Poniżej prezentujemy Terminarz Harcerskiej Akcji Zimowej 2020.
| do 27 października 2019 | Zgłaszanie zimowisk do Okręgu Arkusz zgłoszeń dostępny jest pod tym linkiem | Termin ten jest wcześniejszy, niż w ubiegłych latach. Zdajemy sobie sprawę, że szczegółowe informacje organizacyjne (np. dotyczące miejsca) mogą jeszcze nie być znane. Z drugiej strony, jest to odpowiednia pora, żeby podjąć decyzję o organizacji zimowiska, zadeklarować się na funkcję komendanta i kwatermistrza oraz wybrać termin wyjazdu. Jest to też korzystny okres dla studentów, w którym poświęcenie czasu na sprawy harcerskie nie jest tak „bolesne”, jak w drugiej połowie semestru wypełnionej kolokwiami i zaliczeniami. W tym terminie należy również poinformować Komisarza Zagranicznego ZHR o chęci zorganizowania wyjazdu zagranicznego! |
| do 5 listopada 2019 | Założenie maili w domenie zhr.pl przez komendantów i kwatermistrzów | W tym roku chcemy usprawnić procedurę zatwierdzania. Do tego niezbędne będzie, aby każdy komendant posługiwał się służbowym mailem imiennym w domenie zhr.pl. |
| 6–8 grudnia 2019 | Kurs kierowników wypoczynku | Chętnych prosimy o wypełnienie ankiety zgłoszeniowej do 30 listopada 2019. Ankietę można znaleźć tutaj: link |
| do 12 listopada lub do 26 listopada lub do 10 grudnia | Złożenie wniosku o wydanie karty bankowej | Wypełniony wniosek, wraz ze skanem ZM (o ile nie było ono dostarczone wcześniej) należy wysłać na adres: finanse.mazowsze@zhr.pl lub złożyć osobiście w biurze. Wnioski będą składane w trzech turach, komenda zimowiska wybiera dowolny z podanych terminów. Po podanych terminach wnioski zostaną złożone w banku, a następnie podpisane przez Zarząd. Aby uniknąć problemów związanych z planowaną na przełomie roku fuzją systemów banków Raiffeisen i BNP Paribas, zachęcamy do załatwienia spraw związanych z dostępem i kartą nie później, niż do 10 grudnia. |
| najpóźniej 70 dni przed rozpoczęciem wyjazdu* | Złożenie wniosku o dostęp do konta bankowego | Wypełniony wniosek , wraz ze skanem wypełnionego ZM, należy wysłać na adres: finanse.mazowsze@zhr.pl lub złożyć osobiście w biurze. |
| najpóźniej 70 dni przed rozpoczęciem wyjazdu* | Uzupełnienie informacji dotyczących miejsca oraz kadry pomocniczej zatrudnianej na podstawie umowy zlecenia | Jeżeli te informacje nie były podane przy okazji wypełniania zgłoszenia zimowiska lub zmieniły się od tamtej pory, należy wysłać stosowną informację mailem na adres: mazowsze@zhr.pl. |
| najpóźniej 70 dni przed rozpoczęciem wyjazdu* | Zgłaszanie do Biura Okręgu listy wychowawców | Należy wypełnić listę kadry. Jest to konieczne, żeby na czas otrzymać zaświadczenia o wolontariacie potrzebne do zwolnienia z opłat przy pobieraniu wypisu z KRK oraz zaświadczenia o byciu instruktorem. Do tego dnia wszyscy wychowawcy muszą mieć już przyznany rozkazem stopień instruktorski lub ukończony kurs wychowawcy wypoczynku. Osoby, które spodziewają się zamknąć stopień pwd. w okresie styczeń–luty, zobligowane są mimo wszystko ukończyć kurs wychowawców wypoczynku do dn. 31 grudnia 2019 r. |
| najpóźniej 70 dni przed rozpoczęciem wyjazdu* | Wypełnienie preliminarza | Preliminarz będzie dostępny wraz z innymi dokumentami finansowymi. Po tym terminie preliminarz będzie podlegał sprawdzeniu. |
| najpóźniej 56 dni przed rozpoczęciem wyjazdu** | Weryfikacja kompetencji kwatermistrzowskich | Terminy spotkań weryfikacyjnych zostaną ogłoszone do 5 listopada 2019. |
| najpóźniej 42 dni przed rozpoczęciem wyjazdu*** | Uzyskanie opinii Państwowej Straży Pożarnej dotyczącej miejsca zimowiskowego | W razie problemów z uzyskaniem opinii prosimy o kontakt z Biurem Okręgu (mazowsze@zhr.pl) lub z Koordynatorem HAZ (hal.haz.maz@zhr.pl). |
| najpóźniej 42 dni przed rozpoczęciem wyjazdu*** | Uzyskanie zaświadczeń z KRK kadry wychowawczej | Więcej o procedurze uzyskania zaświadczenia pod tym linkiem . |
