Żółta kartka 🟨
Żółta kartka to ostrzeżenie: „uważaj, bo jest problem z organizacją Twojego wyjazdu”.
Wyjazd otrzymuje żółtą kartkę jeśli nie dotrzyma terminu przy przygotowaniu wyjazdu.
Czerwona kartka 🟥
Czerwona kartka to komunikat: „Twój wyjazd zostanie odwołany”.
Wyjazd otrzymuje czerwoną kartkę, jeśli nie dotrzyma terminu zatwierdzania merytorycznego (całości wyjazdu).
Wyjazd otrzymuje czerwoną kartkę automatycznie po trzeciej żółtej kartce 🟨🟨🟨 -> 🟥.
Wyjazd otrzymuje czerwoną kartkę, jeśli nie dotrzyma kolejnego wyznaczonego terminu po opóźnieniu.
Pytania i odpowiedzi
Dlaczego powstał taki system odwoływania wyjazdów?
W trakcie organizacji Akcji Letnich i Zimowych na przestrzeni ostatnich kilku lat nadzorowaliśmy wiele wyjazdów i zbieraliśmy wnioski z akcji, w szczególności z trudnych sytuacji, w których konieczne było odwołanie wyjazdu. Jednym z podstawowych wniosków jest to, musi być system, który ma z góry ustalone, przewidywalne i znane wcześniej kryteria, ustalone przez Zarząd. Ponadto, wyjazd trzeba odwołać odpowiednio wcześnie, więc w trakcie przygotowań i zatwierdzania musi być wiele punktów kontrolnych w różnych momentach w czasie.
Podstawowe kryteria, które zostały zidentyfikowane to:
- zagrożenie bezpieczeństwa, zdrowia i życia,
- brak realnych przesłanek, że wyjazd jest wystarczająco dobrze zorganizowany,
- brak zatwierdzonych planów pracy, na podstawie których można zorganizować wyjazd.
Sytuacje zagrożenia są zawsze szczególne i nie można ich z góry przewidzieć, ani tym bardziej ująć w formie z góry ustalonych i znanych wcześniej zasad według których miałyby być odwoływane. Dlatego takie powody odwołania nie są ujęte w systemie konsekwencji.
Dobra organizacja wyjazdu wynika z pewnego określonego rytmu wykonywania zadań. Niedotrzymywanie terminów dla pojedynczych zadań zazwyczaj nie oznacza, że wyjazd jest źle zorganizowany – dlatego wydawane są żółte kartki 🟨. Jeśli jednak okazuje się, że opóźnione zadanie nie zostało wykonane na czas i dodatkowo nie udaje się go wykonać w wydłużonym terminie, to oznacza poważne zaburzenie w procesie organizacji – dlatego wyjazd zostaje odwołany z odpowiednim wyprzedzeniem (42, 28 lub 21 dni przed wyjazdem).
Brak planów pracy (dostarczonych na czas) oznacza, że nie ma potrzeby organizacji wyjazdu – bez planu pracy, organizacja wyjazdu nie ma sensu. Wyjazd nie może się odbyć na podstawie planu, który jest niegotowy, nie został sprawdzony lub gdy jest niekompletny.
Jak uniknąć otrzymania żółtej kartki 🟨?
Trzeba wykonywać zadania przed terminem wskazanym w terminarzu. W tym celu należy:
- znać terminarz wyjazdu (jest zapisany w pliku RP w folderze wyjazdu),
- zaplanować wykonanie zadań z wyprzedzeniem względem terminów,
- wyznaczyć osoby odpowiedzialne za wykonanie danego zadania,
- wykonywać zadania,
- zgłaszać wykonanie zadań do odpowiednich osób.
Co zrobić jeśli mój wyjazd otrzymał żółtą kartkę 🟨?
Przede wszystkim – jak najszybciej wykonaj zadanie, za które otrzymaliście żółtą kartkę 🟨. Jeśli nie ma preliminarza – uzupełnij go i wyślij do osoby zatwierdzającej. Jeśli nie ma kompletu KRK od wychowawców – zdobądź go jak najszybciej i daj znać osobie zatwierdzającej itd.
Następnie – zadbaj o to, aby nie otrzymać kolejnej żółtej kartki 🟨🟨. Trzecia żółta kartka 🟨🟨🟨 oznacza, że otrzymasz czerwoną kartkę 🟥 i wyjazd zostanie odwołany!
Nie zauważyłem, że minął mi termin na wykonanie zadania. Co mam zrobić?
W takiej sytuacji wystawiana jest żółta kartka 🟨 i trzeba jak najszybciej nadrobić zadanie.
