| W tym czasie należy przygotować ramy organizacyjne wyjazdu i przygotować podstawowe informacje - miejsce, termin, komendant, kwatermistrz, lista jednostek, szacunkowa liczba osób. | ||
| Za pomocą formularza zgłaszamy wyjazd, podając dane, które są potrzebne do dalszego procesowania w Okręgu. Wszelkie zmiany będzie można nanieść w utworzonym raporcie przedobozowym. Do zgłoszenia wyjazdu wymagany jest e-mail w domenie @zhr.pl. O tym, jak go założyć, przeczytasz TUTAJ. |
||
| Foldery zostaną utworzone i udostępnione na maile podane w formularzu zgłoszeniowym. | ||
| Warunkiem uczestnictwa w kursach jest: - ukończenie 17 r.ż. Informacje organizacyjne będą wysłane tydzień przed kursem. Zapisy na kurs |
||
| (I termin – w tygodniu) W trakcie odprawy przypomnimy sobie zasady zatwierdzania wyjazdów. Będzie to też okazja do omówienia ew. wątpliwości z koordynatorem HAZ. |
||
| (II termin – weekendowy) W trakcie odprawy przypomnimy sobie zasady zatwierdzania wyjazdów. Będzie to też okazja do omówienia ew. wątpliwości z koordynatorem HAZ. |
||
| Warunkiem uczestnictwa w kursach jest: - ukończenie 17 r.ż. Rekomendujemy wcześniejszy udział w SKK. Informacje organizacyjne będą wysłane tydzień przed kursem. Zapisy na kurs |
||
| Należy wypełnić listę kadry w raporcie przedobozowym na Dysku Google. Jest to konieczne, żeby na czas otrzymać zaświadczenia o wolontariacie potrzebne do zwolnienia z opłat przy pobieraniu wypisu z KRK oraz zaświadczenia o byciu instruktorem. Po uzupełnieniu należy wysłać maila na [email protected]. |
||
| Po jego opracowaniu, należy poinformować zatwierdzającego wyjazd z ramienia Okręgu/Obwodu, że jest on gotowy do sprawdzenia. | ||
| Na stronach 3 i 4 instrukcji dostępna jest informacja jak uzyskać dostęp do systemu bankowości elektronicznej oraz jak otrzymać kartę bankową. | ||
| Jeżeli komendant do 5 listopada wypełni listę kadry, to będzie mógł odebrać zaświadczenia. | ||
W formie elektronicznej na stronie wypoczynek.mein.gov.pl. Po dane do logowania należy zgłosić się do Biura Okręgu ([email protected]) ze stosownym wyprzedzeniem. Dostęp jest przyznawany wyłącznie na adres @zhr.pl. Zgłoszenie należy wypełnić w formie wersji roboczej i poinformować [email protected]. Na sprawdzenie zgłoszenia należy przewidzieć co najmniej 7 dni.W razie potrzeby, Zarząd/Biuro zwróci się do komendanta z prośbą o uzupełnienie zgłoszenia. Polecamy korzystanie z Instrukcji (link już wkrótce!). |
||
- opinii Straży Pożarnej, - zaświadczeń z KRK komendanta i wychowawców, - dokumentów potwierdzających uprawnienia komendanta i wychowawców | Dokumenty te są niezbędne, aby wyjazd mógł zostać zgłoszony do Kuratorium Oświaty. Dokumentami potwierdzającymi uprawnienia wychowawcy są: - zaświadczenie instruktorskie z okręgu lub - zaświadczenie o ukończeniu kursu wychowawców i świadectwo ukończenia szkoły średniej Dokumentami potwierdzającymi uprawnienia komendanta są: - zaświadczenie o posiadaniu stopnia phm./hm. z okręgu lub - zaświadczenie o ukończeniu kursu kierowników wypoczynku, zaświadczenie o trzyletnim stażu opiekuńczo-wychowawczym i zaświadczenie ukończenia szkoły średniej |
