| DATA | ZADANIE | KOMENTARZ |
|---|---|---|
| 2 września 2024 | Otwarcie zgłoszeń HAZ 2025 | Za pomocą formularza zgłaszamy wyjazd, podając dane, które są potrzebne do utworzenia dysku obozu oraz przygotowania wniosku do Kuratorium Oświaty. Ewentualne zmiany w szczegółach wyjazdu będzie można nanieść później w utworzonym raporcie przedobozowym. Do zgłoszenia wyjazdu wymagany jest e-mail komendanta i kwatermistrza w domenie @zhr.pl. |
| Do 15 października 2024 | Zgłoszenie wyjazdu przez formularz | |
| Do 22 października 2024 | Utworzenie folderów wyjazdów na Dysku Google przez Biuro Okręgu | Foldery zostaną utworzone i udostępnione komendantowi, wicekomendantowi i kwatermistrzowi na adresy e-mail podane w formularzu zgłoszeniowym. |
| 26–27 października 2024 | Srebrny Kurs Kwatermistrzowski (SKK) | Link do zapisów i szczegóły dotyczące kursu znajdziecie tutaj. |
| 7 listopada 2024, godz. 18:30 | Odprawa dla komend wyjazdów z koordynatorem HAZ | (I termin – w tygodniu) 18:00-20:30 Miejsce - siedziba Biura Okręgu ul. Ursynowska 36/38 W trakcie odprawy przypomnimy sobie zasady zatwierdzania wyjazdów. Będzie to też okazja do omówienia ew. wątpliwości z koordynatorem HAZ. |
| 16 listopada 2024, godz. 11.00 | Odprawa dla komend wyjazdów z koordynatorem HAZ | (II termin – weekendowy) 11:00-13:30 Miejsce - siedziba Biura Okręgu ul. Ursynowska 36/38 W trakcie odprawy przypomnimy sobie zasady zatwierdzania wyjazdów. Będzie to też okazja do omówienia ew. wątpliwości z koordynatorem HAZ. |
| Do 17 listopada 2024 | - Wypełnienie listy kadry w raporcie przedobozowym - Zgłoszenie preliminarza finansowego do zatwierdzenia - Złożenie wniosku o dostęp do konta bankowego i wydanie karty płatniczej | Należy wypełnić listę kadry w raporcie przedobozowym na Dysku Google. Jest to konieczne, żeby na czas otrzymać zaświadczenie instruktorskie oraz zaświadczenia o wolontariacie potrzebne do zwolnienia z opłat przy pobieraniu wypisu z KRK. Po uzupełnieniu należy wysłać maila na [email protected]. Na stronach 3 i 4 instrukcji dostępna jest informacja jak uzyskać dostęp do systemu bankowości elektronicznej oraz jak otrzymać kartę bankową. |
| 20 listopada 2024 | Zaświadczenia instruktorskie i do KRK gotowe do odbioru w siedzibie Okręgu Niezwłoczne odebranie zaświadczeń gwarantuje możliwość pobrania e-KRK, na które można czekać nawet do 2 tygodni | Jeżeli komendant do 17 listopada wypełni listę kadry, to będzie mógł odebrać zaświadczenia w tym terminie. |
| 23–24 listopada 2024 | Srebrny Kurs Kwatermistrzowski + (SKK+) | Link do zapisów i szczegóły dotyczące kursu znajdziecie tutaj. |
| Do 42 dni (6 tygodni) przed wyjazdem | - Wypełnienie zgłoszenia do Kuratorium Oświaty - Wgranie na dysk Google: →opinii Straży Pożarnej (nie dotyczy wyjazdów wędrownych oraz wyjazdów zagranicznych) →zaświadczeń z KRK komendanta i wychowawców →dokumentów potwierdzających uprawnienia komendanta i wychowawców | Dokumenty te są niezbędne, aby wyjazd mógł zostać zgłoszony do Kuratorium Oświaty. Dokumentami potwierdzającymi uprawnienia wychowawcy są: - zaświadczenie instruktorskie z okręgu lub - zaświadczenie o ukończeniu kursu na wychowawcę wypoczynku i świadectwo ukończenia szkoły średniej Dokumentami potwierdzającymi uprawnienia komendanta są: - zaświadczenie o posiadaniu stopnia phm./hm. z okręgu lub - zaświadczenie o ukończeniu kursu na kierownika wypoczynku, zaświadczenie o posiadaniu stopnia pwd. i trzyletnim stażu opiekuńczo-wychowawczym |
