HAZ 2021 – Kalendarz

HAZ 2021
Przygotowania
TerminyWcześniejsze terminy dla wyjazdów w zimowej przerwie świątecznej są wyróżnione
24-25 październikaSrebrny kurs kwatermistrzowski
26 październikaZakończenie planowania wyjazdu - ostateczny termin zgłoszenia wyjazdu Zarządowi Okręgu Za pomocą formularza zgłaszamy wyjazd, podając dane, które są potrzebne do dalszego procesowania w Okręgu. Gdy będzie się coś zmieniało (miejsce, liczba osób), to należy uzupełnić to w raporcie przedobozowym.

Do zgłoszenia wyjazdu wymagany jest e-mail w domenie zhr.pl. O tym, jak go założyć, przeczytasz TUTAJ.
9 listopadaOstatni termin na przesłanie preliminarza finansowegoPreliminarz jest jedną z zakładek pliku finansowego. Po wypełnieniu preliminarza należy przesłać powiadomienie do osoby zatwierdzającej wyjazd. Następnie preliminarz zostanie sprawdzony przez osobę zatwierdzającą wyjazd.
Zgłaszanie do Biura Okręgu listy wychowawców Należy wypełnić listę kadry. Jest to konieczne, żeby na czas otrzymać zaświadczenia o wolontariacie potrzebne do zwolnienia z opłat przy pobieraniu wypisu z KRK oraz zaświadczenia instruktorskiego. Na wydanie zaświadczenia czeka się ok. tygodnia.
16 listopada
Zakończenie zbierania wniosków o dostęp do konta bankowego i karty bankowejWypełniony wniosek, wraz ze skanem ZM (o ile nie było ono dostarczone wcześniej) oraz skany dwóch dokumentów tożsamości (dwa dla komendanta i dwa dla kwatermistrza) należy wysłać na adres: finanse.mazowsze@zhr.pl lub złożyć osobiście w biurze.
Po podanych terminach wnioski zostaną złożone w banku, a następnie podpisane przez Zarząd.

(ZMIANA 13.11.2020 r.) Szczegółowy opis jak uzyskać dostęp do konta można znaleźć TUTAJ
21-22 listopadaKurs kierowników wypoczynku
23 listopadaWeryfikacja kompetencji kwatermistrzowskichTerminy spotkań weryfikacyjnych zostaną ogłoszone w oddzielnym komunikacie. W razie potrzeby należy kontaktować się z członkiem zarządu ds. kształcenia (z.wojnarowska@zhr.pl).
29 listopadaUzupełnienie informacji dotyczących miejsca wyjazduJeżeli te informacje nie były podane przy okazji wypełniania zgłoszenia zimowiska lub zmieniły się od tamtej pory, to należy je uzupełnić w raporcie przedobozowym.
5-6 grudniaOstatni srebrny kurs kwatermistrzowski przed HAZ
16 listopada / 7 grudniaWstępne zatwierdzanie finansowo-organizacyjne w Okręgu/ObwodzieDo tego terminu komendant musi spotkać się z osobą zatwierdzającą i przedstawić PRZYNAJMNIEJ: dokumentację kadry wychowawczej i cywilnej, umowę z ośrodkiem, dostęp do konta bankowego i prowadzoną na bieżąco dokumentację finansową.

Do tego terminu wyjazdy zagraniczne muszą uzyskać zgodę na wyjazd od Komisarza Zagranicznego ZHR.
23 listopada / 14 grudniaPrzedstawienie opinii Państwowej Straży Pożarnej dotyczącej miejsca zimowiskaOpinię należy wgrać na dysk google wyjazdu. W razie problemów z uzyskaniem opinii prosimy o kontakt z Biurem Okręgu (mazowsze@zhr.pl) lub z Koordynatorem HAZ (hal.haz.maz@zhr.pl).
Przedstawienie zaświadczeń z KRK kadry wychowawczejZaświadczenia należy wgrać na dysk google wyjazdu. Więcej o procedurze uzyskania zaświadczenia w zakładce HAL/HAZ na stronie Okręgu.
Przedstawienie kompletu dokumentów potwierdzających uprawnienia wychowawców i komendantaWgranie na dysk google zimowiska dokumentów:
- zaświadczenie instruktorskie lub zaświadczenie ukończenia kursu wychowawców/kierownika wypoczynku i świadectwo ukończenia szkoły średniej;
- zaświadczenie z KRK
na potrzeby potwierdzenia informacji w zgłoszeniu do Kuratorium Oświaty.
Po uzupełnieniu należy powiadomić o tym zatwierdzającego wyjazd.

