Poniżej prezentujemy Terminarz Harcerskiej Akcji Zimowej 2020.

Terminarz HAZ 2020
PRZYGOTOWANIA
do 27 października 2019	Zgłaszanie zimowisk do Okręgu	Termin ten jest wcześniejszy, niż w ubiegłych latach. Zdajemy sobie sprawę, że szczegółowe informacje organizacyjne (np. dotyczące miejsca) mogą jeszcze nie być znane. Z drugiej strony, jest to odpowiednia pora, żeby podjąć decyzję o organizacji zimowiska, zadeklarować się na funkcję komendanta i kwatermistrza oraz wybrać termin wyjazdu. Jest to też korzystny okres dla studentów, w którym poświęcenie czasu na sprawy harcerskie nie jest tak „bolesne”, jak w drugiej połowie semestru wypełnionej kolokwiami i zaliczeniami. W tym terminie należy również poinformować Komisarza Zagranicznego ZHR o chęci zorganizowania wyjazdu zagranicznego!
do 5 listopada 2019	Założenie maili w domenie zhr.pl przez komendantów i kwatermistrzów	W tym roku chcemy usprawnić procedurę zatwierdzania. Do tego niezbędne będzie, aby każdy komendant posługiwał się służbowym mailem imiennym w domenie zhr.pl.
6–8 grudnia 2019	Kurs kierowników wypoczynku	Chętnych prosimy o wypełnienie ankiety zgłoszeniowej do 30 listopada 2019. Ankietę można znaleźć tutaj: link
do 12 listopada lub do 26 listopada lub do 10 grudnia	Złożenie wniosku o wydanie karty bankowej	Wypełniony wniosek, wraz ze skanem ZM (o ile nie było ono dostarczone wcześniej) należy wysłać na adres: finanse.mazowsze@zhr.pl lub złożyć osobiście w biurze. Wnioski będą składane w trzech turach, komenda zimowiska wybiera dowolny z podanych terminów. Po podanych terminach wnioski zostaną złożone w banku, a następnie podpisane przez Zarząd. Aby uniknąć problemów związanych z planowaną na przełomie roku fuzją systemów banków Raiffeisen i BNP Paribas, zachęcamy do załatwienia spraw związanych z dostępem i kartą nie później, niż do 10 grudnia.
najpóźniej 70 dni przed rozpoczęciem wyjazdu*	Złożenie wniosku o dostęp do konta bankowego	Wypełniony wniosek , wraz ze skanem wypełnionego ZM, należy wysłać na adres: finanse.mazowsze@zhr.pl lub złożyć osobiście w biurze.
najpóźniej 70 dni przed rozpoczęciem wyjazdu*	Uzupełnienie informacji dotyczących miejsca oraz kadry pomocniczej zatrudnianej na podstawie umowy zlecenia	Jeżeli te informacje nie były podane przy okazji wypełniania zgłoszenia zimowiska lub zmieniły się od tamtej pory, należy wysłać stosowną informację mailem na adres: mazowsze@zhr.pl.
najpóźniej 70 dni przed rozpoczęciem wyjazdu*	Zgłaszanie do Biura Okręgu listy wychowawców	Należy wypełnić listę kadry. Jest to konieczne, żeby na czas otrzymać zaświadczenia o wolontariacie potrzebne do zwolnienia z opłat przy pobieraniu wypisu z KRK oraz zaświadczenia o byciu instruktorem. Do tego dnia wszyscy wychowawcy muszą mieć już przyznany rozkazem stopień instruktorski lub ukończony kurs wychowawcy wypoczynku. Osoby, które spodziewają się zamknąć stopień pwd. w okresie styczeń–luty, zobligowane są mimo wszystko ukończyć kurs wychowawców wypoczynku do dn. 31 grudnia 2019 r.
najpóźniej 70 dni przed rozpoczęciem wyjazdu*	Wypełnienie preliminarza	Preliminarz będzie dostępny wraz z innymi dokumentami finansowymi. Po tym terminie preliminarz będzie podlegał sprawdzeniu.
najpóźniej 56 dni przed rozpoczęciem wyjazdu**	Weryfikacja kompetencji kwatermistrzowskich	Terminy spotkań weryfikacyjnych zostaną ogłoszone do 5 listopada 2019.
najpóźniej 42 dni przed rozpoczęciem wyjazdu***	Uzyskanie opinii Państwowej Straży Pożarnej dotyczącej miejsca zimowiskowego	W razie problemów z uzyskaniem opinii prosimy o kontakt z Biurem Okręgu (mazowsze@zhr.pl) lub z Koordynatorem HAZ (hal.haz.maz@zhr.pl).
najpóźniej 42 dni przed rozpoczęciem wyjazdu***	Uzyskanie zaświadczeń z KRK kadry wychowawczej	Więcej o procedurze uzyskania zaświadczenia pod tym linkiem .
