| do 18 marca | Zgłoszenie wyjazdu przez formularz | Za pomocą formularza zgłaszamy wyjazd, podając dane, które są potrzebne do utworzenia dysku obozu oraz przygotowania wniosku do Kuratorium Oświaty. Ewentualne zmiany w szczegółach wyjazdu będzie można nanieść później w utworzonym raporcie przedobozowym. Do zgłoszenia wyjazdu wymagany jest e-mail komendanta i kwatermistrza w domenie @zhr.pl. |
|---|---|---|
| 3 kwietnia | SUKK | Warsztaty z organizacji i przeprowadzania obozu wędrownego. Przejdziemy razem przez wszystkie zagadki organizacyjne, kwatermistrzowskie i merytoryczne. |
| do 7 kwietnia | Utworzenie folderów wyjazdów na Dysku Google przez Biuro Okręgu | Foldery zostaną utworzone i udostępnione komendantowi, wicekomendantowi i kwatermistrzowi na adresy e-mail podane w formularzu zgłoszeniowym. |
| 13-14 kwietnia | Kurs SKK | Link do zapisów i szczegóły dotyczące kursu znajdziecie tutaj. |
| 27-28 kwietnia | Kurs SKK+ | Link do zapisów i szczegóły dotyczące kursu znajdziecie tutaj. |
| do 5 maja | - Złożenie wniosku o dostęp do konta bankowego i wydanie karty płatniczej − Wypełnienie listy kadry w raporcie przedobozowym | Należy wypełnić listę kadry w raporcie przedobozowym na Dysku Google. Jest to konieczne, żeby na czas otrzymać zaświadczenie instruktorskie oraz zaświadczenia o wolontariacie potrzebne do zwolnienia z opłat przy pobieraniu wypisu z KRK. Po uzupełnieniu należy wysłać maila na [email protected]. Na stronach 3 i 4 instrukcji dostępna jest informacja jak uzyskać dostęp do systemu bankowości elektronicznej oraz jak otrzymać kartę bankową. |
| do 8 maja | Zaświadczenia instruktorskie i do KRK gotowe do odbioru w siedzibie okręgu | Jeżeli komendant do 5 maja wypełni listę kadry, to będzie mógł odebrać zaświadczenia w tym terminie. |
| najpóźniej 70 dni (10 tygodni) przed wyjazdem | Zgłoszenie preliminarza finansowego do zatwierdzenia | Po jego opracowaniu, należy poinformować zatwierdzającego wyjazd z ramienia Okręgu/Obwodu, że preliminarz jest gotowy do sprawdzenia. |
| 16 maja | Odprawa dla komendantek, komendantów, kwatermistrzyń i kwatermistrzów z koordynatorem HAL (I termin – w tygodniu) | (I termin – w tygodniu) 18:00-20:30 Miejsce - sala im. Rotmistrza Witolda Pileckiego w siedzibie Okręgu Warszawa Światowego Związku Żołnierzy Armii Krajowej, ul. Zielna 39, w gmachu PAST-y, na pierwszym piętrze. Link do spotkania online - http://meet.google.com/tzk-verp-foi W trakcie odprawy przypomnimy sobie zasady zatwierdzania wyjazdów. Będzie to też okazja do omówienia ew. wątpliwości z koordynatorem HAL. |
| 18 maja | Odprawa dla komendantek, komendantów, kwatermistrzyń i kwatermistrzów z koordynatorem HAL (II termin – weekendowy) | (II termin – weekendowy) 11:00-13:30 Miejsce - sala im. Rotmistrza Witolda Pileckiego w siedzibie Okręgu Warszawa Światowego Związku Żołnierzy Armii Krajowej, ul. Zielna 39, w gmachu PAST-y, na pierwszym piętrze. Link do spotkania online - http://meet.google.com/tzk-verp-foi W trakcie odprawy przypomnimy sobie zasady zatwierdzania wyjazdów. Będzie to też okazja do omówienia ew. wątpliwości z koordynatorem HAL. |
| najpóźniej 42 dni (6 tygodni) przed wyjazdem | Weryfikacja kompetencji kwatermistrzowskich | Szczegółowe informacje na stronie https://mazowsze.zhr.pl/weryfikacja-kwatermistrzowska/. |
