Zatwierdzanie finansowo-organizacyjne – check-lista – czyli co Ci będzie potrzebne…

W momencie zatwierdzania komendant wyjazdu musi mieć (lub uprzednio wczytać do elektronicznego systemu zatwierdzania najpóźniej na 2 dni przed zatwierdzaniem):

0 – Potwierdzenie zatwierdzenia merytorycznego

I – Uczestnicy i kadra

  1. zbiorczą listę uczestników obozu podpisaną przez komendanta obozu
  2. listę kadry wychowawczej i pomocniczej podpisaną przez komendanta obozu
  3. kompletnie (!) wypełnione karty kwalifikacyjne wszystkich uczestników obozu
  4. zaświadczenia lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych (ew. książeczki pracownicze) kadry wychowawczej 
  5. zaświadczenia lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych (ew. książeczki pracownicze) kadry mającej styczność z żywnością
  6. potwierdzenie uprawnień komendanta obozu
  7. potwierdzenie uprawnień wychowawców
  8. zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego o niekaralności kierownika i wszystkich wychowawców
  9. deklaracje w sprawie ochrony życia i zdrowia uczestników (DD) komendanta i wszystkich wychowawców
  10. zobowiązania majątkowe (ZM) komendanta i kwatermistrza 
  11. umowy zlecenia wraz z oświadczeniami (jeśli były zawierane)
  12. umowy wolontariackie z kadrą obozu (jeśli były zawierane)
  13. kserokopie uprawnień dwóch ratowników wodnych
  14. kserokopię uprawnień opieki medycznej
  15. kserokopie innych odpowiednich uprawnień

II – Miejsce

  1. opinia Państwowej Staży Pożarnej
  2. zaświadczenie o umieszczeniu obozu/kolonii w „Bazie wypoczynku” MEN (nadany numer wpisu w kuratorium)
  3. pisemną zgodę właściciela terenu lub potwierdzenie rezerwacji miejsc noclegowych
  4. pozwolenie na organizację Miejsca Okazjonalnie Wykorzystywanego do Kąpieli (kąpieliska)
  5. wyniki badania wody pitnej oraz z kąpieliska
  6. kwestia transportu i wywozu nieczystości

III – Finanse

Te wymagania finansowe, które są narzucone przez Okręg, mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa finansowego obozów i opierają się na wieloletnich doświadczeniach.

  1. zebrane co najmniej 70% składek programowych
  2. założony zeszyt zaliczek
  3. elektroniczną książkę finansowa ze zgodnym saldem
  4. listę odpłatności podpisaną przez komendanta obozu
  5. potwierdzenie wpłaty kosztów administracyjnych – 7%

IV – Brak zaległości jednostek – informacje w ESZ

  1. opłacone składki członkowskie przez każdą drużynę jadącą na obóz
  2. opłacone składki instruktorskie przez kadrę instruktorską
  3. rozliczona dokumentacja finansowa i inwentarzowa (za ubiegły rok)

V – Inne

  1. szkolenie ukończone przez kwatermistrza
  2. inne umowy związane z wyjazdem
  3. ponadto dobrze, jeśli będzie miał ze sobą również: swojego kwatermistrza, dobry nastrój oraz 2,5 kg cierpliwości 😉

Ostateczne zatwierdzenie musi być potwierdzone za pomocą wiadomości e-mail wysłanej przez osobę zatwierdzającą do komendanta wyjazdu, z kopią na adres hal.haz.maz@zhr.pl

Przypisy – w tym definicje niektórych urzędniczych pojęć