Informujemy, że Komendy Chorągwi ustaliły, że zgrupowania mogą liczyć maksymalnie 100 uczestników, wyjątkiem mogą być wyjazdy szczepu.
Zgrupowania powyżej 100 uczestników nie uzyskają zgody na organizację wypoczynku. Zgrupowania prowadzone przez komendantów, którzy pełnią swoją funkcję pierwszy raz mogą liczyć łącznie do 80 osób lub do 4 drużyn.
Do uzyskania zgody na wyjazd niezbędny będzie fakt wpisania wypoczynku do bazy wypoczynku na stronie www.wypoczynek.men.gov.pl
Zarząd Okręgu prosi o zgłaszanie się komendantów w indywidualnych sprawach związanych z HAL.
Wszelkie pytania oraz wnioski dotyczące organizacji HAL 2016 prosimy kierować do Koordynatora HAL/HAZ oraz do Biura Okręgu.
| TERMIN | DZIAŁANIE | UWAGI |
|
ETAP PRZYGOTOWAŃ |
||
|
od 1 marca 2016 |
Zakładanie konta bankowego:
– Możemy już zakładać konta obozowe (pod warunkiem, że zgłosimy się do Okręgu za pomocą FORMULARZA) – Żeby uzyskać dostęp do konta, przesyłamy na maila [email protected] skany dowodów osobistych osób, które będą miały dostęp do konta i karty. |
Na wszelkie pytania dotyczące kont bankowych odpowiada Hania Szumilas ([email protected] lub w godzinach pracy kasy) |
| do 10 marca 2016 | Wstępne zgłoszenie obozu i kolonii do Okręgu:
– Wstępnie zgłaszamy obozy do Okręgu za pomocą FORMULARZA. – Od razu też przesyłamy dokumenty, by założyć dostęp do konta obozu – Komendant podpisuje też umowę z Okręgiem na temat organizacji HAL 2016. Umowa jest dostępna w wersji papierowej w Biurze Okręgu – Na podstawie umowy Komendanci Chorągwii powołują komendantów obozów i kolonii na funkcję |
Brak zgłoszenia wyjazdu do 10 marca skutkuje możliwym brakiem dotacji. |
| do 10 kwietnia 2016 | Wypełnienie preliminarza
Tworzymy preliminarz , a po jego wypełnieniu wysyłamy informację na maila [email protected] (byśmy wiedzieli, że już jest gotowy i możemy go sprawdzić). Jeśli potrzebujemy pomocy albo mamy pytania – piszemy na maila koordynatora HAL/HAZ lub wpadamy na dyżur Zarządu OM na Ursynowską |
Po przesłaniu, preliminarz zostanie sprawdzony i zatwierdzony przez koordynatora HAL/HAZ Zarządu Okręgu lub Obwodu |
| do 30 kwietnia 2016 | Zgłoszenia obozów i kolonii do Kuratorium Oświaty w Warszawie
Zgłaszamy wyjazdy do Kuratorium Oświaty w Warszawie (w formie elektronicznej na stronie www.wypoczynek.men.gov.pl ). Z Biura Okręgu bierzmy dane do logowania. Po wypełnieniu formularza zapisujemy go w wersji roboczej, dając o tym znać na maila [email protected] (Łukasz sprawdzi wszystkie dane i zatwierdzi, jeśli niczego nie będzie brakowało). |
Po uzupełnieniu internetowego formularza, ale przed zatwierdzeniem go i wysłaniem (czyli zaznaczeniem „Wersji roboczej”) |
| od 15 maja 2016 | Zapisy na zatwierdzenie finansowo-organizacyjne
Zapisujemy się na zatwierdzanie finansowo-organizacyjne (będzie do tego specjalny doodle). Jeśli podlegamy pod Pragę lub Ursynów – terminy mogą być inne, warto sprawdzić odpowiednio na stronach: praga.zhr.pl, ursynow.zhr.pl. |
|
| do 15 maja 2016 | Zatwierdzanie merytoryczne
Zatwierdzamy wyjazd pod względem merytorycznym, czyli: – w MChH-ek – zatwierdzamy plany pracy, w tym informację o zgrupowaniu – w MChH-y – zatwierdzamy plany pracy jak zawsze (hufcowy phm i hm zatwierdza bez dodatkowego zatwierdzenia przez Komendę Chorągwi) Pamiętamy, że na koniec, na raporcie przedobozowym mamy odręczny podpis zatwierdzenia merytorycznego! |
Jeżeli obóz / kolonia są mieszane tj. uczestniczą w nim zarówno drużyny żeńskie jak i męskie, należy go zatwierdzić u obu komendantów chorągwi, przy czym na końcu zatwierdza komendant chorągwi właściwej dla komendanta obozu tj. instruktorka zatwierdza ostatecznie u komendantki chorągwi, instruktor u komendanta chorągwi |
| 19, 24, 25 i 31 maja 2016 | Zatwierdzanie finansowo-organizacyjne
Zatwierdzamy się finansowo-organizacyjnie. Zanim przyjdziemy na Ursynowską: – mamy już zatwierdzenie merytoryczne od komendantów Chorągwi – jesteśmy już zapisani przez doodle na konkretny dzień i godzinę – mamy już komplet dokumentów potrzebnych do zatwierdzania – wpłaciliśmy już na konto Okręgu koszty administracyjne 7% (wyliczone w preliminarzu) – zebraliśmy wszystkie wymagane dokumenty, a jednostki nie mają zaległości (składek, ks. finansowych za 2015 rok, itd.) |
Obwody mogą mieć inne terminy zatwierdzeń obozów i kolonii niż Okręg.