| najpóźniej 42 dni przed rozpoczęciem wyjazdu*** | Zgłaszanie zimowisk do Kuratorium Oświaty | W formie elektronicznej na stronie www.wypoczynek.men.gov.pl. Po dane do logowania należy zgłosić się do Biura Okręgu (mazowsze@zhr.pl) ze stosownym wyprzedzeniem. Zgłoszenie należy wypełnić w formie wersji roboczej, która zostanie sprawdzona w przeciągu 7 dni, ew. Zarząd/Biuro zwróci się do komendanta z prośbą o uzupełnienie zgłoszenia. |
| najpóźniej 42 dni przed rozpoczęciem wyjazdu*** | Uzyskanie oświadczenia do umowy zlecenia | Prosimy o przesłanie skanu wypełnionego oświadczenia na adres mazowsze@zhr.pl. Jest to niezbędne, aby księgowość mogła obliczyć należne podatki i przygotować umowy. Oryginał oświadczenia powinien zostać dostarczony do Biura przed odebraniem przygotowanej umowy. |
| najpóźniej 42 dni przed rozpoczęciem wyjazdu*** | Wstępne zatwierdzanie finansowo-organizacyjne w Okręgu/Obwodzie | Lista dokumentów wymaganych do zatwierdzenia zostanie wysłana komendantom po zgłoszeniu zimowiska. |
| Wg zasad obowiązujących w odpowiednich Chorągwiach | Zatwierdzenie merytoryczne w Chorągwiach | Szczegółowe zasady zatwierdzania merytorycznego wyjazdów określają komendanci poszczególnych chorągwi. Więcej informacji w zakładce HAL/HAZ -> HAZ 2020 -> zatwierdzanie merytoryczne na stronie Okręgu. |
| najpóźniej 21 dni przed wyjazdem | Finalne zatwierdzenie finansowo-organizacyjne w Okręgu/Obwodzie | Lista dokumentów wymaganych do zatwierdzenia zostanie wysłana Komendantom po zgłoszeniu zimowiska. |
| 23-31 grudnia 2019 | Zimowa przerwa świąteczna | |
| 20 stycznia – 2 lutego 2020 | Ferie zimowe – Podlasie | Zgodnie z ustawową definicją „wypoczynek” musi trwać nieprzerwanie co najmniej 2 dni, w czasie ferii letnich i zimowych oraz wiosennej i zimowej przerwy świątecznej (które są ogłoszone w i na podstawie rozporządzenia MEN). Na szczególną uwagę zasługuje fakt, że np. ferie zimowe zaczynają się w poniedziałek, a kończą w niedzielę, co sprawia, że mazowiecki biwak w weekend 8–9 lutego będzie traktowany jak zwykły biwak w ciągu roku szkolnego, natomiast biwak w weekend 22–23 lutego będzie musiał spełnić wszystkie wymagania odnoszące się do „wypoczynku. |
| 10 – 23 lutego 2020 | Ferie zimowe – Mazowsze | |
| do 14 dni po zakończeniu zimowiska | Rozliczenie zaliczek – do tego terminu kwatermistrz/komendant powinni mieć w dyspozycji wszystkie pieniądze i dokumenty źródłowe | Co do zasady pobrane zaliczki powinny być rozliczone (czyli oryginały dokumentów źródłowych wraz z ew. niewydaną kwotą przekazane kwatermistrzowi) jeszcze przed zakończeniem zimowiska. Zakładamy, że w terminie dwóch tygodni jest możliwe wyjaśnienie wszystkich sytuacji nietypowych i problematycznych. |
| do 14 dni po zakończeniu zimowiska | Składanie dokumentacji finansowej | Lista wymagań odnośnie dokumentacji pozimowiskowej zostanie wysłana do komendantów i kwatermistrzów po zgłoszeniu zimowiska. |
| do 14 dni po zakończeniu zimowiska | Składanie dokumentacji merytorycznej | Lista wymagań odnośnie dokumentacji pozimowiskowej zostanie wysłana do komendantów i kwatermistrzów po zgłoszeniu zimowiska. |
| do 28 dni po zakończeniu wyjazdu | Koniec okresu wydatkowania – kontrola salda (jeśli w tym dniu saldo przekracza 10%, nadwyżkę należy zwrócić rodzicom) | Faktury z późniejszego okresu nie będą mogły zostać zaksięgowane. Termin ten wynika z tego, że trudno jest o merytoryczne uzasadnienie wydatków związanych z zimowiskiem ponad miesiąc po jego zakończeniu. W tym terminie wszystkie wydatki powinny być już zaksięgowane. |
| do 28 dni po zakończeniu wyjazdu | Zamykanie kont bankowych | Do tego dnia można wydatkować lub wypłacić pieniądze z konta. |
| do 56 dni po zakończeniu wyjazdu | Wstępne rozliczenie zimowiska | Naniesione wszystkie poprawki, saldo na książce bankowej wynosi 0 zł. (warunek zwrotu tzw. „2%”). |
| do 70 dni po zakończeniu wyjazdu | Finalne rozliczenie wyjazdu | Naniesione wszystkie poprawki, saldo na książce bankowej wynosi 0 zł. (warunek zwrotu tzw. „2%”). Zarząd zobowiązuje się, że dokumentacja zostanie sprawdzona w czasie nie dłuższym niż 28 dni, czyli na naniesienie poprawek pozostanie w najgorszym wypadku dwa tygodnie. |
*Wyjazdy odbywające się w przerwie bożonarodzeniowo-sylwestrowej do 27 października br.
