W momencie zatwierdzania komendant wyjazdu musi mieć (lub uprzednio wczytać do elektronicznego systemu zatwierdzania najpóźniej na 2 dni przed zatwierdzaniem):
0 – Potwierdzenie zatwierdzenia merytorycznego
I – Uczestnicy i kadra
- zbiorczą listę uczestników obozu podpisaną przez komendanta obozu
- listę kadry wychowawczej i pomocniczej podpisaną przez komendanta obozu
- kompletnie (!) wypełnione karty kwalifikacyjne wszystkich uczestników obozu
- zaświadczenia lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych (ew. książeczki pracownicze) kadry wychowawczej
- zaświadczenia lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych (ew. książeczki pracownicze) kadry mającej styczność z żywnością
- potwierdzenie uprawnień komendanta obozu
- potwierdzenie uprawnień wychowawców
- zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego o niekaralności kierownika i wszystkich wychowawców
- deklaracje w sprawie ochrony życia i zdrowia uczestników (DD) komendanta i wszystkich wychowawców
- zobowiązania majątkowe (ZM) komendanta i kwatermistrza
- umowy zlecenia wraz z oświadczeniami (jeśli były zawierane)
- umowy wolontariackie z kadrą obozu (jeśli były zawierane)
- kserokopie uprawnień dwóch ratowników wodnych
- kserokopię uprawnień opieki medycznej
- kserokopie innych odpowiednich uprawnień
II – Miejsce
- opinia Państwowej Staży Pożarnej
- zaświadczenie o umieszczeniu obozu/kolonii w „Bazie wypoczynku” MEN (nadany numer wpisu w kuratorium)
- pisemną zgodę właściciela terenu lub potwierdzenie rezerwacji miejsc noclegowych
- pozwolenie na organizację Miejsca Okazjonalnie Wykorzystywanego do Kąpieli (kąpieliska)
- wyniki badania wody pitnej oraz z kąpieliska
- kwestia transportu i wywozu nieczystości
III – Finanse
Te wymagania finansowe, które są narzucone przez Okręg, mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa finansowego obozów i opierają się na wieloletnich doświadczeniach.
- zebrane co najmniej 70% składek programowych
- założony zeszyt zaliczek
- elektroniczną książkę finansowa ze zgodnym saldem
- listę odpłatności podpisaną przez komendanta obozu
- potwierdzenie wpłaty kosztów administracyjnych – 7%
IV – Brak zaległości jednostek – informacje w ESZ
- opłacone składki członkowskie przez każdą drużynę jadącą na obóz
- opłacone składki instruktorskie przez kadrę instruktorską
- rozliczona dokumentacja finansowa i inwentarzowa (za ubiegły rok)
V – Inne
- szkolenie ukończone przez kwatermistrza
- inne umowy związane z wyjazdem
- ponadto dobrze, jeśli będzie miał ze sobą również: swojego kwatermistrza, dobry nastrój oraz 2,5 kg cierpliwości 😉
Ostateczne zatwierdzenie musi być potwierdzone za pomocą wiadomości e-mail wysłanej przez osobę zatwierdzającą do komendanta wyjazdu, z kopią na adres hal.haz.maz@zhr.pl