| W tym czasie należy przygotować ramy organizacyjne wyjazdu i przygotować podstawowe informacje - miejsce, termin, komendant, kwatermistrz, lista jednostek, szacunkowa liczba osób. | ||
| Za pomocą formularza zgłaszamy wyjazd LINK, podając dane, które są potrzebne do dalszego procesowania w Okręgu. Wszelkie zmiany będzie można nanieść w utworzonym raporcie przedobozowym. Do zgłoszenia wyjazdu wymagany jest e-mail w domenie @zhr.pl. O tym, jak go założyć, przeczytasz TUTAJ. |
||
| W tym okresie komendantowi i kwatermistrzowi zostanie udostępniony preliminarz wyjazdu w pliku finansowym na Dysku Google wyjazdu. | ||
| Kurs zaczyna się we wskazanym terminie wspólnym spotkaniem na żywo i trwa potem przez dwa tygodnie online. Dokładne informacje o kursie - już wkrótce! | ||
dla wyjazdów w przerwie świątecznej do 8 listopada | Po jego opracowaniu, należy poinformować zatwierdzającego wyjazd z ramienia Okręgu/Obwodu, że jest on gotowy do sprawdzenia. | |
| Należy wypełnić listę kadry w raporcie przedobozowym na Dysku Google. Jest to konieczne, żeby na czas otrzymać zaświadczenia o wolontariacie potrzebne do zwolnienia z opłat przy pobieraniu wypisu z KRK oraz zaświadczenia o byciu instruktorem. Zaświadczenia są wydawane partiami dla wielu zimowisk na raz i wymagają podpisów członków zarządu. W związku z tym nie otrzymacie ich od razu po wypełnieniu danych. Należy zaplanować co najmniej 7 dni oczekiwania. |
||
| Kandydat na funkcję kwatermistrza musi przejść weryfikację umiejętności zarządzania finansami i księgowania wydatków. Szczegółowe zasady znajdziesz tutaj W razie potrzeby należy kontaktować się z członkiem zarządu ds. kształcenia. |
||
| Dokumenty te są niezbędne, aby wyjazd mógł zostać zgłoszony do Kuratorium Oświaty. Dokumentami potwierdzającymi uprawnienia wychowawcy są:
Dokumentami potwierdzającymi uprawnienia komendanta są:
|
|
W formie elektronicznej na stronie wypoczynek.mein.gov.pl. Po dane do logowania należy zgłosić się do Biura Okręgu ([email protected]) ze stosownym wyprzedzeniem. Dostęp jest przyznawany wyłącznie na adres @zhr.pl. Zgłoszenie należy wypełnić w formie wersji roboczej i poinformować [email protected]. Na sprawdzenie zgłoszenia należy przewidzieć co najmniej 7 dni.W razie potrzeby, Zarząd/Biuro zwróci się do komendanta z prośbą o uzupełnienie zgłoszenia. |
||
| Plany zatwierdza się osobno w każdej chorągwi/namiestnictwie. Jeżeli zbierzesz wszystkie plany pracy z jednej chorągwi lub namiestnictwa, nie musisz czekać na pozostałe. Nie zwlekaj i zgłoś gotowość jak najszybciej! |
||
| O tym, jak wystawiane są umowy zlecenia (np. dla pielęgniarek), przeczytasz na podstronie HAZ 2022 – Umowy zlecenia (link pojawi się wkrótce). | ||
| Kurs dla chętnych zostanie zorganizowany przez HOPR. Więcej szczegółów na stronie HAZ 2022 - szkolenie z pierwszej pomocy (link wkrótce). | ||
| Ostatni termin przed HAZ! Kurs zaczyna się we wskazanym terminie wspólnym spotkaniem na żywo i trwa przez dwa tygodnie online. Informacje o kursie zostaną wkrótce opublikowane. |
||