| 26 maja | Ostateczny termin na ew. zgłaszanie wniosków o odstępstwo od wymogów uchwały medycznej | Ew. wnioski należy przesyłać do koordynatora HAL na adres [email protected]. |
| 26 maja (w przypadku wyjazdów, które nie korzystają z dotacji: najpóźniej 5 tygodni przed wyjazdem) | − Wgranie na dysk Google: → opinii Straży Pożarnej (nie dotyczy wyjazdów wędrownych, wyjazdów zagranicznych i wyjazdów organizowanych w szkołach lub schroniskach) → zaświadczeń z KRK komendanta i wychowawców → dokumentów potwierdzających uprawnienia komendanta i wychowawców − Wypełnienie zgłoszenia do Kuratorium Oświaty | Dokumenty te są niezbędne, aby wyjazd mógł zostać zgłoszony do Kuratorium Oświaty. Dokumentami potwierdzającymi uprawnienia wychowawcy są: - zaświadczenie instruktorskie z okręgu lub - zaświadczenie o ukończeniu kursu na wychowawcę wypoczynku i świadectwo ukończenia szkoły średniej Dokumentami potwierdzającymi uprawnienia komendanta są: - zaświadczenie o posiadaniu stopnia phm./hm. z okręgu lub - zaświadczenie o ukończeniu kursu na kierownika wypoczynku, zaświadczenie o posiadaniu stopnia pwd. i trzyletnim stażu opiekuńczo-wychowawczym |
| 31 maja (w przypadku wyjazdów, które nie korzystają z dotacji: najpóźniej 4 tygodnie przed wyjazdem) | Biuro Okręgu przesyła komendantowi wyjazdu uwagi do zgłoszenia do Kuratorium Oświaty | Każde zgłoszenie jest szczegółowo sprawdzane w celu uniknięcia odrzucenia zgłoszenia przez Kuratorium Oświaty. |
| najpóźniej 28 dni (4 tygodnie) przed wyjazdem | − Wgranie na dysk zatwierdzonych planów pracy jednostek i poproszenie chorągwi/namiestnictwa o zatwierdzenia merytoryczne − Złożenie oświadczeń do umów zlecenia w Biurze Okręgu | Plany zatwierdza się osobno w każdej chorągwi/namiestnictwie. Jeżeli zbierzesz wszystkie plany pracy z jednej chorągwi lub namiestnictwa, nie musisz czekać na pozostałe. Nie zwlekaj i zgłoś gotowość jak najszybciej! |
| najpóźniej 21 dni (3 tygodnie) przed wyjazdem | − Zakończenie zatwierdzenia merytorycznego w chorągwiach/namiestnictwie − Zakończenie zatwierdzenia finansowo-organizacyjnego w Okręgu/Obwodzie | Plany zatwierdza się osobno w każdej chorągwi/namiestnictwie. Szczegółowe zasady zatwierdzania merytorycznego dostępne są na podstronie HAL 2024 - zatwierdzanie merytoryczne. W celu uzyskania zatwierdzenia finansowo-organizacyjnego, należy spotkać się z osoba zatwierdzającą wyjazd z ramienia Okręgu/Obwodu. Na spotkanie należy umówić się ze stosownym wyprzedzeniem, żeby mieć czas na uzupełnienie ew. braków. Szczegółowe zasady zatwierdzania finansowo-organizacyjnego: Check-lista HAL 2024. Potwierdzeniem zatwierdzenia finansowo-organizacyjnego zimowiska jest wpis w indywidualnym terminarzu na Dysku Google oraz e-mail wysłany przez osobę zatwierdzającą wyjazd do komendanta i kwatermistrza (do wiadomości koordynatora HAL). |
| 17 czerwca | Msza Św. w intencji HAL 2024 | |
| 22 czerwca–31 sierpnia | Harcerska Akcja Letnia 2024 | Zarząd Okręgu rekomenduje, aby nie organizować obozów w dniach 27 lipca–3 sierpnia 2024 r., ze względu na planowane uroczystości z okazji 80. rocznicy wybuchu Powstania Warszawskiego. |
