| W tym czasie należy przygotować ramy organizacyjne wyjazdu i przygotować podstawowe informacje - miejsce, termin, komendant, kwatermistrz, lista jednostek, szacunkowa liczba osób. | ||
| Za pomocą formularza zgłaszamy wyjazd, podając dane, które są potrzebne do dalszego procesowania w Okręgu. Wszelkie zmiany będzie można nanieść w utworzonym raporcie przedobozowym. Do zgłoszenia wyjazdu wymagany jest e-mail w domenie @zhr.pl. O tym, jak go założyć, przeczytasz TUTAJ.Jeśli już na tym etapie planujesz organizację wyjazdu w ferie - zgłoś się do tego terminu, a Zarząd wcześniej zawnioskuje o powołanie komendanta i kwatermistrza. |
||
| Za pomocą formularza zgłaszamy wyjazd, podając dane, które są potrzebne do dalszego procesowania w Okręgu. Wszelkie zmiany będzie można nanieść w utworzonym raporcie przedobozowym. Do zgłoszenia wyjazdu wymagany jest e-mail w domenie @zhr.pl. O tym, jak go założyć, przeczytasz TUTAJ. |
||
| W tym okresie komendantowi i kwatermistrzowi zostanie udostępniony preliminarz wyjazdu w pliku finansowym na Dysku Google wyjazdu. W razie braku odpowiedniego formularza - zgłoś się do biura pod adresem [email protected] |
||
dla wyjazdów w przerwie świątecznej do 2 listopada | Po jego opracowaniu, należy poinformować zatwierdzającego wyjazd z ramienia Okręgu/Obwodu, że jest on gotowy do sprawdzenia. | |
| Należy wypełnić listę kadry w raporcie przedobozowym na Dysku Google. Jest to konieczne, żeby na czas otrzymać zaświadczenia o wolontariacie potrzebne do zwolnienia z opłat przy pobieraniu wypisu z KRK oraz zaświadczenia o byciu instruktorem. Zaświadczenia są wydawane partiami dla wielu wyjazdów na raz i wymagają podpisów członków zarządu. W związku z tym nie otrzymacie ich od razu po wypełnieniu danych. Należy zaplanować co najmniej 7 dni oczekiwania. |
||
| W trakcie odprawy przypomnimy sobie zasady zatwierdzania wyjazdów. Będzie to też okazja do omówienia ew. wątpliwości z koordynatorem HAZ. Odprawa nie jest obowiązkowa. |
||
| Na stronach 3 i 4 instrukcji dostępna jest informacja jak uzyskać dostęp do systemu bankowości elektronicznej oraz jak otrzymać kartę bankową. | ||
| Kandydat na funkcję kwatermistrza musi przejść weryfikację umiejętności zarządzania finansami i księgowania wydatków. Szczegółowe zasady weryfikacji znajdziesz TUTAJ |
||
W formie elektronicznej na stronie wypoczynek.mein.gov.pl. Po dane do logowania należy zgłosić się do Biura Okręgu ([email protected]) ze stosownym wyprzedzeniem. Dostęp jest przyznawany wyłącznie na adres @zhr.pl. Zgłoszenie należy wypełnić w formie wersji roboczej i poinformować [email protected]. Na sprawdzenie zgłoszenia należy przewidzieć co najmniej 7 dni.W razie potrzeby, Zarząd/Biuro zwróci się do komendanta z prośbą o uzupełnienie zgłoszenia. Polecamy korzystanie z instrukcji aby prawidłowo wypełnić zgłoszenie. |
||
| Dokumenty te są niezbędne, aby wyjazd mógł zostać zgłoszony do Kuratorium Oświaty. Dokumentami potwierdzającymi uprawnienia wychowawcy są:
Dokumentami potwierdzającymi uprawnienia komendanta są:
|
|
| Zimowa przerwa świąteczna | Każdy wyjazd z nocowaniem (włączając w to np. dwudniowe biwaki) realizowany w trakcie zimowej przerwy świątecznej lub ferii musi zostać zgłoszony do Kuratorium Oświaty! | |
| W trakcie odprawy przypomnimy sobie zasady zatwierdzania wyjazdów. Będzie to też okazja do omówienia ew. wątpliwości z koordynatorem HAZ. Odprawa nie jest obowiązkowa. |
||
