Komendant/-ka każdego zimowiska jest zobowiązany/-a uzyskać zatwierdzenie merytoryczne od komendantów chorągwi/namiestnictw odpowiadających jednostkom biorącym udział w wyjeździe.

Zasady zatwierdzania merytorycznego w poszczególnych chorągwiach:

• Mazowiecka Chorągiew Harcerek i Mazowiecka Chorągiew Harcerzy – szczegółowe zasady zatwierdzania tu.
• Północno-Wschodnie Namiestnictwo Harcerek – najpóźniej na 28 dni przed wyjazdem należy zatwierdzić plany pracy jednostek oraz uzyskać zatwierdzenie komendantki namiestnictwa (kontakt osobisty)
• Północno-Wschodnia Chorągiew Harcerzy – najpóźniej na 28 dni przed wyjazdem należy zatwierdzić plany pracy jednostek u hufcowego (jeśli hufcowy jest w stopniu przewodnika lub jeśli komendantem zimowiska jest hufcowy, konieczne jest zatwierdzenie przez komendanta chorągwi)