Osoby, które spodziewają się zamknąć stopień pwd. w późniejszym terminie (ale przed zimowiskiem) zobligowane są mimo wszystko do tego dnia ukończyć kurs wychowawców wypoczynku (ze względu na zgłoszenia).
Zakończenie zgłaszania zimowiska do Kuratorium OświatyW formie elektronicznej na stronie www.wypoczynek.men.gov.pl. Po dane do logowania należy zgłosić się do Biura Okręgu (mazowsze@zhr.pl) ze stosownym wyprzedzeniem. Dostęp jest przyznawany na konto @zhr.pl. Zgłoszenie należy wypełnić w formie wersji roboczej, która zostanie sprawdzona w przeciągu 7 dni. W razie potrzeby Zarząd/Biuro zwróci się do komendanta z prośbą o uzupełnienie zgłoszenia.
Uzyskanie oświadczenia do umowy zlecenia Prosimy o przesłanie skanu wypełnionego oświadczenia na adres mazowsze@zhr.pl. Jest to niezbędne, aby księgowość mogła obliczyć należne podatki i przygotować umowy. Oryginał oświadczenia powinien zostać dostarczony do Biura przed odebraniem przygotowanej umowy. Umowy zlecenia wystawia tylko księgowa Okręgu i podpisuje wyłącznie Zarząd Okręgu. Umowy muszą być podpisane przez obie strony przed wyjazdem.
Więcej informacji na stronie Okręgu.
wg zasad obowiązujących w odpowiednich Chorągwiach, ale nie później niż 4 grudnia / 21 grudniaZatwierdzenie merytoryczne w ChorągwiachSzczegółowe zasady zatwierdzania merytorycznego wyjazdów określają komendanci poszczególnych chorągwi. Należy zgłosić się ze stosownym wyprzedzeniem i zakładać co najmniej 7 dni na sprawdzanie i zatwierdzanie merytoryczne po stronie chorągwi. Więcej informacji na stronie Okręgu w zakładce HAL/HAZ.
4 grudnia / 21 grudniaZakończenie zatwierdzania pod względem finansowym i organizacyjnymDo tej daty komendant ma czas na uzyskanie zatwierdzenia merytorycznego w chorągwi/namiestnictwie (zgodnie z zasadami podanymi przez komendantów) oraz uzupełnienie wszystkich braków.
Zatwierdzenia wyjazdu dokonuje osoba wyznaczona przez Zarząd Okręgu.
Harcerska Akcja Zimowa 2021
23-31 grudniaZimowa przerwa świąteczna
18-31 styczniaFerie zimowe dla Mazowsza
25 stycznia - 7 lutegoFerie zimowe dla PodlasiaWyjazdy organizowane dla uczestników spoza woj. mazowieckiego mogą ustalić inne, późniejsze terminy zatwierdzania niż jest to określone w terminarzu. O zmianę terminów należy napisać na hal.haz.maz@zhr.pl.
Rozliczanie HAZ 2021
do 14 dni po zakończeniu zimowiskaRozliczenie zaliczek – do tego terminu kwatermistrz/komendant powinni mieć w dyspozycji wszystkie pieniądze i dokumenty źródłowe. Obowiązkiem komendanta i kwatermistrza jest wspólne skontrolowanie zgodności salda po zimowisku najpóźniej w tym terminie.Co do zasady pobrane zaliczki powinny być rozliczone (czyli oryginały dokumentów źródłowych wraz z ew. niewydaną kwotą przekazane kwatermistrzowi) jeszcze przed zakończeniem wyjazdu. Zakładamy, że w terminie dwóch tygodni jest możliwe wyjaśnienie wszystkich sytuacji nietypowych i problematycznych.
Zakończenie przyjmowania dokumentacji finansowej po umówieniu się na spotkanie w Okręgu/ObwodzieLista wymagań odnośnie dokumentacji poobozowej dostępna w zakładce pliki HAL/HAZ.