najpóźniej 42 dni przed rozpoczęciem wyjazdu***	Zgłaszanie zimowisk do Kuratorium Oświaty	W formie elektronicznej na stronie www.wypoczynek.men.gov.pl. Po dane do logowania należy zgłosić się do Biura Okręgu (mazowsze@zhr.pl) ze stosownym wyprzedzeniem. Zgłoszenie należy wypełnić w formie wersji roboczej, która zostanie sprawdzona w przeciągu 7 dni, ew. Zarząd/Biuro zwróci się do komendanta z prośbą o uzupełnienie zgłoszenia.
najpóźniej 42 dni przed rozpoczęciem wyjazdu***	Uzyskanie oświadczenia do umowy zlecenia	Prosimy o przesłanie skanu wypełnionego oświadczenia na adres mazowsze@zhr.pl. Jest to niezbędne, aby księgowość mogła obliczyć należne podatki i przygotować umowy. Oryginał oświadczenia powinien zostać dostarczony do Biura przed odebraniem przygotowanej umowy.
najpóźniej 42 dni przed rozpoczęciem wyjazdu***	Wstępne zatwierdzanie finansowo-organizacyjne w Okręgu/Obwodzie	Lista dokumentów wymaganych do zatwierdzenia zostanie wysłana komendantom po zgłoszeniu zimowiska.
Wg zasad obowiązujących w odpowiednich Chorągwiach	Zatwierdzenie merytoryczne w Chorągwiach	Szczegółowe zasady zatwierdzania merytorycznego wyjazdów określają komendanci poszczególnych chorągwi. Więcej informacji w zakładce HAL/HAZ -> HAZ 2020 -> zatwierdzanie merytoryczne na stronie Okręgu.
najpóźniej 21 dni przed wyjazdem	Finalne zatwierdzenie finansowo-organizacyjne w Okręgu/Obwodzie	Lista dokumentów wymaganych do zatwierdzenia zostanie wysłana Komendantom po zgłoszeniu zimowiska.
HARCERSKA AKCJA ZIMOWA 2020
23-31 grudnia 2019	Zimowa przerwa świąteczna
20 stycznia – 2 lutego 2020	Ferie zimowe – Podlasie	Zgodnie z ustawową definicją „wypoczynek” musi trwać nieprzerwanie co najmniej 2 dni, w czasie ferii letnich i zimowych oraz wiosennej i zimowej przerwy świątecznej (które są ogłoszone w i na podstawie rozporządzenia MEN). Na szczególną uwagę zasługuje fakt, że np. ferie zimowe zaczynają się w poniedziałek, a kończą w niedzielę, co sprawia, że mazowiecki biwak w weekend 8–9 lutego będzie traktowany jak zwykły biwak w ciągu roku szkolnego, natomiast biwak w weekend 22–23 lutego będzie musiał spełnić wszystkie wymagania odnoszące się do „wypoczynku.
10 – 23 lutego 2020	Ferie zimowe – Mazowsze
ROZLICZENIE
do 14 dni po zakończeniu zimowiska	Rozliczenie zaliczek – do tego terminu kwatermistrz/komendant powinni mieć w dyspozycji wszystkie pieniądze i dokumenty źródłowe	Co do zasady pobrane zaliczki powinny być rozliczone (czyli oryginały dokumentów źródłowych wraz z ew. niewydaną kwotą przekazane kwatermistrzowi) jeszcze przed zakończeniem zimowiska. Zakładamy, że w terminie dwóch tygodni jest możliwe wyjaśnienie wszystkich sytuacji nietypowych i problematycznych.
do 14 dni po zakończeniu zimowiska	Składanie dokumentacji finansowej	Lista wymagań odnośnie dokumentacji pozimowiskowej zostanie wysłana do komendantów i kwatermistrzów po zgłoszeniu zimowiska.
do 14 dni po zakończeniu zimowiska	Składanie dokumentacji merytorycznej	Lista wymagań odnośnie dokumentacji pozimowiskowej zostanie wysłana do komendantów i kwatermistrzów po zgłoszeniu zimowiska.
do 28 dni po zakończeniu wyjazdu	Koniec okresu wydatkowania – kontrola salda (jeśli w tym dniu saldo przekracza 10%, nadwyżkę należy zwrócić rodzicom)	Faktury z późniejszego okresu nie będą mogły zostać zaksięgowane. Termin ten wynika z tego, że trudno jest o merytoryczne uzasadnienie wydatków związanych z zimowiskiem ponad miesiąc po jego zakończeniu. W tym terminie wszystkie wydatki powinny być już zaksięgowane.
do 28 dni po zakończeniu wyjazdu	Zamykanie kont bankowych	Do tego dnia można wydatkować lub wypłacić pieniądze z konta.
do 56 dni po zakończeniu wyjazdu	Wstępne rozliczenie zimowiska	Naniesione wszystkie poprawki, saldo na książce bankowej wynosi 0 zł. (warunek zwrotu tzw. „2%”).
do 70 dni po zakończeniu wyjazdu	Finalne rozliczenie wyjazdu	Naniesione wszystkie poprawki, saldo na książce bankowej wynosi 0 zł. (warunek zwrotu tzw. „2%”). Zarząd zobowiązuje się, że dokumentacja zostanie sprawdzona w czasie nie dłuższym niż 28 dni, czyli na naniesienie poprawek pozostanie w najgorszym wypadku dwa tygodnie.