Jeśli zdarzyło się to trzy razy 🟨🟨🟨, to dopiero wtedy wyjazd zostanie odwołany 🟥.
Nie zauważyłem, że minął mi i pierwszy, i drugi termin na wykonanie zadania. Co mam zrobić?
Nie możesz już nic zrobić. W takiej sytuacji wystawiana jest czerwona kartka i wtedy wyjazd zostanie odwołany 🟥.
Nie zauważyłem, że minął mi termin na zatwierdzenie merytoryczne w chorągwi. Co mam zrobić?
Ponieważ termin to tylko trzy tygodnie przed wyjazdem, to oznacza, że to ostatni moment na odwołanie wyjazdu 🟥 – w takim terminie nie ma już czasu na nadrabianie zaległości.
Dlaczego Okręg nie przypomniał mi o upływającym terminie? Jakbym wiedział wcześniej, to zdążyłbym wykonać zadanie.
Zgodnie z decyzją Zarządu przyjęliśmy założenie, że nie będziemy wysyłali monitów o terminach do poszczególnych osób. Informacja jest dostępna i przesyłana:
w uchwale Zarządu Okręgu (dostępna publicznie),na stronie www (dostępna publicznie),w Pakach Informacji (trafia do komendantów i kwatermistrzów na adres e-mail w domenie @zhr.pl),w specjalnej zakładce Raportu Przedobozowego (dostęp dla komendanta i kwatermistrza).
Na tej podstawie kadra może użyć odpowiednich narzędzi do przypominania o terminach (listy todo, e-maile, przypominajki, kalendarze itp.).
Zarząd postanowił, że jednak będziemy wysyłali przypomnienia o upływających terminach. Zostało to włączone w automatyczny system wysyłający kartki.
Ktoś mi nie wpisał daty wykonania zadania w terminarzu – czy dostanę za to żółtą kartkę 🟨?
Nie. Jeśli minie termin, a daty dalej nie będzie, to zostanie wysłana żółta kartka 🟨. Jeśli potem okaże się, że było to zgłoszone w terminie, to kartka zostanie automatycznie anulowana. Wystarczy, że uzupełni się datę w indywidualnym terminarzu wyjazdu.
Gdzie mogę sprawdzić czy ile mam wystawionych żółtych kartek?
Informacja o otrzymanych kartkach znajduje się w Raporcie Przedobozowym (plik RP) w Dysku Google wyjazdu. W razie wątpliwości – można dopytać u osoby zatwierdzającej lub koordynatora HAZ.
Kto dostaje informacje o żółtych kartkach 🟨?
Informacja na ten temat trafi do:
- komendanta,
- kwatermistrza,
- komendanta chorągwi, z której pochodzi komendant wyjazdu,
- koordynatora HAZ,
- osoby zatwierdzającej wyjazd.
Skąd mam wiedzieć, że otrzymałem czerwoną kartkę 🟥?
Informacje o odwołaniu wyśle Koordynator HAZ ([email protected]) do komendanta i kwatermistrza, z kopią do odpowiedniego komendanta chorągwi.
Co zrobić jeśli jedna drużyna nie dostarcza zatwierdzonego planu pracy na czas? Czy to oznacza, że pozostałe drużyny nie pojadą?
Tak – w skrajnym przypadku może dojść do takiej sytuacji.
Zgrupowanie drużyn, które podejmuje się wspólnego wyjazdu, musi liczyć się z tym, że każdy musi wykonać swoje zadanie na czas. W gronie kadry wyjazdu trzeba ustalić i wzajemnie potwierdzić zasady i plan działań, który nie dopuści do tego, aby taka sytuacja miała miejsce. Nie można czekać aż do ostatniego momentu, gdy przyjdzie deadline i wtedy sprawdzamy kto ma plan, a kto go nie ma.
W przypadkach, gdy zatwierdzone plany nie są dostarczone na czas (28 dni przed wyjazdem), to trzeba podejmować działania ograniczające szkody w przeciągu tygodnia (do 21 dni przed wyjazdem), na przykład:
- zatwierdzić plan pracy,
- wyłączyć drużynę ze zgrupowania,
- podjąć decyzję o połączeniu drużyny z inną drużyną na czas wyjazdu.
Należy działać przy wsparciu i w porozumieniu z odpowiednimi hufcami, chorągwiami i kadrą wyjazdu.
Mam zamówiony i częściowo opłacony ośrodek, a mój wyjazd ma zostać odwołany. Co mam zrobić w tej sytuacji?
Należy zgłosić się do koordynatora HAZ ([email protected]) w celu ustalenia dalszych działań.
Data ostatniej aktualizacji: 2023-01-28