| Do 35 dni (5 tygodni) przed wyjazdem | Biuro Okręgu przesyła uwagi do zgłoszenia do Kuratorium Oświaty | Każde zgłoszenie jest szczegółowo sprawdzane w celu uniknięcia odrzucenia zgłoszenia przez Kuratorium Oświaty. |
| Do 28 dni (4 tygodni) przed wyjazdem | Wgranie na dysk zatwierdzonych planów pracy jednostek i poproszenie chorągwi/namiestnictwa o zatwierdzenia merytoryczne | Plany zatwierdza się osobno w każdej chorągwi/namiestnictwie. Jeżeli zbierzesz wszystkie plany pracy z jednej chorągwi lub namiestnictwa, nie musisz czekać na pozostałe. Nie zwlekaj i zgłoś gotowość jak najszybciej! |
| Do 21 dni (3 tygodnie) przed wyjazdem | Zakończenie zatwierdzenia merytorycznego w chorągwiach/ namiestnictwie i finansowo-organizacyjnego w Okręgu/Obwodzie | Plany zatwierdza się osobno w każdej chorągwi/namiestnictwie. Szczegółowe zasady zatwierdzania merytorycznego dostępne są na podstronie HAZ 2025 - zatwierdzanie merytoryczne. W celu uzyskania zatwierdzenia finansowo-organizacyjnego, należy spotkać się z osoba zatwierdzającą wyjazd z ramienia Okręgu/Obwodu. Na spotkanie należy umówić się ze stosownym wyprzedzeniem, żeby mieć czas na uzupełnienie ew. braków. Szczegółowe zasady zatwierdzania finansowo-organizacyjnego: Check-lista HAZ 2025. Potwierdzeniem zatwierdzenia finansowo-organizacyjnego zimowiska jest wpis w indywidualnym terminarzu na Dysku Google oraz e-mail wysłany przez osobę zatwierdzającą wyjazd do komendanta i kwatermistrza (do wiadomości koordynatora HAZ). |
| 27 stycznia – 9 lutego 2025 | Ferie zimowe w województwie podlaskim | |
| 3–16 lutego 2025 | Ferie zimowe w województwie mazowieckim | |
| Do 14 dni (2 tygodnie) po zakończeniu wyjazdu | Złożenie dokumentacji (finansowej, merytorycznej i organizacyjnej) w Okręgu/Obwodzie | Dokumentację należy złożyć po wcześniejszym umówieniu się na konkretny termin. W trakcie jej przyjmowania, zostanie ona wstępnie sprawdzona. Jeśli rozliczacie się w Okręgu, to na spotkanie w sprawie dokumentacji merytorycznej należy umówić się poprzez wpisanie do tej tabelki. (link wkrótce) Do tego czasu wszystkie zaliczki powinny zostać rozliczone, a kwatermistrz / komendant powinni mieć w dyspozycji wszystkie pieniądze i dokumenty źródłowe. Obowiązkiem komendanta i kwatermistrza jest wspólne skontrolowanie zgodności salda po wyjeździe. W ramach dokumentacji merytorycznej trzeba zebrać m.in. podpisy wychowawców na kartach uczestników oraz zebrać podpisane książki pracy. Radzimy zadbać o to ostatniego dnia wyjazdu lub tuż po jego zakończeniu. |
| Do 28 dni (4 tygodnie) po zakończenia wyjazdu | Zakończenie wydawania pieniędzy z budżetu wyjazdu | Faktury z późniejszego okresu nie będą mogły zostać zaksięgowane. Termin ten wynika z tego, że trudno jest o merytoryczne uzasadnienie wydatków związanych z wyjazdem ponad miesiąc po jego zakończeniu. W tym terminie wszystkie wydatki powinny być już zaksięgowane. Do tego czasu należy dokonać weryfikacji, czy saldo pozostałe po wyjeździe nie przekracza 10% wpłat – w takim przypadku należy dokonać zwrotów środków własnych i składek programowych. |
| Do 28 dni (4 tygodnie) po złożeniu dokumentacji | Otrzymanie uwag do złożonej dokumentacji (finansowej, merytorycznej i organizacyjnej) | Zarząd zobowiązuje się, że każda kompletna dokumentacja złożona w terminie, zostanie sprawdzona w czasie nie dłuższym niż 28 dni. |
| Do 70 dni (10 tygodni) po zakończeniu wyjazdu | Finalne rozliczenie wyjazdu | Po potwierdzeniu przez sprawdzającego, że dokumentacja jest w pełni rozliczona, Zarząd Okręgu dokonuje finalne sprawdzenie poprawności i przekazuje dokumentację finansową do zaksięgowania. |