Lista dokumentów wymaganych do zatwierdzenia finansowo-organizacyjnego wyjazdu HAZ 2024:

1. Wypełnione zgłoszenie wypoczynku do Kuratorium Oświaty
2. Zaświadczenie o zgłoszeniu wypoczynku do Kuratorium Oświaty
3. Pozytywna opinia Państwowej Straży Pożarnej o obiekcie, w którym odbywa się wyjazd (dla wyjazdów stacjonarnych)
4. Umowa z właścicielem obiektu (ośrodek / schronisko / szkoła)
5. Lista odpłatności
6. Lista uczestników
7. Lista kadry
8. Kompletnie wypełnione karty kwalifikacyjne wszystkich uczestników
9. Zaświadczenie z KRK dla komendanta
10. Orzeczenie lekarskie dla komendanta
11. DD komendanta
12. ZM komendanta
13. Dokumenty potwierdzające uprawnienia komendanta – zaświadczenie phm./hm. albo kurs kierowników + dyplom ukończenia szkoły średniej + zaświadczenie o trzyletnim stażu
14. ZM kwatermistrza
15. Zaświadczenie z KRK dla każdego wychowawcy
16. Orzeczenie lekarskie dla każdego wychowawcy
17. DD każdego wychowawcy
18. Dokumenty potwierdzające uprawnienia wychowawców – zaświadczenie instruktorskie albo kurs wychowawcy + dyplom ukończenia szkoły średniej
19. Umowy cywilno-prawne innych członków kadry (umowy wolontariackie, umowy zlecenia)
20. Dokumenty uprawnień specjalistycznych kadry (np. ratownika wodnego, przewodnika górskiego)
21. Orzeczenia lekarskie kadry (tam, gdzie jest potrzeba, w szczególności dla kadry pracującej z żywnością)

Ponadto wymagane będzie:

1. Przedstawienie koncepcji transportu uczestników
2. Przedstawienie koncepcji wywozu śmieci
3. Przedstawienie zatwierdzonego preliminarza
4. Zebranie 70% wpłat uczestników
5. Założony zeszyt zaliczek
6. Przedstawienie książki kasowej i bankowej z zaksięgowanymi wpływami i bieżącymi wydatkami
7. Przelanie kosztów administracyjnych do okręgu (7%)
8. Informacja o sprawdzeniu wszystkich członków kadry w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym
9. Informacja o opłaceniu składek instruktorskich za 2022 rok (wszyscy instruktorzy)
10. Informacja o opłaceniu składek członkowskich przez wszystkie jednostki do końca kwartału, w którym kończy się wyjazd (tzn. do końca I kw. 2023 lub IV kw. 2022)
11. Informacja o zaliczeniu weryfikacji kwatermistrzowskiej przez kwatermistrza

W związku z

• sytuacją epidemiczną w kraju
• uzyskaniem dotacji dla wyjazdu

mogą być wymagane także inne dokumenty z tym związane.

W razie jakichkolwiek braków należy przedstawić osobie zatwierdzającej wyjazd wykonalny plan ich uzupełnienia. Plan musi mieścić się w ramach czasowych wymaganych przepisami państwowymi i związkowymi (np. zgłoszenie do Kuratorium Oświaty z odpowiednim wyprzedzeniem). Plan nie powinien przekraczać terminów wyznaczonych w kalendarzu HAZ.

Dokumenty zostające w Okręgu/Obwodzie:

1. oryginały DD
2. oryginały ZM
3. wydrukowana lista kadry, podpisana przez komendanta

Do dokumentacji wyjazdu trafią:

1. kopie DD
2. kopie ZM
3. wszystkie pozostałe dokumenty wyjazdu