Harmonogram zakłada terminy względem dat rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych obozów, kolonii i biwaków HAL. Po zgłoszeniu obozu/kolonii/biwaku HAL komendanci otrzymają indywidualny terminarz z datami dostosowanymi do ich wyjazdu.
| HAL 2019 | |
|---|---|
| PRZYGOTOWANIA | |
| 23-24 lutego 2019 r. | kurs finansów HAL/HAZ - obowiązkowy dla kwatermistrzów, którzy będą pełnili funkcję po raz pierwszy. |
| do 17 marca 2019 r. | Przesłanie preliminarza na [email protected]. W drugiej połowie lutego zostaną ogłoszone terminy, w których będzie można konsultować projekt preliminarza. |
| do 17 marca 2019 r. | Zgłoszenie obozów i biwaków HAL do Okręgu za pomocą formularza (Formularz zgłaszania HAL 2019). |
| Za pomocą formularza zgłaszamy obóz wstępnie, podając dane, które potrzebne są nam do wniosku dotacyjnego. Gdy będzie się coś zmieniało (miejsce, liczba osób), należy poinformować o tym Okręg przesyłając maila na [email protected] | |
| najpóźniej 90 dni przed rozpoczęciem wyjazdu | Rozpoczęcie procedury zgłaszania Miejsca Okazjonalnie Wykorzystywanego do Kąpieli. |
| od 11 lutego do 31 marca 2019 r. | Zakładanie kont obozowych i złożenie wniosku o wydanie karty bankowej. Żeby uzyskać dostęp do konta, należy przesłać na adres [email protected] wniosek o założenie konta bankowego (do pobrania w zakładce pliki HAL i HAZ ). Po wniosek o wydanie karty bankowej należy zgłosić się mailowo na adres [email protected]. |
| planowane w kwietniu, dokładne terminy podane wkrótce | Kurs kierowników wypoczynku w Okręgu. |
| Jako wolnych słuchaczy zapraszamy też komendantów, którzy mają już uprawnienia kierownika wypoczynku, ale chcą odświeżyć wiedzę. | |
| najpóźniej 63 dni przed rozpoczęciem wyjazdu | Zgłaszanie do Biura Okręgu listy wychowawców, tak żeby na czas otrzymać zaświadczenia o wolontariacie potrzebne do zwolnienia z opłat przy pobieraniu wypisu z KRK oraz zaświadczenia o byciu instruktorem. Do tego dnia wszyscy wychowawcy muszą mieć już przyznany rozkazem stopień instruktorski lub ukończony kurs wychowawcy wypoczynku. Osoby, które spodziewają się zamknąć stopień pwd w okresie maj - lipiec, zobligowane są mimo wszystko ukończyć kurs wychowawców kolonijnych do dn. 5 maja 2019 r. |
| najpóźniej 42 dni przed rozpoczęciem wyjazdu | Zgłaszanie obozów, kolonii i biwaków HAL do Kuratorium Oświaty |
| (w formie elektronicznej na stronie www.wypoczynek.men.gov.pl) | |
| Należy zgłosić się do Biura Okręgu po dane do logowania. Po wypełnieniu formularza zapisujemy go w wersji roboczej, dając o tym znać na maila [email protected] (Łukasz sprawdzi wszystkie dane i zatwierdzi, jeśli niczego nie będzie brakowało). Przypominamy, że do zgłoszenia należy załączyć opinię Straży Pożarnej oraz podać daty uzyskania zaświadczeń z KRK. | |
| najpóźniej 35 dni przed rozpoczęciem wyjazdu | Zatwierdzanie finansowo-organizacyjne w Okręgu i Obwodach. Do tego terminu komendant musi przedstawić PRZYNAJMNIEJ: dokumentację kadry wychowawczej i cywilnej (w tym przesłane do Okręgu oświadczenia do umów zleceń), umowę z ośrodkiem/dzierżawę terenu, dostęp do konta bankowego i prowadzoną na bieżąco dokumentację finansową. |
| najpóźniej 28 dni przed rozpoczęciem wyjazdu | Ostateczny termin zatwierdzania finansowo-organizacyjnego. Do tej daty komendant ma czas na uzyskanie zatwierdzenia merytorycznego w chorągwi/namiestnictwie (zgodnie z zasadami podanymi przez komendantów) oraz uzupełnienie wszystkich braków. |
| Zatwierdzenie będzie potwierdzane w formie dokumentowej, za pomocą maila od osoby zatwierdzającej. | |
| HARCERSKA AKCJA LETNIA | |
| 20 czerwca - 1 września (wakacje) | |
| ROZLICZANIE | |
| do 14 dni po zakończeniu wyjazdu | Rozliczenie zaliczek - do tego terminu wszystkie pobrane zaliczki powinny być rozliczone (czyli oryginały dokumentów rozliczeniowych wraz z ew. niewydaną kwotą przekazane kwatermistrzowi). |
| do 14 dni od zakończenia wyjazdu | Składanie dokumentacji. Lista dokumentów do złożenia zostanie opublikowana do 19 maja 2019 r. Dokumentację należy złożyć bezpośrednio na ręce osoby sprawdzającej podczas ustalonego wcześniej indywidualnego spotkania. |
| 49 dni po zakończeniu wyjazdu | Zamykanie kont bankowych – do tego dnia można wydatkować lub wypłacić pieniądze z konta. |
| Koniec okresu wydatkowania – kontrola salda (jeśli w tym dniu przekracza 10%, nadwyżkę należy zwrócić rodzicom). Faktury z późniejszego okresu nie będą mogły zostać zaksięgowane. | |
| do 77 dni po zakończeniu wyjazdu | Rozliczenie obozu – naniesione wszystkie poprawki (warunek zwrotu tzw. „2%”). |
| do 100 dni po zakończeniu wyjazdu | Ostateczne rozliczenie wyjazdu - odebranie tzw. “2%” i przekazanie sald obozowych. |
| Salda, które do tego terminu nie zostaną przekazane jednostkom, zostają przekazane na Fundusz Żelazny Okręgu Mazowieckiego. | |
Uwagi:
- Niedotrzymanie któregokolwiek z terminów (bez wcześniejszego uzgodnienia tego z Zarządem Okręgu) może skutkować zmniejszeniem zwracanej kwoty kosztów pośrednich.
- Osoby, które zamierzają podjąć się funkcji komendanta lub kwatermistrza podczas HAL 2019, a pełniły jedną z tych funkcji podczas HAZ 2019, zobowiązane są do rozliczenia swojego wyjazdu HAZ 2019 zgodnie z terminarzem, do 18 kwietnia 2019 r.