1. Niniejsza instrukcja reguluje kwestie zakupu, sprzedaży oraz użytkowania samochodów przez jednostki Okręgu Mazowieckiego ZHR.
Rozdział I
SAMOCHODY OKRĘGU
2. Jednostka należąca do Okręgu Mazowieckiego ZHR może zakupić samochód za zgodą Zarządu. Zaleca się, aby była to jednostka/środowisko poziomu hufiec/szczep/obwód oraz aby jedno środowisko posiadało co najwyżej jeden samochód.
3. Zarząd wydaje zgodę na zakup samochodu po spełnieniu następujących warunków:
a) W środowisku wyznaczony jest Opiekun Samochodu (osoba, która ma prawo jazdy, nie ma żadnych zaległości względem Okręgu oraz w przeciągu minionych dwóch lat nie naruszyła w rażący sposób regulaminów Związku),
b) Środowisko nie ma żadnych zaległości względem Okręgu,
c) Środowisko dysponuje środkami wystarczającymi do zakupu i utrzymania samochodu.
4. Opiekun Samochodu podpisuje z Okręgiem Umowę Opiekuna Samochodu (wzór w załączniku nr 1) oraz staje się pełnomocnikiem Okręgu ds. nabywanego samochodu.
5. Opiekun Samochodu odpowiada za wszystkie obowiązki prawne wynikające z posiadania pojazdu (rejestracja, przeglądy itp.) oraz dba o stan techniczny i estetyczny wygląd samochodu.
6. Opiekun Samochodu odpowiada za wszelkie szkody wyrządzone w trakcie użytkowania samochodu – zgodnie z przepisami o ubezpieczeniach –a także za roszczenia względem Okręgu, powstałe w wyniku nieprawidłowego użytkowania samochodu.
7. Samochód może być zbyty po okresie nie krótszym niż 1 rok od nabycia. W przypadku krótkotrwałego zapotrzebowania na samochód (np. obóz) zaleca się wypożyczenie pojazdu.
8. Opiekun Samochodu może udostępnić samochód innemu kierowcy na działania harcerskie –wykorzystanie do celów statutowych, w takim przypadku zaleca się spisać Zobowiązanie Kierowcy (wzór w załączniku nr 2).
Rozdział II
SAMOCHODY PRYWATNE UŻYWANE DO DZIAŁAŃ HARCERSKICH
(WYKORZYSTYWANE DO CELÓW STATUTOWYCH)
9. Dopuszcza się (nieodpłatne) użyczenie prywatnego samochodu do działań harcerskich. W tym celu należy spisać Umowę Użyczenia Samochodu (wzór w załączniku nr 3).
10. Koszt paliwa w/w działań można pokryć z budżetu odpowiedniej jednostki ZHR. Aby było to możliwe, wydatki należy udokumentować fakturami VAT na Okręg i wypełnić Kartę Drogową (wzór w załączniku nr 4).
11. W samochodzie użyczonym na umowę dopuszcza się wykonanie napraw drobnych usterek, powstałych w trakcie użytkowania, na koszt odpowiedniej jednostki Okręgu. Wydatki te muszą być odpowiednio udokumentowane. Jednorazowy wydatek w kwocie powyżej 500 zł musi zostać zaakceptowany przez Zarząd.
12. Suma wydatków określonych w pkt. 10 i 11w przeliczeniu na kilometr nie może przekroczyć ustalonej stawki, zgodnie z informacjami zawartymi w Karcie Drogowej.
13. Zaleca się, aby na dokumentach wymienionych w pkt. 10 i 11 numer samochodu rejestracyjnego był zamieszczony przez sprzedawcę.
14. Odpowiedzialność za szkody powstałe w wyniku nieprawidłowego użytkowania użyczonego pojazdu ponosi kierowca.
15. Zasady określone w pkt. 10-14 stosuje się także do samochodów wynajętych z wypożyczalni.
16. W przypadku jednorazowego wyjazdu (np. tak zwana „lokalizacja obozowa”) dopuszcza się pokrycie z budżetu jednostki Okręgu kosztów użytkowania prywatnego samochodu do celów harcerskich bez umowy użyczenia. W takim wypadku dokumentem księgowym jest Rozliczenie Podróży Służbowej (wzór w załączniku nr 5).
17. W przypadku rozliczeń wskazanych w pkt. 16 powinny one odzwierciedlać rzeczywiście poniesione w czasie podróży wydatki (paliwo, opłaty za autostrady, opłaty za parkowanie itp).
Rozdział III
INNE
18. Używane w niniejszej instrukcji pojęcie samochód dotyczy także innych pojazdów (np. motocykli i motorowerów).
19. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Instrukcją (np. wydatki w walutach obcych, użytkowanie samochodów ciężarowych, motocykli etc.), należy zawczasu skontaktować się z Zarządem Okręgu Mazowieckiego ZHR w celu ustalenia szczegółów rozliczenia.
ZAŁĄCZNIKI:
- Umowa Opiekuna Samochodu
- Zobowiązanie Kierowcy
- Umowa Użyczenia Samochodu
- Karta Drogowa
- Rozliczenie Podróży Służbowej