Terminarz HAL 2020

HAL 2020
PRZYGOTOWANIA
25 lutego 2020 r.Spotkanie informacyjne w sprawie organizacji miejsc do kąpieliZe względu na to, że formalności związane z organizacją miejsca do kąpieli zajmują wiele czasu, organizujemy spotkanie już w lutym, gdyż wtedy najlepiej zacząć je załatwiać.
do 8 marca 2020 r.Zgłoszenie obozów, kolonii i biwaków HAL do Okręgu za pomocą formularza (link) Za pomocą formularza zgłaszamy wyjazd, wstępnie, podając dane, które są potrzebne do wniosku dotacyjnego. Gdy będzie się coś zmieniało (miejsce, liczba osób), należy poinformować o tym Okręg, przesyłając maila na mazowsze@zhr.pl

Do zgłoszenia wyjazdu wymagany jest e-mail w domenie zhr.pl. O tym, jak go założyć, przeczytasz TUTAJ.
28-29 marca 2020 r.Kurs kierowników wypoczynku

➔ do 15 lutego lub
➔ do 15 marca
Złożenie wniosku o wydanie karty bankowejWypełniony wniosek, wraz ze skanem ZM (o ile nie było ono dostarczone wcześniej) należy wysłać na adres: finanse.mazowsze@zhr.pl lub złożyć osobiście w biurze. Wnioski będą składane w dwóch turach, natomiast ze względu na długi czas zakładania konta, zachęcamy do wysłania wniosków w pierwszym terminie.

Po podanych terminach wnioski zostaną złożone w banku, a następnie podpisane przez Zarząd.
Złożenie wniosku o dostęp do konta bankowegoWypełniony wniosek, wraz ze skanem wypełnionego ZM, należy wysłać na adres: finanse.mazowsze@zhr.pl lub złożyć osobiście w biurze.
najpóźniej 90 dni przed rozpoczęciem wyjazduWypełnienie preliminarza i poinformowanie o tym osoby zatwierdzającej wyjazdPreliminarz jest jedną z zakładek pliku finansowego. Po tym terminie preliminarz zostanie sprawdzony przez osobę zatwierdzającą wyjazd.
najpóźniej 70 dni przed rozpoczęciem wyjazduUzupełnienie informacji dotyczących miejscaJeżeli te informacje nie były podane przy okazji wypełniania zgłoszenia obozu/kolonii lub zmieniły się od tamtej pory, należy wysłać stosowną informację mailem na adres: mazowsze@zhr.pl.
Zgłaszanie do Biura Okręgu listy wychowawców Należy wypełnić listę kadry. Jest to konieczne, żeby na czas otrzymać zaświadczenia o wolontariacie potrzebne do zwolnienia z opłat przy pobieraniu wypisu z KRK oraz zaświadczenia o byciu instruktorem.
najpóźniej 42 dni przed rozpoczęciem wyjazduWeryfikacja kompetencji kwatermistrzowskichTerminy spotkań weryfikacyjnych zostaną ogłoszone do 31 marca 2020 r.
Uzyskanie opinii Państwowej Straży Pożarnej dotyczącej miejsca obozu/koloniiW razie problemów z uzyskaniem opinii prosimy o kontakt z Biurem Okręgu (mazowsze@zhr.pl) lub z Koordynatorem HAL (hal.haz.maz@zhr.pl).
Uzyskanie zaświadczeń z KRK kadry wychowawczej Więcej o procedurze uzyskania zaświadczenia w zakładce HAL/HAZ na stronie Okręgu.
Wgranie dokumentów komendanta i wychowawców na dysk GoogleWgranie dokumentów:
- zaświadczenie instruktorskie lub zaświadczenie ukończenia kursu wychowawców/kierownika wypoczynku i świadectwo ukończenia szkoły średniej;
- zaświadczenie z KRK
na potrzeby potwierdzenia informacji w zgłoszeniu do Kuratorium Oświaty.