|
przed wyjazdem | Czas na ewentualne poprawki w przygotowanych zgłoszeniach wypoczynku. | |
przed wyjazdem | i poproszenie chorągwi/namiestnictwa o zatwierdzenia merytoryczne | Plany zatwierdza się osobno w każdej chorągwi/ namiestnictwie. Jeżeli zbierzesz wszystkie plany pracy z jednej chorągwi lub namiestnictwa, nie musisz czekać na pozostałe. Nie zwlekaj i zgłoś gotowość jak najszybciej! |
przed wyjazdem | w Okręgu/Obwodzie | Plany zatwierdza się osobno w każdej chorągwi/ namiestnictwie. Szczegółowe zasady zatwierdzania merytorycznego dostępne są na podstronie HAZ 2024 - zatwierdzanie merytoryczne (link wkrótce). W celu uzyskania zatwierdzenia finansowo-organizacyjnego, należy spotkać się z osoba zatwierdzającą wyjazd z ramienia Okręgu/Obwodu. Na spotkanie należy umówić się ze stosownym wyprzedzeniem, żeby mieć czas na uzupełnienie ew. braków. Szczegółowe zasady zatwierdzania finansowo-organizacyjnego: Check-lista 2024 (link już wkrótce!). Potwierdzeniem zatwierdzenia finansowo-organizacyjnego zimowiska jest wpis w indywidualnym terminarzu na Dysku Google oraz e-mail wysłany przez osobę zatwierdzającą wyjazd do komendanta i kwatermistrza (do wiadomości koordynatora HAZ). |
| Ferie zimowe dla Mazowsza | ||
| Ferie zimowe dla Podlasia | ||
| Dokumentację należy złożyć po wcześniejszym umówieniu się na konkretny termin. W trakcie jej przyjmowania, zostanie ona wstępnie sprawdzona. Do tego czasu wszystkie zaliczki powinny zostać rozliczone, a kwatermistrz / komendant powinni mieć w dyspozycji wszystkie pieniądze i dokumenty źródłowe. Obowiązkiem komendanta i kwatermistrza jest wspólne skontrolowanie zgodności salda po wyjeździe. W ramach dokumentacji merytorycznej trzeba zebrać m.in. podpisy wychowawców na kartach uczestników oraz zebrać podpisane książki pracy. Radzimy zadbać o to ostatniego dnia wyjazdu lub tuż po jego zakończeniu. |
||
| Zarząd zobowiązuje się, że każda kompletna dokumentacja złożona w terminie, zostanie sprawdzona w czasie nie dłuższym niż 28 dni. | ||
| Faktury z późniejszego okresu nie będą mogły zostać zaksięgowane. Termin ten wynika z tego, że trudno jest o merytoryczne uzasadnienie wydatków związanych z wyjazdem ponad miesiąc po jego zakończeniu. W tym terminie wszystkie wydatki powinny być już zaksięgowane. Do tego czasu należy dokonać weryfikacji, czy saldo pozostałe po wyjeździe nie przekracza 10% wpłat – w takim przypadku należy dokonać zwrotów środków własnych i składek programowych. |
||
| Przez cały dzień będzie okazja, żeby rozliczyć dokumentację HAZ 2024, poradzić się członków Zarządu Okręgu/pracowników w razie ew. wątpliwości i przy okazji zjeść coś smacznego. |
||
dla wyjazdów w przerwie świątecznej do 31 stycznia | Naniesione wszystkie poprawki, wydrukowane książka bankowa i kasowa (w formacie A3), raport poobozowy podpisany przez komendanta (w dwóch egzemplarzach), saldo na książkach bankowej i kasowej wynosi 0 zł. Potwierdzeniem rozliczenia wyjazdu jest wpisana data w indywidualnym terminarzu w pliku RP w folderze wyjazdu na Dysku Google. |
|