|
| 2 czerwca 2016 | Ostateczny termin zatwierdzania HAL 2016
Deadline na zatwierdzenie obozów i kolonii , dla maruderów… |
|
|
HARCERSKA AKCJA LETNIA 2016 |
||
| 27 czerwca – 31 sierpnia 2016* |
*Z wyłączeniem postanowień zawartych w Uchwale Naczelnictwa ZHR nr 302/4 z dnia 28 sierpnia 2015r. w sprawie organizacji akcji letniej w roku 2016 związanej z organizacją i uczestnictwem w Światowych Dniach Młodzieży. Postanowienia dotyczą wyłączenia terminu (23.07-1.08.2016) z realizacji obozu. Pełny tekst Uchwały można znaleźć na stronie: www.zhr.pl/wp-content/uploads/2015/09/uchwala_naczelnictwa_302_4_28.08.2015.pdf |
|
|
ETAP ROZLICZANIA |
||
| 14 dni po zakończeniu wyjazdu – złożenie dokumentacji do rozliczenia
przesyłamy na adres [email protected] oraz [email protected] oraz wstawiamy na udostępnionego przez Biuro Okręgu Dropboxa obozu/kolonii: książki finansowej, listy uczestników, listy odpłatności i listy kadry |
||
| 18 września 2016 | Zamknięcie kont bankowych.
Wydatkujemy lub wypłacamy pieniądze z konta (tego dnia konta zostają zamknięte). Wcześniej opłacamy wszystkie faktury przelewowe, dokonujemy zwrotów rodzicom, pozostawiamy na koncie co najmniej 20-30 zł. |
|
| do 18 września 2016 | Uwagi do dokumentacji
Dostajemy uwagi do dokumentacji i zabieramy się z zapałem do ich poprawiania i uzupełniania. |
Kontakt: [email protected] |
| od 26 września do 31 października 2016 | Odbieramy w kasie pozostałe środki z konta (u Hani, w godzinach jej pracy). | |
| 31 października 2016 | Ostateczny termin rozliczenia obozów
Zamykamy ostatecznie rozliczenie obozów . Jeśli nie rozliczymy obozu w tym terminie, nie dostaniemy zgody na organizację obozu w ramach HAZ 2017. Poza brakiem zwrotu części kosztów administracyjnych grozi to także wstydem oraz zakazem lub upomnieniem dla komendanta i kwatermistrza. |
*Nie rozliczenie obozu w podanym terminie będzie skutkowało brakiem zgody organizacji wyjazdu przez komendanta w ramach HAZ 2017. |
| Początek listopada | Zwrot części kosztów administracyjnych:
Odbieramy część kosztów administracyjnych (u Hani, w godzinach pracy kasy): – jeśli zamkniemy rozliczenie do 31.10. – dostajemy zwrot 2% kosztów administracyjnych – jeśli zamkniemy rozliczenie do 7.11. – dostajemy zwrot 1% kosztów administracyjnych – jeśli zamkniemy rozliczenie później – nie dostaniemy zwrotu kosztów administracyjnych |
|