Osoby, które spodziewają się zamknąć stopień pwd. w późniejszym terminie, ale przed obozem, zobligowane są mimo wszystko do tego dnia ukończyć kurs wychowawców wypoczynku.
Zgłaszanie obozu/kolonii do Kuratorium OświatyW formie elektronicznej na stronie www.wypoczynek.men.gov.pl. Po dane do logowania należy zgłosić się do Biura Okręgu (mazowsze@zhr.pl) ze stosownym wyprzedzeniem. Zgłoszenie należy wypełnić w formie wersji roboczej, która zostanie sprawdzona w przeciągu 7 dni, ew. Zarząd/Biuro zwróci się do komendanta z prośbą o uzupełnienie zgłoszenia.
Uzyskanie oświadczenia do umowy zlecenia Prosimy o przesłanie skanu wypełnionego oświadczenia na adres mazowsze@zhr.pl. Jest to niezbędne, aby księgowość mogła obliczyć należne podatki i przygotować umowy. Oryginał oświadczenia powinien zostać dostarczony do Biura przed odebraniem przygotowanej umowy.
Więcej informacji na stronie Okręgu.
Wstępne zatwierdzanie finansowo-organizacyjne w Okręgu/Obwodzie Lista dokumentów wymaganych do zatwierdzenia zostanie wysłana komendantom po zgłoszeniu obozu/kolonii.

Do tego terminu komendant musi spotkać się z osobą zatwierdzającą i przedstawić PRZYNAJMNIEJ: dokumentację kadry wychowawczej i cywilnej, umowę z ośrodkiem/dzierżawę terenu, dostęp do konta bankowego i prowadzoną na bieżąco dokumentację finansową.

Do tego terminu wyjazdy zagraniczne muszą uzyskać zgodę na wyjazd od Komisarza Zagranicznego ZHR.
Wg zasad obowiązujących w odpowiednich Chorągwiach Zatwierdzenie merytoryczne w Chorągwiach Szczegółowe zasady zatwierdzania merytorycznego wyjazdów określają komendanci poszczególnych chorągwi. Więcej informacji na stronie Okręgu w zakładce HAL/HAZ -> HAL 2020 -> zatwierdzanie merytoryczne.
najpóźniej 21 dni przed wyjazdem Finalne zatwierdzenie finansowo-organizacyjne w Okręgu/Obwodzie Do tej daty komendant ma czas na uzyskanie zatwierdzenia merytorycznego w chorągwi/namiestnictwie (zgodnie z zasadami podanymi przez komendantów) oraz uzupełnienie wszystkich braków.
HARCERSKA AKCJA LETNIA
27 czerwca - 31 sierpnia 2020
ROZLICZANIE
do 14 dni po zakończeniu obozu/koloniiRozliczenie zaliczek – do tego terminu kwatermistrz/komendant powinni mieć w dyspozycji wszystkie pieniądze i dokumenty źródłowe. Obowiązkiem komendanta i kwatermistrza jest wspólne skontrolowanie zgodności salda po obozie najpóźniej w tym terminie.Co do zasady pobrane zaliczki powinny być rozliczone (czyli oryginały dokumentów źródłowych wraz z ew. niewydaną kwotą przekazane kwatermistrzowi) jeszcze przed zakończeniem obozu/kolonii. Zakładamy, że w terminie dwóch tygodni jest możliwe wyjaśnienie wszystkich sytuacji nietypowych i problematycznych.
Składanie dokumentacji finansowej po umówieniu się na spotkanie w OkręguLista wymagań odnośnie dokumentacji poobozowej dostępna w zakładce pliki HAL/HAZ.

Zasady dot. umawiania się na złożenie dokumentacji zostaną przesłane komendantom do 26.06.2020.