**Wyjazdy odbywające się w przerwie bożonarodzeniowo-sylwestrowej do 5 listopada br.
***Wyjazdy odbywające się w przerwie bożonarodzeniowo-sylwestrowejdo 21 listopada br.
Uwagi:
- Ze względu na dostępność nowych rozwiązań technologicznych, w tym roku wszystkie dokumenty HAZ (także książka finansowa) przechowywane będą na Dysku Google. Również do procesu zatwierdzania będzie wykorzystana ta platforma (w związku z tym, zawieszamy działanie systemu ESZ do odwołania). Wierzymy, że będzie to usprawnieniem dla nas wszystkich. Wiąże się to jednak (w kontekście umowy o ochronie danych osobowych między ZHR a firmą Google) z koniecznością używania w tej procedurze WYŁĄCZNIE maili w domenie zhr.pl. Komendantów i kwatermistrzów, którzy nie dysponują takim kontem, obligujemy do jego założenia najpóźniej do 5 listopada 2019 r. Informacje o tym, jak założyć konto, znajdziecie tutaj.
- Kalendarz (podobnie jak w trakcie HAL 2019) jest zdefiniowany względem dat rozpoczęcia i zakończenia wyjazdu. Do 5 listopada 2019 r. komendanci i kwatermistrzowie otrzymają maila z indywidualnym harmonogramem wyznaczonym na podstawie zgłoszenia. Ponadto, w trakcie okresu przygotowań i rozliczania HAZ wysyłane będą automatyczne maile z przypomnieniami na kilka dni przed upływem terminu.
- W kalendarzu znajduje się sformułowanie „weryfikacja kompetencji kwatermistrzowskich” – wynika to z wprowadzanej reformy systemu kształcenia kwatermistrzowskiego, o której więcej można przeczytać tutaj. Zmiany obejmują między innymi to, że każdorazowo przed Akcją Letnią i Zimową kandydat na kwatermistrza musi przejść weryfikację umiejętności zarządzania finansami i księgowania wydatków (obowiązek ten dotyczy również tych, którzy pełnili funkcje kwatermistrza w ubiegłych latach). Terminy spotkań weryfikacyjnych zostaną ogłoszone do 5 listopada 2019 r. – spotkanie takie trwać będzie do 4 godzin, mamy nadzieję, że z wyznaczonych różnorodnych terminów, każdy będzie mógł bezproblemowo wybrać datę dogodną dla siebie.
- Planowany jest też kurs kierowników (6–8 grudnia 2019 r.) i kursy kwatermistrzowskie (pomagające przygotować się do spotkania weryfikacyjnego). Dokładny terminarz kursów kwatermistrzowskich zostanie ogłoszony do 27 października 2019 r.
- Kandydaci na komendanta lub kwatermistrza, którzy pełnili którąś z tych funkcji podczas HAL 2019, zobowiązani są do rozliczenia swojego wyjazdu HAL 2019 zgodnie z kalendarzem.
- Zmiany danych zapisanych w zgłoszeniu (miejsce, termin, zmiany personalne) należy zgłaszać mailem na adres mazowsze@zhr.pl.
- Fakt zatwierdzenia wyjazdu musi być potwierdzony w formie dokumentowej, poprzez mail od osoby zatwierdzającej do komendanta i kwatermistrza z kopią do Koordynatora HAZ.
- Obwody mogą ustalić inne terminy obowiązujące wyjazdy rozliczające się w obwodach, jednak daty te nie mogą być późniejsze, niż wynikające z niniejszego kalendarza.