| Szczegółowe zasady zatwierdzania merytorycznego dostępne są na podstronie HAZ 2022 - zatwierdzanie merytoryczne (link wkrótce). W celu uzyskania zatwierdzenia finansowo-organizacyjnego, należy spotkać się z osoba zatwierdzającą wyjazd z ramienia Okręgu/Obwodu. Na spotkanie należy umówić się ze stosownym wyprzedzeniem, żeby mieć czas na uzupełnienie ew. braków. Szczegółowe zasady zatwierdzania finansowo-organizacyjnego znajdziesz w Czekliście HAZ (w plikach HAL/HAZ). Potwierdzeniem zatwierdzenia finansowo-organizacyjnego zimowiska jest wpis w indywidualnym terminarzu na Dysku Google oraz e-mail wysłany przez osobę zatwierdzającą wyjazd do komendanta i kwatermistrza (do wiadomości koordynatora HAZ). |
||
| Dopilnowanie tego terminu jest naszym wspólnym obowiązkiem. Praktycznie zawsze zgłoszenia wymagają uzupełnienia przez komendantów, więc należy je wypełniać z dużym wyprzedzeniem i nie czekać do ostatniego dnia. | ||
| Zimowa przerwa świąteczna | Każdy wyjazd z nocowaniem (włączając w to np. dwudniowe biwaki) realizowany w trakcie zimowej przerwy świątecznej lub ferii musi zostać zgłoszony do Kuratorium Oświaty! | |
| 24 stycznia - 6 lutego | Ferie zimowe dla Podlasia | |
| 31 stycznia - 13 lutego | Ferie zimowe dla Mazowsza | |
| początek stycznia | Złożenie dokumentacji dla wyjazdów odbywających się w 2021 r. | W związku z koniecznością podzielenia rozliczenia księgowego 2021 r., wyjazdy, które odbywają się w 2021 r. mają dodatkowe obowiązki. Szczegółowe informacje zostaną wysłane do wybranych komendantów. |
| Dokumentację należy złożyć po wcześniejszym umówieniu się na konkretny termin. W trakcie jej przyjmowania, zostanie ona wstępnie sprawdzona. Do tego czasu wszystkie zaliczki powinny zostać rozliczone, a kwatermistrz / komendant powinni mieć w dyspozycji wszystkie pieniądze i dokumenty źródłowe. Obowiązkiem komendanta i kwatermistrza jest wspólne skontrolowanie zgodności salda po zimowisku najpóźniej w tym terminie. W ramach dokumentacji merytorycznej trzeba zebrać m.in. podpisy wychowawców na kartach uczestników oraz zebrać podpisane książki pracy. Radzimy zadbać o to ostatniego dnia wyjazdu lub tuż po jego zakończeniu. |
||
| Sprawdzenie dokumentacji wyjazdu | Zarząd zobowiązuje się, że każda kompletna dokumentacja złożona w terminie, zostanie sprawdzona w czasie nie dłuższym niż 28 dni. | |
| Faktury z późniejszego okresu nie będą mogły zostać zaksięgowane. Termin ten wynika z tego, że trudno jest o merytoryczne uzasadnienie wydatków związanych z wyjazdem ponad miesiąc po jego zakończeniu. W tym terminie wszystkie wydatki powinny być już zaksięgowane. Do tego czasu należy dokonać weryfikacji, czy saldo pozostałe po wyjeździe nie przekracza 10% wpłat – w takim przypadku należy dokonać zwrotów dla rodziców. |
||
| Naniesione wszystkie poprawki w dokumentacji. Dotrzymanie tego terminu jest jednym z warunków otrzymania zwrotu 2%. Szczegóły znajdziesz na stronie HAZ 2022 - koszty administracyjne (link wkrótce) |
||
| Naniesione wszystkie poprawki, wydrukowane książka bankowa i kasowa (w formacie A3), raport poobozowy podpisany przez komendanta (w dwóch egzemplarzach), saldo na książkach bankowej i kasowej wynosi 0 zł. Potwierdzeniem rozliczenia wyjazdu jest wpis w indywidualnym terminarzu na Dysku Google. |
||