WYTYCZNE ZATWIERDZANIA BIWAKÓW, OBOZÓW i ZIMOWISK W OKRĘGU MAZOWIECKIM ZHR
Niniejsze wytyczne mają służyć uporządkowaniu kwestii zgłaszania i zatwierdzania biwaków, obozów (kolonii itp.) i zimowisk, z uwzględnieniem specyfiki poszczególnych typów wyjazdów, z zachowaniem dbałości zarówno o zgodność z przepisami prawa jak i o harcerskiego ducha organizowanych wyjazdów.
Za podstawowy cel biwaku/kolonii/obozu/zimowiska uznaje się wychowanie człowieka metodą harcerską, w myśl Przyrzeczenia i Prawa Harcerskiego.
Każde wydarzenie organizowane w ramach ZHR, które trwać będzie więcej niż 24 h powinno być zgłoszone Zarządowi Okręgu oraz bezpośredniemu przełożonemu poprzez formularz na stronie Okręgu*.
W zależności od długości i liczby uczestników zmieniają się wymagania (merytoryczne, organizacyjne i finansowe), które muszą zostać spełnione, aby zrealizować przedsięwzięcie w ramach ZHR. Ze względu na przepisy prawa istotnie różnią się wymagania stawiane wyjazdom, które odbywają się w trakcie ferii szkolnych (wakacji, przerwy bożonarodzeniowej, ferii zimowych oraz przerwy wielkanocnej), w porównaniu do tych, które odbywają się w pozostałe dni roku szkolnego.
W związku z tym wyjazdy dzieli się na następujące typy:
- wydarzenia jednodniowe (max. 24 h),
- biwaki małe poza czasem ferii szkolnych** (do 50 uczestników),
- biwaki duże poza czasem ferii szkolnych** (powyżej 50 uczestników),
- biwaki HAL/HAZ obejmujące do 5 dni (max. 120 h) w czasie ferii szkolnych**,
- obozy/kolonie/zimowiska obejmujące powyżej 5 dni w czasie ferii szkolnych**,
- inne (np. półkolonie).
W tabeli poniżej przedstawiono wymagania dotyczące poszczególnych typów wyjazdów:
| TYP | ZGŁOSZENIE | WYMAGANIA MERYTORYCZNE | WYMAGANIA ORGANIZACYJNE | WYMAGANIA FINANSOWE |
|---|---|---|---|---|
| Wydarzenie jednodniowe | Nie podlega zgłoszeniu do Okręgu | Zgodne z rocznym planem pracy | Instruktor/wychowawca | Rozliczane w książce śródrocznej jednostki (odpowiada drużynowy) |
| Biwak mały | Zgłoszenie minimum 7 dni przed rozpoczęciem - przez formularz | Zgodny z rocznym planem pracy | Instruktor/wychowawca | Rozliczane w książce śródrocznej jednostki (odpowiada drużynowy) |
| Biwak duży | Zgłoszenie minimum 28 dni przed rozpoczęciem przez formularz formularz | Zgoda bezpośrednich przełożonych i zatwierdzony plan wydarzenia minimum 14 dni przed rozpoczęciem | Instruktor/wychowawca i przesłanie minimum 14 dni przed rozpoczęciem na adres [email protected]: - listy kadry - liczby uczestników - listy jednostek - adresu lub współrzędnych noclegów (w tym informacji o rodzaju rezerwacji miejsc/terenu); - zatwierdzonego planu pracy | Wydzielone rozliczenie projektu (odpowiada komendant biwaku ), złożenie dokumentacji do 14 dni od zakończenia. |
| Biwak HAL/HAZ | Zgłoszenie zgodnie z ogłoszonym przez Okręg terminarzem HAL/HAZ | Zatwierdzony plan pracy i zgoda Komendanta Chorągwi | Zgodnie z zasadami ogłoszonymi przez Okręg w danym roku | z zasadami ogłoszonymi przez Okręg w danym roku |
| Obóz/kolonia | Zgłoszenie zgodnie z ogłoszonym przez Okręg terminarzem HAL/HAZ | Zatwierdzony plan pracy i zgoda Komendanta Chorągwi | Zgodnie z zasadami ogłoszonymi przez Okręg w danym roku | z zasadami ogłoszonymi przez Okręg w danym roku |
| Inne | Zgłoszenie minimum 28 dni przed rozpoczęciem | Ustalane indywidualnie | Ustalane indywidualnie | Ustalane indywidualnie |
W uzasadnionych przypadkach odpowiedni Komendant Chorągwi może odstąpić od części wymagań merytorycznych względem konkretnego wyjazdu.
W uzasadnionych przypadkach Zarząd Okręgu może odstąpić od części wymagań organizacyjnych i finansowych względem konkretnego wyjazdu.
*Do zgłoszeń formularza będą mieli dostęp także hufcowi.
** Terminy ferii szkolnych w roku harcerskim 2017/2018:
23-31 XII 2017 – zimowa przerwa świąteczna,
15-28 I 2018 – ferie zimowe (woj. mazowieckie) lub 22 I – 4 II 2018 (woj. podlaskie),
29 III – 3 IV – wiosenna przerwa świąteczna,
23 VI – 31 VIII – wakacje.