Przed zatwierdzeniem finansowo-organizacyjnym wyjazdu, należy wpłacić koszty administracyjne. Poniżej dane do przelewu:

Numer konta:
79 1020 1026 0000 1802 0498 6081 
Odbiorca przelewu: Okręg Mazowiecki ZHR
Bank: PKO BP
Tytuł przelewu: „Koszty administracyjne HAZ 2025 kom. [imię i nazwisko komendanta]”.

Kwota, którą należy przelać, to 7% sumy planowanych wpłat składek programowych i środków własnych środowiska. Kwota ta wyliczana jest w sposób automatyczny w preliminarzu. W związku z tym, przed wykonaniem przelewu należy upewnić się, że zawiera on aktualne informacje. Najlepiej w tym celu sprawdzić, czy oszacowana w preliminarzu suma wpłat jest zgodna z sumą z kolumny „Należność” z listy odpłatności.

Koszty administracyjne należy zaksięgować „z minusem” w kolumnie „składki programowe” w książce bankowej.

Wszystkie wyjazdy kursowe są całkowicie zwolnione z obowiązku wpłaty kosztów administracyjnych.

W przypadku stwierdzenia, że koszty administracyjne zostały nadpłacone (bo faktyczny budżet był mniejszy od planowanego), komenda wyjazdu może zwrócić się do biura okręgu o zwrot nadpłaconych kosztów administracyjnych. Taki wniosek należy przesłać w ciągu 3 tygodni od zakończenia wyjazdu na adres [email protected].

W przypadku odwołania wyjazdu, koszty administracyjne są w całości zwracane

Dlaczego okręg pobiera koszty administracyjne?

Koszty administracyjne od wyjazdów HAL/HAZ są jednym z podstawowych składników budżetu okręgu. Większość wpływów ze składek członkowskich przekazywana jest do Naczelnictwa, składki instruktorskie zasilają budżety chorągwi, a to właśnie koszty administracyjne są podstawą utrzymania okręgu. Środki te pozwalają przede wszystkim na zatrudnienie pracowników, którzy wspierają kadry wyjazdów poprzez np. wystawianie zaświadczeń, pełnomocnictw, nadawanie dostępów do kont bankowych, sprawdzanie dokumentacji finansowej i merytorycznej, księgowanie wyjazdów, pisanie wniosków dotacyjnych, rozliczanie dotacji, odpowiadanie na bieżące pytania itd. Środki są również potrzebne na utrzymanie samego pomieszczenia biura okręgu oraz na możliwość sfinansowania działań w ew. sytuacjach awaryjnych.