Na koniec każdego roku kalendarzowego jednostki składają dokumentację finansowo-gospodarczą do rozliczenia w Okręgu lub Obwodzie.
Rozliczenia ruszyły!
9 listopada – wysłaliśmy wiadomości mailowe do osób posiadających dostęp do książek w ZiHeR jednostek jadących na HAZ (rozliczających się w okręgu).
30 listopada– wysłaliśmy przypomnienia o zapisach na rozliczenia do osób posiadających dostęp do książek w ZiHeR jednostek jadących na HAZ (rozliczających się w okręgu)
22 grudnia – wszystkie pozostałe jednostki rozliczające się w okręgu otrzymają mailowo informację o rozliczeniach.
Wkrótce – będzie dostępnych więcej terminów na złożenie dokumentacji.
Nie otrzymałaś/eś maila? Chciałabyś/byś złożyć dokumentację wcześniej? Napisz na [email protected].
Chcesz wziąć udział w srebrnym kursie kwatermistrzowskim?– daj nam znać tutaj. Poinformujemy Ciebie, kiedy ruszą zapisy na kolejną edycję kursu.
Wolisz się rozliczyć online czy w stacjonarnie w biurze okręgu?
Wybierz najbardziej dogodną formę dla siebie.
Bezpośrednio w Okręgu dokumentację można złożyć na dwa sposoby. Obwody mogą ustalić własne zasady i terminy składania dokumentacji.
Stacjonarnie w Biurze okręgu
1. Zapisujesz się na sprawdzenie dokumentacji w biurze w Arkuszu Google (dostęp tylko dla kont zhr.pl).
2. W umówionym terminie składasz dokumentację w biurze okręgu.
Pracownik Biura odrazu sprawdzi Twoją dokumentację i poinformuje Cię o ewentualnych poprawkach. W razie pytań odnośnie poprawek wyjaśnimy Twoje wątpliwości.
Jeśli potrzebujesz skorzystać z dostępnych w biurze materiałów, pieczątek aby przygotować dokumentację, zrób to przed umówionym czasem spotkania. Zarezerwowany termin to czas na przyjęcie i sprawdzenie dokumentacji.
3. Następnie wprowadzasz poprawki i donosisz ewentualne brakujące dokumenty.
4. Pracownik sprawdza poprawki.
5. Kiedy wszystko będzie w porządku otrzymasz od Okręgu maila z potwierdzeniem, że dokumentacja jest rozliczona.
Online
1. Zapisujesz się na rozliczenie online w Arkuszu Google (dostęp tylko dla kont zhr.pl).
1. Robisz zdjęcia/skany dokumentów (w odpowiedniej kolejności, zgodnie z wytycznymi) i przesyłasz je na [email protected]. Nagraliśmy film pokazujący jak zrobić to w prosty sposób: https://www.youtube.com/watch?v=SPMo_KAwQH0 .
2. W umówionym terminie pracownik Biura okręgu sprawdzi dokumentację i poinformuje Cię o ewentualnych poprawkach mailowo.
3. Wprowadzasz poprawki i przesyłasz zdjęcia/skany poprawek.
4. Po potwierdzeniu od biura okręgu, że dokumentacja jest w porządku, przesyłasz fizyczną dokumentację do okręgu.
Książkę wyślij takim sposobem, który zapewni możliwość ewentualnego wyśledzenia przesyłki. POLECAMY: Paczkomat InPost („nasz" to WAW58N, Puławska 86.
5. Kiedy wszystko będzie w porządku otrzymasz od Okręgu maila z potwierdzeniem, że dokumentacja jest rozliczona.
Co musi się znaleźć w dokumentacji jednostki?
Dokumenty księgowe opisane i podpisane przez komendanta oraz kwatermistrza jednostki [lub inną pełnoletnią osobę](faktury, KP itd.), składamy ułożone w odpowiedniej kolejności, spięte w skoroszycie lub „wąsach", BEZ KOSZULEK!
Jednostki jadące na HAZ – jeśli składają dokumentację:
- w listopadzie, powinna ona zawierać dokumenty zebrane od stycznia do października (bez listopada i grudnia).
- w grudniu, powinna ona zawierać dokumenty zebrane od stycznia do listopada (bez grudnia).
Pozostałe dokumenty należy złożyć w styczniu 2024 r.
1. ZM komendanta jednostki
1. 1. Zobowiązanie materialne komendanta jednostki
W ZM + za pomocą formularza elektronicznego należy zadeklarować kto oprócz komendanta jednostki może posiadać dostępy do ZiHeR oraz konta bankowego jednostki. Dotychczasowe dostępy zostaną usunięte!
1. 2. Zobowiązanie materialne kwatermistrza jednostki (jeśli dotyczy)
2. Sprawozdanie finansowe, 1% i biwaku/ROHIS (wygenerowane po 31 grudnia 2023)
W przypadku składania dokumentacji przed 31 grudnia 2023 sprawozdania należy donieść/dosłać do okręgu w styczniu 2024 r.
