Biwaki w czasie wakacji są traktowane jak wypoczynek tzn. podlegają wszystkim wymogom prawnym tak jak obozy letnie i kolonie.
Biwaki w czasie wakacji (wakacje zaczynają się 23 czerwca) podlegają zgłoszeniu w formularzu zgłoszenia HAL 2018. Biwaki takie muszą zostać zarejestrowane w Kuratorium Oświaty w Warszawie. W tym celu należy zgłosić się do Biura Okręgu (mazowsze@zhr.pl) po dalsze instrukcje.
Zgłoszenie do Okręgu musi zostać dokonane minimum na 1 miesiąc przed wyjazdem poprzez FORMULARZ (formularz znajdziecie także na końcu tej strony), a do Kuratorium Oświaty najpóźniej na trzy tygodnie przed wyjazdem.
Zgodnie z nowelizacją Ustawy o systemie oświaty (która reguluje kwestie związane z „wypoczynkiem”), należy je zgłaszać, tak jak obozy i kolonie, do Kuratorium Oświaty, prowadzić go może osoba z uprawnieniami kierownika, a na miejscu muszą musi znajdować się odpowiednia liczba wychowawców, podczas biwaków musi być prowadzona odpowiednia dokumentacja. W związku z tym biwaki w czasie wakacji zgodnie z przepisami państwowymi powinny spełniać następujące warunki:
- Komendant musi posiadać uprawnienia kierownika wypoczynku.
- Na wyjeździe muszą być wychowawcy – instruktorzy ZHR lub osoby z ukończonym kursem wychowawców (z czego należy pamiętać, że komendant/kierownik nie może być jednocześnie wychowawcą).
- Na jednego wychowawcę powinno przypadać nie więcej niż 20 uczestników lub 15 gdy uczestnicy są poniżej 10 roku życia.
- Kadra musi posiadać książeczki pracownicze lub zaświadczenia lekarskie.
- Kadra wychowawcza musi posiadać zaświadczenia o niekaralności.
- Uczestnicy muszą wypełnić karty kwalifikacyjne (karty uczestników).
- Podczas wyjazdu musi być prowadzony dziennik zajęć (książka pracy).
- Wyjazd musi zostać zgłoszony (minimum 21 dni przed rozpoczęciem), a także zatwierdzony przez Kuratorium Oświaty.
- Plan pracy musi zostać zatwierdzony przez hufcowego.
- Składki drużyn jadących na biwak muszą być opłacone (w przypadku biwaku podczas ferii Bożonarodzeniowych do końca roku 2018, a w przypadku ferii zimowych do I kw. 2019 roku).
Finanse biwaku
Wpłaty oraz wydatki związane z biwakiem rozliczane są w książce śródrocznej drużyny. Wszelkie wpłacone składki programowe powinny być wydane (rozliczone fakturami) w czasie wyjazdu.
Zatwierdzanie biwaków
Informujemy, że podtrzymujemy możliwość internetowego zatwierdzania biwaków (dla chętnych). Komendanci, którzy zainteresowani są internetowym zatwierdzaniem biwaków podczas HAL 2018 powinni:
- umówić się na zatwierdzanie min. 1 miesiąc przed pisząc mejla na adres hal.haz.maz@zhr.pl
- w umówionym wcześniej terminie (patrz pkt.1.) przysłać w 1 mejlu wszystkie wymienione poniżej dokumenty
Dokumenty wymagane do zatwierdzenia:
- listę uczestników
- listę kadry
- listę odpłatności
- ewentualnie zestawienie wpłat przy zbieraniu wpłat gotówką
- numer wpisu do bazy wypoczynku Kuratorium Oświaty
- skany uprawnień kadry wychowawczej (zaświadczenie z kursu lub o byciu instruktorem) – kierownika i wychowawców
- skany zaświadczeń o niekaralności (KRK) kierownika i wychowawców
- skany zaświadczeń lekarskich kierownika i wychowawców
- skany DD kierownika i wychowawców
- skany ZM kierownika i kwatermistrza
- uzupełnione zakładki w pliku organizacyjnym (raport przedobozowy, preliminarz, lista uczestników, lista kadry, info o zgrupowaniu)
- potwierdzenie opłacenia składek do III kwartału 2018 włącznie – poprzez potwierdzenie przez pracownika biura Okręgu “na zielono” w arkuszu zatwierdzania lub w przypadku braku – skany potwierdzenia opłacenia składek
Dokumenty, które należy donieść w wersji papierowej z oryginalnymi podpisami do Okręgu przed wyjazdem:
- DD kierownika i wychowawców
- ZM kierownika i kwatermistrza
- lista uczestników podpisana przez komendanta
- lista kadry podpisana przez komendanta
- raport przedobozowy podpisany przez komendanta
Złożenie dokumentacji:
Najpóźniej 14 dni po zakończeniu biwaku należy dostarczyć do biura Okręgu następujące dokumenty w formie papierowej:
- karty uczestników
- listę uczestników
- listę kadry
- listę odpłatności
- ewentualnie zestawienie wpłat przy zbieraniu wpłat gotówką
- zatwierdzone plany pracy
- książki pracy jednostek, a w przypadku zgrupowania także książkę pracy zgrupowania
- jadłospisy
- ewentualnie oryginały protokołów powizytacyjnych
- kopie uprawnień kadry wychowawczej wydane poza Okręgiem Mazowieckim