Biwaki w czasie ferii świątecznych, zimowych i wakacji podlegają zgłoszeniu w formularzu zgłoszenia biwaku Świątecznego, HAZ i HAL. Biwaki takie muszą zostać zarejestrowane w Kuratorium Oświaty w Warszawie. W tym celu należy zgłosić się do Biura Okręgu ([email protected]) po dalsze instrukcje.
Zgłoszenie do Okręgu musi zostać dokonane do dnia 1 grudnia 2015 po przez FORMULARZ (formularz znajdziecie także na końcu tej strony), a do Kuratorium Oświaty najpóźniej na trzy tygodnie przed wyjazdem.
Biwaki w czasie ferii zimowych i wakacji zgodnie z przepisami państwowymi powinny spełniać następujące warunki:
- Komendant musi posiadać uprawnienia kierownika wypoczynku
- Na wyjeździe muszą być wychowawcy – instruktorzy ZHR lub osoby z ukończonym kursem wychowawców
- Na jednego wychowawcę może przypadać 20 uczestników lub 15 gdy uczestnicy są poniżej 10 roku życia.
- Kadra musi posiadać książeczki pracownicze
- Uczestnicy muszą wypełnić karty kwalifikacyjne (karty uczestników)
- Podczas wyjazdu musi być prowadzony dziennik zajęć
- Wyjazd musi zostać zgłoszony, a także zatwierdzony przez Kuratorium Oświaty.
Wpłaty oraz wydatki związane z biwakiem rozliczane są w książce śródrocznej drużyny.
Zatwierdzanie biwaków
Informujemy, że podczas wakacji letnich podtrzymujemy możliwość internetowego zatwierdzania biwaków (dla chętnych). Przypominamy, że :
- biwak nie może trwać dłużej niż 5 dni
- zgodnie z nowelizacją Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania, należy je zgłaszać tak jak obozy i kolonie do Kuratorium Oświaty, prowadzić go może osoba z uprawnieniami kierownika, a na miejscu muszą musi znajdować się odpowiednia liczba wychowawców, podczas biwaków musi być prowadzona odpowiednia dokumentacja
Komendanci, którzy zainteresowani są internetowym zatwierdzaniem biwaków podczas HAL 2015 powinni:
- Zgłosić biwak do Okręgu za pomocą formularza – najpóźniej do 1 grudnia 2015 r.
- Zgłosić biwak do Kuratorium Oświaty za pomocą formularza dostępnego na stronie wypoczynek.men.gov.pl, zgodnie z instrukcjami dostępnymi w zakładce HAL 2015, najpóźniej na 3 tygodnie przed wyjazdem.
- Zatwierdzić plan pracy biwaku u hufcowej / hufcowego.
- Posiadać zaświadczenie o niekaralności ( komendant plus wychowawcy)
- Powiadomić mailowo, najpóźniej na 3 tygodnie przed wyjazdem phm. Alicję Rygier o chęci internetowego zatwierdzania biwaku ([email protected])
- Najpóźniej 7 dni przed wyjazdem w jednym mailu (Temat maila: zatwierdzenie biwaku, imię i nazwisko komendanta) należy wysłać Alicji Rygier następujące dokumenty:
- listę uczestników
- listę kadry
- listę odpłatności
- ewentualnie zestawienie wpłat przy zbieraniu wpłat gotówką
- preliminarz biwaku
- potwierdzenie wpłaty kosztów administracyjnych (7% budżetu biwaku)
- numer wpisu do bazy wypoczynku Kuratorium Oświaty
- numery uprawnień kadry wychowawczej oraz skany uprawnień kadry wychowawczej, które zostały wystawione poza Okręgiem Mazowieckim
- zaświadczenie o niekaralności (KRK) kierownika i wychowawców
- dane kontaktowe do komendanta podczas biwaku, dokładne miejsce biwaku lub jego trasę
- potwierdzenie opłacenia składek do III kwartału 2015 włącznie
W przypadku nie wywiązania się z terminów zgłoszenia i zatwierdzania internetowego, komendanci będą musieli przystąpić do tradycyjnej metody zatwierdzania w siedzibie Okręgu i we własnym zakresie umówić się z osobą z Zarządu Okręgu
Najpóźniej 14 dni po zakończeniu biwaku należy dostarczyć do biura Okręgu następujące dokumenty w formie papierowej:
- karty uczestników
- listę uczestników
- listę kadry
- listę odpłatności
- ewentualnie zestawienie wpłat przy zbieraniu wpłat gotówką
- zatwierdzone plany pracy
- książki pracy jednostek, a w przypadku zgrupowania także książkę pracy zgrupowania
- jadłospisy
- ewentualnie oryginały protokołów powizytacyjnych
- kopie uprawnień kadry wychowawczej wydane poza Okręgiem Mazowieckim