2. 1. Podpisane sprawozdanie finansowe jednostki
Sprawozdanie finansowe na ostatniej stronie zawiera protokół inwentaryzacji kasy. Protokół inwentaryzacji kasy również należy wypełnić! Powinien być podpisany przez co najmniej dwie osoby.
2. 2. Podpisane sprawozdanie 1%
2. 3. Podpisane sprawozdanie finansowe – Biwaki (jeśli rozliczano biwak w ZiHeR) NOWOŚĆ!
Do sprawozdania należy dołączyć zgody rodziców na przekazanie salda, jeśli składki programowe biwaku nie były wydane w całości.
Aby wygenerować sprawozdanie dla Biwaków należy wejść w Raporty>>Sprawozdania finansowe dla dotacji>>Następnie jako rodzaj dotacji wybieramy Biwaki>>Drukuj. Składki programowe nie są dotacją, natomiast ze względów technicznych to sprawozdanie jest dostępne w tym miejscu w ZiHeR.
2. 4. Podpisane sprawozdanie finansowe dla dotacji – ROHIS (jeśli rozliczano ROHIS w ZiHeR)
3. Książka finansowa (kasowa czyli ta z gotówką)
3. 1. Wydruk książki z ZiHeR (nie musisz drukować książki od razu, możesz zrobić to po sprawdzeniu, że dokumentacja nie wymaga żadnych poprawek we wpisach w ZiHeR) Od tego roku nie wymagamy podpisywania wydruków książek. NOWOŚĆ!
3. 2. Dokumenty książki finansowej (faktury, kwity KP itd.) BEZ KOSZULEK!
4. Książka bankowa
4. 1. Wydruk książki z ZiHeR (nie musisz drukować książki od razu, możesz zrobić to po sprawdzeniu, że dokumentacja nie wymaga żadnych poprawek we wpisach w ZiHeR) Od tego roku nie wymagamy podpisywania wydruków książek. NOWOŚĆ!
4. 2. Dokumenty książki bankowej (wyciągi – ostatni wygeneruje się po 31 grudnia, faktury, kwity KP itd.) BEZ KOSZULEK!
5. Książka inwentarzowa
W ZM należy zaznaczyć, czy jednostka otrzymała/nabyła/dokonała kasacji wyposażenia w danym roku:
- jeśli nie, należy podpisać odpowiednie oświadczenie na druku ZM, nie ma konieczności składania książki,
- jeśli tak, składamy:
5. 1. PODPISANY wydruk książki (wszystkie lata) z ZiHeR (nie musisz drukować książki od razu, możesz zrobić to po sprawdzeniu, że dokumentacja nie wymaga żadnych poprawek we wpisach w ZiHeR)
5. 2. Dokumenty książki inwentarzowej (kwestionariusze przychodowe inwentarza, protokoły kasacji itp.) BEZ KOSZULEK!
2022
Zapisy na rozliczanie jednostek bezpośrednio w Okręgu Mazowieckim ZHR prowadzimy elektronicznie – jeśli nie dostałeś/aś informacji o rozliczeniu jednostki, napisz na [email protected].
Jednostki należące do Obwodów Praga Południe i Płock rozliczają dokumentację w swoich obwodach (terminy uzgadniacie indywidualnie).
Jednostki biorące udział w najbliższym HAZ powinny złożyć dokumentację przed zatwierdzaniem wyjazdu (maksymalnie do 6 grudnia dla zimowisk w przerwie świątecznej oraz do 30 grudnia dla zimowisk odbywających się w ferie zimowe).
Co musi znaleźć się w dokumentacji jednostki?
- Zobowiązanie Materialne komendanta jednostki (drużynowy/hufcowy/szczepowy/…) oraz ewentualnie kwatermistrza jednostki
- podpisany wydruk książki finansowej z programu ZiHeR (wszystkie pozycje)
- wydrukowane i podpisane sprawozdanie finansowe z programu ZiHeR
- wydrukowane i podpisane sprawozdanie finansowe 1% z programu ZiHeR (jeśli dotyczy)
- opisane i podpisane przez komendanta i kwatermistrza wszystkie dokumenty księgowe (faktury, KP itd.), ułożone w odpowiedniej kolejności, spięte w skoroszycie lub „wąsach", bez koszulek!
Jeśli jednostka korzysta z konta bankowego:
- podpisany wydruk książki bankowej z programu ZiHeR
- dokumenty książki bankowej (wyciągi + faktury itd.)
Jeśli jednostka posiada wyposażenie:
- wydruk książki inwentarzowej (całość posiadanego inwentarza)
- spis z natury (inwentarzowy) według stanu na 31 grudnia
- spis z natury (sprzętu małowartościowego) według stanu na 31 grudnia
Szczegółowe wytyczne dotyczące sporządzania dokumentacji zostały rozesłane mailowo (w formie checklisty) do osób odpowiedzialnych za książki finansowe.
Jeśli chcesz porządnie przygotować książkę finansową do sprawdzenia skorzystaj z checklisty:
W razie wątpliwości prosimy o kontakt na [email protected] (lub z odpowiednim obwodem).