Rozliczenie dokumentacji śródrocznej jednostki za rok 2019

Na koniec każdego roku kalendarzowego składamy dokumentację finansowo-gospodarczą do rozliczenia w Okręgu lub Obwodzie.

Zapisy na rozliczanie jednostek w Okręgu Mazowieckim ZHR prowadzimy elektronicznie – jeśli nie dostałeś/aś informacji o rozliczeniu jednostki, napisz na finanse.mazowsze@zhr.pl.


Jednostki rozliczające się w Obwodach Praga Południe, Ursynów i Płock rozliczają dokumentację w swoich Obwodach (terminy uzgadniacie indywidualnie).

Jednostki jadące na zimowisko w 2020 roku powinny rozliczyć dokumentację przed zatwierdzaniem wyjazdu.


Jak przebiega rozliczenie jednostki za 2019 rok (w Okręgu)?

1. Umów się na konkretny termin za pomocą ankiety Doodle.
Szczegółowe informacje na temat ankiety wysyłamy mailowo – jeśli nie dostałeś/aś informacji mailowej, zgłoś się na finanse.mazowsze@zhr.pl.

2. W ustalonym, potwierdzonym przez Okręg terminie przybądź na Ursynowską.
– przywieź dokumentację w pełnej, aktualnej, uporządkowanej formie (lista wszystkich wymaganych dokumentów – patrz niżej)
– dokumentację sprawdzimy razem z Tobą, będziesz mieć okazję wyjaśnić ewentualne wątpliwości
Uwaga: „wyjaśnianie ewentualnych wątpliwości” nie oznacza sporządzania całej książki od początku do końca – na to masz czas przez cały rok i zdecydowanie przed spotkaniem rozliczeniowym.
– w miarę możliwości wszelkie poprawki wprowadzisz również na miejscu; jeśli nie będzie to możliwe, razem z osobą sprawdzającą ustalicie termin i formę ich wprowadzenia

3. Ostatecznie skontroluj i zaktualizuj książkę.
– jeśli między sprawdzeniem książki w Okręgu a 31 grudnia wpłynęły jakiekolwiek dokumenty, wprowadź je do ZiHeRa, opisz, podpisz i wyślij skany na adres finanse.mazowsze@zhr.pl (do 10 stycznia 2020 r.)
– w Okręgu zdalnie sprawdzimy poprawność dokumentów, jeśli wszystko będzie w porządku poprosimy Cię o wysłanie oryginałów pocztą (możesz też oczywiście złożyć dokumenty osobiście w Okręgu, wtedy wszystko sprawdzimy od ręki)
– upewnij się, że wprowadziłaś/eś wszystkie ustalone ze sprawdzającym poprawki
– jeśli książka elektroniczna będzie się zgadzać z papierową i wszystkie poprawki zostaną naniesione, do 10 lutego otrzymasz potwierdzenie rozliczenia 2019 roku, a ZiHeR za 2019 rok zostanie zamknięty
Weź pod uwagę, że:
– wszystkie książki ZiHeR zamykamy, niezależnie od wszystkiego, 11 lutego 2020 r.
– jeśli po 3 lutego 2020 w książce elektronicznej będą figurować dokumenty, których nie przekazałaś/eś fizycznie lub elektronicznie, Okręg może usunąć je z ZiHeRa!

W razie jakichkolwiek pytań czy wątpliwości piszcie, im szybciej tym lepiej!


Dokumentacja powinna zawierać:

  • Zobowiązanie Materialne osoby odpowiedzialnej za rozliczenie „ZiHeR” (drużynowy/hufcowy/szczepowy/etc)
  • Wydruk książki finansowej  z programu ,,ZiHeR’’ (wszystkie pozycje)
  • Spięte w skoroszycie, opisane i podpisane przez komendanta i kwatermistrza wszystkie dokumenty księgowe (faktury, rachunki, KP)
  • Wydrukowane i podpisane sprawozdanie książki finansowej z programu ,,ZiHeR’’
  • Wydrukowane i podpisane sprawozdanie z wydatkowania 1% z programu ,,ZiHeR’’
  • Wydruk książki bankowej  z programu ,,ZiHeR’’ (jeśli prowadzona jest książka bankowa)
  • Dokumenty książki bankowej (jeśli jednostka posiada książkę bankową)
  • Wydrukowane i podpisane sprawozdanie finansowe książki bankowej z programu ,,ZiHeR’’ (jeśli prowadzona jest książka bankowa)
  • Wydruk książki inwentarzowej (całość posiadanego inwentarza)
  • Spis z natury (inwentarzowy) według stanu na 31 grudnia 2019 roku
  • Spis z natury (sprzętu małowartościowego) według stanu na 31 grudnia 2019 roku

Jednostki, które nie posiadają sprzętu powinny złożyć zerowy (pusty) spis z natury i czystą książkę inwentarzową.

Szczegółowe wytyczne dotyczące sporządzania dokumentacji zostaną rozesłane mailowo (w formie checklisty) do osób odpowiedzialnych za poszczególne książki finansowe.

W razie wątpliwości prosimy o kontakt na finanse.mazowsze@zhr.pl .