Poniżej zamieszczamy Terminarz Harcerskiej Akcji Zimowej 2016. Wszystkie osoby zainteresowane organizacją zimowisk prosimy o dokładne zapoznanie się z jego treścią.

	TERMINARZ HAZ 2016
	PRZYGOTOWANIA
od 25 października	Możemy już zakładać konta zimowiskowe (pod warunkiem, że zgłosimy się do Okręgu za pomocą FORMULARZA). Żeby uzyskać dostęp do konta, przesyłamy na maila [email protected] skany dowodów osobistych osób, które będą miały dostęp do konta i karty.
do 8 listopada	Wstępnie zgłaszamy zimowiska do Okręgu za pomocą FORMULARZA. Na razie wstępnie, ale jeśli coś się będzie zmieniało (miejsce, liczba osób), dajemy znać od razu na maila [email protected] (musimy złożyć wnioski dotacyjne, a to są istotne dane). Od razu też przesyłamy dokumenty, by założyć dostęp do konta zimowiska, a także komendant podpisuje umowę z Okręgiem na temat organizacji zimowiska.
do 30 listopada	Tworzymy preliminarz , a po jego wypełnieniu wysyłamy informację na maila [email protected] (byśmy wiedzieli, że już jest gotowy i możemy go sprawdzić). Jeśli potrzebujemy pomocy albo mamy pytania – piszemy na maila [email protected] lub wpadamy na dyżur do Okręgu (we wtorki między 18 a 20 na Ursynowskiej).
do 6 grudnia	Zgłaszamy zimowisko do Kuratorium Oświaty w Warszawie (w formie elektronicznej na stronie www.wypoczynek.men.gov.pl). Z Biura Okręgu bierzmy dane do logowania. Po wypełnieniu formularza zapisujemy go w wersji roboczej, dając o tym znać na maila [email protected] (Łukasz sprawdzi wszystkie dane i zatwierdzi, jeśli niczego nie będzie brakowało).
do 7 stycznia	Zatwierdzamy wyjazd pod względem programowym , czyli: - w MChH-ek – zatwierdzamy plany pracy, w tym informację o zgrupowaniu - w MChH-y – zatwierdzamy plany pracy jak zawsze (hufcowy phm i hm zatwierdza bez dodatkowego zatwierdzenia przez Komendę Chorągwi) Pamiętamy, że na koniec, na raporcie przedobozowym mamy odręczny podpis zatwierdzenia merytorycznego!
od 7 stycznia	Zapisujemy się na zatwierdzanie finansowo-organizacyjne (będzie do tego specjalny doodle). Jeśli podlegamy pod Pragę lub Ursynów – terminy mogą być inne.
14,19 i 20 stycznia	Zatwierdzamy się finansowo-organizacyjnie (dla Podlasia jest tylko jeden termin – 14 stycznia!) Zanim przyjdziemy na Ursynowską: - mamy już zatwierdzenie programowe od komendantów Chorągwi - jesteśmy już zapisani przez doodle na konkretny dzień i godzinę - wpłaciliśmy już na konto Okręgu koszty administracyjne (wyliczone w preliminarzu) - zebraliśmy wszystkie wymagane dokumenty, a jednostki nie mają zaległości (składek, ks. finansowych za 2015 rok, itd.)
21 stycznia	Deadline na zatwierdzenie zimowiska , dla maruderów…
	HARCERSKA AKCJA ZIMOWA 2016
23 stycznia – 7 lutego	Ferie zimowe w województwie podlaskim
30 stycznia - 14 lutego	Ferie zimowe w województwie mazowieckim
	ROZLICZENIE
do 28 lutego	Składamy dokumentację zimowiska, umawiając się na konkretny termin mailowo - [email protected] (jeśli podlegamy pod Pragę lub Ursynów – dogadujemy się z nimi)
(max do 14 dni po zakończeniu zimowiska)	Wysyłamy dokumenty na maila [email protected] – książkę finansową, listę uczestników, listę odpłatności i listę kadry.
do 29 lutego	Wydatkujemy lub wypłacamy pieniądze z konta (tego dnia konta zostają zamknięte). Wcześniej opłacamy wszystkie faktury przelewowe, dokonujemy zwrotów rodzicom, pozostawiamy na koncie co najmniej 20-30 zł.
od 7 marca	Odbieramy w kasie pozostałe środki z konta (u Hani, w godzinach jej pracy).
do 14 marca	Dostajemy uwagi do dokumentacji i zabieramy się z zapałem do ich poprawiania i uzupełniania.
do 8 kwietnia	Zamykamy ostatecznie rozliczenie zimowisk . Jeśli nie rozliczymy zimowiska w tym terminie, nie dostaniemy zgody na organizację obozu w ramach HAL 2016. Poza brakiem zwrotu części kosztów administracyjnych grozi to także wstydem oraz zakazem lub upomnieniem dla komendanta i kwatermistrza.
do 30 kwietnia	Odbieramy część kosztów administracyjnych (w kasie, u Hani, w godzinach jej pracy): - jeśli zamkniemy rozliczenie do 8.04. – dostajemy zwrot 2% kosztów administracyjnych - jeśli zamkniemy rozliczenie do 15.04. – dostajemy zwrot 1% kosztów administracyjnych - jeśli zamkniemy rozliczenie później – nie dostaniemy zwrotu kosztów administracyjnych