZHR może zakupić samochód za zgodą Zarządu. Zaleca się, aby była to jednostka/środowisko poziomu hufiec/szczep/obwód oraz aby jedno środowisko posiadało co najwyżej jeden samochód.
- Zarząd wydaje zgodę na zakup samochodu po spełnieniu następujących warunków:
- a) W środowisku wyznaczony jest Opiekun Samochodu (osoba, która ma prawo jazdy, nie ma żadnych zaległości względem Okręgu oraz w przeciągu minionych dwóch lat nie naruszyła w rażący sposób regulaminów Związku),
- b) Środowisko nie ma żadnych zaległości względem Okręgu,
- c) Środowisko dysponuje środkami wystarczającymi do zakupu i utrzymania samochodu.
- Opiekun Samochodu podpisuje z Okręgiem Umowę Opiekuna Samochodu (wzór w załączniku nr 1) oraz staje się pełnomocnikiem Okręgu ds. nabywanego samochodu.
- Opiekun Samochodu odpowiada za wszystkie obowiązki prawne wynikające z posiadania pojazdu (rejestracja, przeglądy itp.) oraz dba o stan techniczny i estetyczny wygląd samochodu.
- Opiekun Samochodu odpowiada za wszelkie szkody wyrządzone w trakcie użytkowania samochodu – zgodnie z przepisami o ubezpieczeniach – a także za roszczenia względem Okręgu, powstałe w wyniku nieprawidłowego użytkowania samochodu.
- Samochód może być zbyty po okresie nie krótszym niż 1 rok od nabycia. W przypadku krótkotrwałego zapotrzebowania na samochód (np. obóz) zaleca się wypożyczenie pojazdu.
- Opiekun Samochodu może udostępnić samochód innemu kierowcy na działania harcerskie wykorzystanie do celów statutowych, w takim przypadku zaleca się spisać Zobowiązanie Kierowcy (wzór w załączniku nr 2).
Rozdział 2.
SAMOCHODY PRYWATNE UŻYWANE DO DZIAŁAŃ HARCERSKICH
(WYKORZYSTYWANE DO CELÓW STATUTOWYCH)
- Dopuszcza się (nieodpłatne) użyczenie prywatnego samochodu do działań harcerskich. W tym celu należy spisać Umowę Użyczenia Samochodu (wzór w załączniku nr 3).
- Koszt paliwa w/w działań można pokryć z budżetu odpowiedniej jednostki ZHR. Aby było to możliwe, wydatki należy udokumentować fakturami VAT na Okręg i wypełnić Kartę Drogową (wzór w załączniku nr 5).
- W samochodzie użyczonym na umowę dopuszcza się wykonanie napraw drobnych usterek, powstałych w trakcie użytkowania, na koszt odpowiedniej jednostki Okręgu. Wydatki te muszą być odpowiednio udokumentowane. Jednorazowy wydatek w kwocie powyżej 500 zł musi zostać zaakceptowany przez Zarząd.
- Suma wydatków określonych w pkt. 10 i 11 w przeliczeniu na kilometr nie może przekroczyć ustalonej stawki, zgodnie z informacjami zawartymi w Karcie Drogowej.
- Zaleca się, aby na dokumentach wymienionych w pkt. 10 i 11 numer samochodu rejestracyjnego był zamieszczony przez sprzedawcę.
- Odpowiedzialność za szkody powstałe w wyniku nieprawidłowego użytkowania użyczonego pojazdu ponosi kierowca.
- Zasady określone w pkt. 10-14 stosuje się także do samochodów wynajętych z wypożyczalni.
- W przypadku jednorazowego wyjazdu (np. tak zwana „lokalizacja obozowa”) dopuszcza się pokrycie z budżetu jednostki Okręgu kosztów użytkowania prywatnego samochodu do celów harcerskich bez umowy użyczenia. W takim wypadku dokumentem księgowym jest Rozliczenie Podróży Służbowej (wzór w załączniku nr 4).
- W przypadku rozliczeń wskazanych w pkt. 16 powinny one odzwierciedlać rzeczywiście poniesione w czasie podróży wydatki (paliwo, opłaty za autostrady, opłaty za parkowanie itp).
Rozdział 3.
INNE
- Używane w niniejszej instrukcji pojęcie samochód dotyczy także innych pojazdów (np. motocykli i motorowerów).
- W sprawach nieuregulowanych niniejszą Instrukcją (np. wydatki w walutach obcych, użytkowanie samochodów ciężarowych, motocykli etc.), należy zawczasu skontaktować się z Zarządem Okręgu Mazowieckiego ZHR w celu ustalenia szczegółów rozliczenia.
Załączniki:
Uchwała nr 19/XV/17 z dnia 6 kwietnia 2017 r.
Załącznik nr 1: Umowa opiekuna samochodu
Załącznik nr 2: Zobowiązanie kierowcy
Załącznik nr 3: Umowa użyczenia samochodu