Zasady dot. umawiania się na złożenie dokumentacji zostaną przesłane komendantom przed rozpoczęciem wyjazdu.

Zarząd zobowiązuje się, że każda kompletna dokumentacja złożona w terminie, zostanie sprawdzona w czasie nie dłuższym niż 28 dni.
Zakończenie przyjmowania dokumentacji organizacyjnej i merytorycznej wyjazduLista wymagań odnośnie dokumentacji poobozowej dostępna w zakładce pliki HAL/HAZ.
do 28 dni po zakończeniu wyjazduKoniec okresu wydatkowania – kontrola salda (jeśli w tym dniu saldo przekracza 10%, nadwyżkę należy zwrócić rodzicom) Faktury z późniejszego okresu nie powinny być księgowane w ramach wyjazdu. W tym terminie wszystkie wydatki powinny być już zaksięgowane.
Odebranie dostępu do konta bankowegoDo tego terminu należy zakończyć wydatki bankowe.
do 56 dni po zakończeniu wyjazdu Wstępne rozliczenie zimowiskaNaniesione wszystkie poprawki, saldo na książce bankowej wynosi 0 zł.
(jeden z warunków zwrotu części kosztów administracyjnych).
do 70 dni po zakończeniu wyjazdu Finalne rozliczenie zimowiskaNaniesione wszystkie poprawki, podpisany raport poobozowy (i sprawozdanie z obrotu środkami trwałymi), saldo na książkach bankowej i kasowej wynosi 0 zł.

Uwagi:

  • Ze względu na dostępność nowych rozwiązań technologicznych, w tym roku wszystkie dokumenty HAZ (także książka finansowa), podobnie jak podczas HAL 2020, przechowywane będą na Dysku Google. Ta platforma będzie wykorzystywana również do procesu zatwierdzania. Jesteśmy przekonani, że będzie to usprawnieniem dla nas wszystkich. Wiąże się to jednak (w kontekście umowy o ochronie danych osobowych między ZHR a firmą Google) z koniecznością używania w tej procedurze WYŁĄCZNIE maili w domenie zhr.pl. Informacje o tym, jak założyć konto, znajdziecie tutaj.
  • Kalendarz jest częściowo zdefiniowany względem daty zakończenia wyjazdu. Indywidualny terminarz każdego wyjazdu jest dostępny w raporcie przedobozowym na Dysku Google.
  • W kalendarzu znajduje się sformułowanie „weryfikacja kompetencji kwatermistrzowskich” – wynika to z wprowadzanej reformy systemu kształcenia kwatermistrzowskiego, o której więcej można przeczytać tutaj. Zmiany obejmują między innymi to, że każdorazowo przed Akcją Letnią i Zimową kandydat na kwatermistrza musi przejść weryfikację umiejętności zarządzania finansami i księgowania wydatków (obowiązek ten dotyczy również tych, którzy pełnili funkcje kwatermistrza w ubiegłych latach). Spotkanie takie trwać będzie do 4 godzin, mamy nadzieję, że z wyznaczonych różnorodnych terminów, każdy będzie mógł bezproblemowo wybrać datę dogodną dla siebie. Zarząd zastrzega sobie prawo, aby wybrane osoby (na podstawie wyników weryfikacji z lat ubiegłych oraz na podstawie przebiegu rozliczania wyjazdów HAL/HAZ organizowanych przez te osoby) zwolnić z obowiązku weryfikacji przed HAZ 2021.
  • Kandydaci na komendanta lub kwatermistrza, którzy pełnili którąś z tych funkcji podczas HAL 2020, zobowiązani są do finalnego rozliczenia wyjazdu.
  • Fakt zatwierdzenia wyjazdu musi być potwierdzony w formie dokumentowej, poprzez mail od osoby zatwierdzającej do komendanta i kwatermistrza z kopią do Koordynatora HAZ.