*Wyjazdy odbywające się w przerwie bożonarodzeniowo-sylwestrowej do 27 października br.

**Wyjazdy odbywające się w przerwie bożonarodzeniowo-sylwestrowej do 5 listopada br.

***Wyjazdy odbywające się w przerwie bożonarodzeniowo-sylwestrowejdo 21 listopada br.

Uwagi:

• Ze względu na dostępność nowych rozwiązań technologicznych, w tym roku wszystkie dokumenty HAZ (także książka finansowa) przechowywane będą na Dysku Google. Również do procesu zatwierdzania będzie wykorzystana ta platforma (w związku z tym, zawieszamy działanie systemu ESZ do odwołania). Wierzymy, że będzie to usprawnieniem dla nas wszystkich. Wiąże się to jednak (w kontekście umowy o ochronie danych osobowych między ZHR a firmą Google) z koniecznością używania w tej procedurze WYŁĄCZNIE maili w domenie zhr.pl. Komendantów i kwatermistrzów, którzy nie dysponują takim kontem, obligujemy do jego założenia najpóźniej do 5 listopada 2019 r. Informacje o tym, jak założyć konto, znajdziecie tutaj.
• Kalendarz (podobnie jak w trakcie HAL 2019) jest zdefiniowany względem dat rozpoczęcia i zakończenia wyjazdu. Do 5 listopada 2019 r. komendanci i kwatermistrzowie otrzymają maila z indywidualnym harmonogramem wyznaczonym na podstawie zgłoszenia. Ponadto, w trakcie okresu przygotowań i rozliczania HAZ wysyłane będą automatyczne maile z przypomnieniami na kilka dni przed upływem terminu.
• W kalendarzu znajduje się sformułowanie „weryfikacja kompetencji kwatermistrzowskich” – wynika to z wprowadzanej reformy systemu kształcenia kwatermistrzowskiego, o której więcej można przeczytać tutaj. Zmiany obejmują między innymi to, że każdorazowo przed Akcją Letnią i Zimową kandydat na kwatermistrza musi przejść weryfikację umiejętności zarządzania finansami i księgowania wydatków (obowiązek ten dotyczy również tych, którzy pełnili funkcje kwatermistrza w ubiegłych latach). Terminy spotkań weryfikacyjnych zostaną ogłoszone do 5 listopada 2019 r. – spotkanie takie trwać będzie do 4 godzin, mamy nadzieję, że z wyznaczonych różnorodnych terminów, każdy będzie mógł bezproblemowo wybrać datę dogodną dla siebie.
• Planowany jest też kurs kierowników (6–8 grudnia 2019 r.) i kursy kwatermistrzowskie (pomagające przygotować się do spotkania weryfikacyjnego). Dokładny terminarz kursów kwatermistrzowskich zostanie ogłoszony do 27 października 2019 r.
• Kandydaci na komendanta lub kwatermistrza, którzy pełnili którąś z tych funkcji podczas HAL 2019, zobowiązani są do rozliczenia swojego wyjazdu HAL 2019 zgodnie z kalendarzem.
• Zmiany danych zapisanych w zgłoszeniu (miejsce, termin, zmiany personalne) należy zgłaszać mailem na adres mazowsze@zhr.pl.
• Fakt zatwierdzenia wyjazdu musi być potwierdzony w formie dokumentowej, poprzez mail od osoby zatwierdzającej do komendanta i kwatermistrza z kopią do Koordynatora HAZ.
• Obwody mogą ustalić inne terminy obowiązujące wyjazdy rozliczające się w obwodach, jednak daty te nie mogą być późniejsze, niż wynikające z niniejszego kalendarza.