Zarząd zobowiązuje się, że każda kompletna dokumentacja złożona w terminie, zostanie sprawdzona w czasie nie dłuższym niż 28 dni.
Składanie dokumentacji organizacyjnej i merytorycznej Lista wymagań odnośnie dokumentacji poobozowej dostępna w zakładce pliki HAL/HAZ.
do 42 dni po zakończeniu wyjazduKoniec okresu wydatkowania – kontrola salda (jeśli w tym dniu saldo przekracza 10%, nadwyżkę należy zwrócić rodzicom) Faktury z późniejszego okresu nie będą mogły zostać zaksięgowane. Termin ten wynika z tego, że trudno jest o merytoryczne uzasadnienie wydatków związanych z obozem/kolonią ponad miesiąc po jego zakończeniu. W tym terminie wszystkie wydatki powinny być już zaksięgowane.
Zamykanie kont bankowychDo tego dnia można wydatkować lub wypłacić pieniądze z konta.
do 70 dni po zakończeniu wyjazdu Wstępne rozliczenie obozu/koloniiNaniesione wszystkie poprawki, saldo na książce bankowej wynosi 0 zł.
(jeden z warunków zwrotu części kosztów administracyjnych; szczegóły TUTAJ).
do 84 dni po zakończeniu wyjazdu Finalne rozliczenie wyjazdu Naniesione wszystkie poprawki, podpisany raport poobozowy (i sprawozdanie z obrotu środkami trwałymi), saldo na książkach bankowej i kasowej wynosi 0 zł.

Uwagi:

  • Ze względu na dostępność nowych rozwiązań technologicznych, w tym roku wszystkie dokumenty HAL (także książka finansowa), podobnie jak podczas HAZ 2020, przechowywane będą na Dysku Google. Ta platforma będzie wykorzystywana również do procesu zatwierdzania.Wierzymy, że będzie to usprawnieniem dla nas wszystkich. Wiąże się to jednak (w kontekście umowy o ochronie danych osobowych między ZHR a firmą Google) z koniecznością używania w tej procedurze WYŁĄCZNIE maili w domenie zhr.pl. Komendantów i kwatermistrzów, którzy nie dysponują takim kontem, obligujemy do jego założenia najpóźniej do 22 marca 2020 r. Informacje o tym, jak założyć konto, znajdziecie tutaj.
  • Kalendarz jest zdefiniowany względem dat rozpoczęcia i zakończenia wyjazdu. Indywidualny terminarz każdego wyjazdu jest dostępny w raporcie przedobozowym na Dysku Google.
  • W kalendarzu znajduje się sformułowanie „weryfikacja kompetencji kwatermistrzowskich” – wynika to z wprowadzanej reformy systemu kształcenia kwatermistrzowskiego, o której więcej można przeczytać tutaj. Zmiany obejmują między innymi to, że każdorazowo przed Akcją Letnią i Zimową kandydat na kwatermistrza musi przejść weryfikację umiejętności zarządzania finansami i księgowania wydatków (obowiązek ten dotyczy również tych, którzy pełnili funkcje kwatermistrza w ubiegłych latach). Terminy spotkań weryfikacyjnych zostaną ogłoszone do 30 marca 2020 r. – spotkanie takie trwać będzie do 4 godzin, mamy nadzieję, że z wyznaczonych różnorodnych terminów, każdy będzie mógł bezproblemowo wybrać datę dogodną dla siebie. Zarząd zastrzega sobie prawo, aby wybrane osoby (na podstawie wyników weryfikacji z lat ubiegłych oraz na podstawie przebiegu rozliczania wyjazdów HAL/HAZ organizowanych przez te osoby) zwolnić z obowiązku weryfikacji przed HAL 2020.
  • Planowane są też kursy kwatermistrzowskie (pomagające przygotować się do spotkania weryfikacyjnego). Dokładny terminarz kursów kwatermistrzowskich zostanie ogłoszony do 22 marca 2020 r.
  • Kandydaci na komendanta lub kwatermistrza, którzy pełnili którąś z tych funkcji podczas HAZ 2020, zobowiązani są do finalnego rozliczenia wyjazdu nie później niż 4 maja 2020.
  • Fakt zatwierdzenia wyjazdu musi być potwierdzony w formie dokumentowej, poprzez mail od osoby zatwierdzającej do komendanta i kwatermistrza z kopią do Koordynatora HAL.
  • Obwody mogą ustalić inne terminy obowiązujące wyjazdy rozliczające się w obwodach, jednak daty te nie mogą być późniejsze, niż wynikające z niniejszego kalendarza.