| do 14 dni (2 tygodnie) po zakończeniu wyjazdu | Złożenie dokumentacji (finansowej, merytorycznej i organizacyjnej) oraz oświadczeń do dotacji w Okręgu/ Obwodzie | Dokumentację należy złożyć po wcześniejszym umówieniu się na konkretny termin. W trakcie jej przyjmowania, zostanie ona wstępnie sprawdzona. Jeśli rozliczacie się w Okręgu, to na spotkanie w sprawie dokumentacji merytorycznej należy umówić się poprzez wpisanie do tej tabelki. Do tego czasu wszystkie zaliczki powinny zostać rozliczone, a kwatermistrz / komendant powinni mieć w dyspozycji wszystkie pieniądze i dokumenty źródłowe. Obowiązkiem komendanta i kwatermistrza jest wspólne skontrolowanie zgodności salda po wyjeździe. W ramach dokumentacji merytorycznej trzeba zebrać m.in. podpisy wychowawców na kartach uczestników oraz zebrać podpisane książki pracy. Radzimy zadbać o to ostatniego dnia wyjazdu lub tuż po jego zakończeniu. |
| do 28 dni (4 tygodnie) po złożeniu dokumentacji | Otrzymanie uwag do złożonej dokumentacji | Zarząd zobowiązuje się, że każda kompletna dokumentacja złożona w terminie, zostanie sprawdzona w czasie nie dłuższym niż 28 dni. |
| do 42 dni (6 tygodni) po zakończeniu wyjazdu | Zakończenie wydawania pieniędzy z budżetu wyjazdu | Faktury z późniejszego okresu nie będą mogły zostać zaksięgowane. Termin ten wynika z tego, że trudno jest o merytoryczne uzasadnienie wydatków związanych z wyjazdem ponad miesiąc po jego zakończeniu. W tym terminie wszystkie wydatki powinny być już zaksięgowane. Do tego czasu należy dokonać weryfikacji, czy saldo pozostałe po wyjeździe nie przekracza 10% wpłat – w takim przypadku należy dokonać zwrotów środków własnych i składek programowych. |
| 6 września | RozliczPARTY 1 – siedziba okręgu otwarta w piątek wieczorem | Będzie to dobra okazja, żeby rozliczyć dokumentację HAL 2024, poradzić się członków Zarządu Okręgu/pracowników w razie ew. wątpliwości i przy okazji zjeść coś smacznego. Godziny: 15:00 - 22:00 |
| 28 września | RozliczPARTY 2 – siedziba okręgu otwarta w sobotę | Przez cały dzień będzie okazja, żeby rozliczyć dokumentację HAL 2024, poradzić się członków Zarządu Okręgu/pracowników w razie ew. wątpliwości i przy okazji zjeść coś smacznego. |
| do 63 dni (9 tygodni) po zakończeniu wyjazdu | Wyzerowanie salda (książka kasowa i bankowa z saldem wynoszącym 0 zł) | Przed wyzerowaniem salda należy zweryfikować, że wszystkie faktury zostały opłacone, wszystkie zwroty rodzicom wykonane i nie będzie już żadnych wpływów ani wydatków w budżecie wyjazdu. |
| do 84 dni (12 tygodni) po zakończeniu wyjazdu | Potwierdzenie przez sprawdzającego kompletności dokumentacji | Naniesione wszystkie poprawki, wydrukowane książka bankowa i kasowa (w formacie A3), raport poobozowy podpisany przez komendanta (w dwóch egzemplarzach), saldo na książkach bankowej i kasowej wynosi 0 zł. Potwierdzeniem rozliczenia wyjazdu jest wpisana data w indywidualnym terminarzu w pliku RP w folderze wyjazdu na Dysku Google. |
| 3 tygodnie od złożenia kompletnej dokumentacji | Finalne potwierdzenie rozliczenia wyjazdu przez Zarząd Okręgu. Komendanci i kwatermistrzowie wyjazdów, których rozliczenie nie zostanie potwierdzone w tym terminie, nie będą mogli organizować wyjazdu w trakcie Harcerskiej Akcji Zimowej 2025. | Po potwierdzeniu przez sprawdzającego, że dokumentacja jest w pełni rozliczona, Zarząd Okręgu dokonuje finalne sprawdzenie poprawności i przekazuje dokumentację finansową do zaksięgowania. |