| Złożenie dokumentacji dla wyjazdów z wydatkami poniesionymi w 2022 r. | W związku z koniecznością podzielenia rozliczenia księgowego 2022 r., wyjazdy, które odbywają się w 2022 r. lub ponoszą wydatki w 2022 r. mają dodatkowe obowiązki. Wpłacanie zaliczek na ośrodek i zbieranie składek programowych w 2022 r. nie powoduje konieczności wcześniejszego złożenia dokumentacji. Szczegółowe informacje zostaną wysłane do wybranych komendantów. |
|
| Plany zatwierdza się osobno w każdej chorągwi/ namiestnictwie. Jeżeli zbierzesz wszystkie plany pracy z jednej chorągwi lub namiestnictwa, nie musisz czekać na pozostałe. Nie zwlekaj i zgłoś gotowość jak najszybciej! |
||
| O tym, jak wystawiane są umowy zlecenia (np. dla pielęgniarek), przeczytasz na podstronie HAZ 2023 – Umowy zlecenia. | ||
| Szczegółowe zasady zatwierdzania merytorycznego dostępne są na podstronie HAZ 2023 - zatwierdzanie merytoryczne (link wkrótce). W celu uzyskania zatwierdzenia finansowo-organizacyjnego, należy spotkać się z osoba zatwierdzającą wyjazd z ramienia Okręgu/Obwodu. Na spotkanie należy umówić się ze stosownym wyprzedzeniem, żeby mieć czas na uzupełnienie ew. braków. Szczegółowe zasady zatwierdzania finansowo-organizacyjnego znajdziesz w Check- lista 2023- wersja 10.11.2022 Potwierdzeniem zatwierdzenia finansowo-organizacyjnego zimowiska jest wpis w indywidualnym terminarzu na Dysku Google oraz e-mail wysłany przez osobę zatwierdzającą wyjazd do komendanta i kwatermistrza (do wiadomości koordynatora HAZ). |
||
| Praktycznie zawsze zgłoszenia wymagają uzupełnienia przez komendantów, więc należy je wypełniać z dużym wyprzedzeniem i nie czekać do ostatniego dnia. | ||
| Ferie zimowe dla Podlasia | ||
| Ferie zimowe dla Mazowsza | ||
| Dokumentację należy złożyć po wcześniejszym umówieniu się na konkretny termin. W trakcie jej przyjmowania, zostanie ona wstępnie sprawdzona. Do tego czasu wszystkie zaliczki powinny zostać rozliczone, a kwatermistrz / komendant powinni mieć w dyspozycji wszystkie pieniądze i dokumenty źródłowe. Obowiązkiem komendanta i kwatermistrza jest wspólne skontrolowanie zgodności salda po wyjeździe najpóźniej w tym terminie i podpisanie oświadczenia o kontroli zgodności salda (link wkrótce). W ramach dokumentacji merytorycznej trzeba zebrać m.in. podpisy wychowawców na kartach uczestników oraz zebrać podpisane książki pracy. Radzimy zadbać o to ostatniego dnia wyjazdu lub tuż po jego zakończeniu. |
||
| Zarząd zobowiązuje się, że każda kompletna dokumentacja złożona w terminie, zostanie sprawdzona w czasie nie dłuższym niż 28 dni. | ||
dla wyjazdów w przerwie świątecznej do 15 stycznia | Faktury z późniejszego okresu nie będą mogły zostać zaksięgowane. Termin ten wynika z tego, że trudno jest o merytoryczne uzasadnienie wydatków związanych z wyjazdem ponad miesiąc po jego zakończeniu. W tym terminie wszystkie wydatki powinny być już zaksięgowane. Do tego czasu należy dokonać weryfikacji, czy saldo pozostałe po wyjeździe nie przekracza 10% wpłat – w takim przypadku należy dokonać zwrotów środków własnych i składek programowych. |
|
dla wyjazdów w przerwie świątecznej do 31 stycznia | Naniesione wszystkie poprawki, wydrukowane książka bankowa i kasowa (w formacie A3), raport poobozowy podpisany przez komendanta (w dwóch egzemplarzach), saldo na książkach bankowej i kasowej wynosi 0 zł. Potwierdzeniem rozliczenia wyjazdu jest wpisana data w indywidualnym terminarzu w pliku RP w folderze wyjazdu na Dysku Google. |
|
| Przez cały dzień będzie okazja, żeby rozliczyć dokumentację HAZ 2023, poradzić się członków Zarządu Okręgu/pracowników w razie ew. wątpliwości i przy okazji zjeść coś smacznego. |
||