| DATA | ZADANIE | KOMENTARZ |
|---|---|---|
| 1 września 2026 | Otwarcie zgłoszeń HAZ 2027 | Za pomocą formularza zgłaszamy wyjazd, podając dane, które są potrzebne do utworzenia dysku obozu oraz przygotowania wniosku do Kuratorium Oświaty. Ewentualne zmiany w szczegółach wyjazdu będzie można nanieść później w utworzonym raporcie przedobozowym. Do zgłoszenia wyjazdu wymagany jest e-mail komendanta i kwatermistrza w domenie @zhr.pl. |
| Do 1 października 2026 | Zgłoszenie wyjazdu przez formularz | https://forms.gle/CLqGKHYoTo28VfbD9 |
| Do 8 października 2026 | Utworzenie folderów wyjazdów na Dysku Google przez Biuro Okręgu | https://forms.gle/U6D6XhGcW7tgFfQX6 |
| Do 19 października 2026 | - Wypełnienie listy kadry w raporcie przedobozowym - Zgłoszenie preliminarza finansowego do zatwierdzenia - Złożenie wniosku o dostęp do konta bankowego i wydanie karty płatniczej | Należy wypełnić listę kadry w raporcie przedobozowym na Dysku Google. Jest to konieczne, żeby na czas otrzymać zaświadczenie instruktorskie oraz zaświadczenia o wolontariacie potrzebne do zwolnienia z opłat przy pobieraniu wypisu z KRK. Po uzupełnieniu należy wysłać maila na [email protected]. Na stronach 3 i 4 instrukcji dostępna jest informacja jak uzyskać dostęp do systemu bankowości elektronicznej oraz jak otrzymać kartę bankową. |
| 22 października 2026 | Zaświadczenia instruktorskie i do KRK gotowe do odbioru w siedzibie Okręgu. Niezwłoczne odebranie zaświadczeń gwarantuje możliwość pobrania e-KRK, na które można czekać nawet do 2 tygodni | Jeżeli komendant do 22 października wypełni listę kadry i zgłosi to na maila [email protected], to będzie mógł odebrać zaświadczenia w tym terminie. |
| 4 listopada 2026, godz. 18:30 | Odprawa dla komend wyjazdów z koordynatorem HAZ | 18:30-21:00 Miejsce - siedziba Biura Okręgu ul. Ursynowska 36/38 W trakcie odprawy przypomnimy sobie zasady zatwierdzania wyjazdów. Będzie to też okazja do omówienia ew. wątpliwości z koordynatorem HAZ. |
| Do 42 dni (6 tygodni) przed wyjazdem | - Wypełnienie zgłoszenia do Kuratorium Oświaty - Wgranie na dysk Google: →opinii Straży Pożarnej (nie dotyczy wyjazdów wędrownych oraz wyjazdów zagranicznych) →zaświadczeń z KRK komendanta i wychowawców →dokumentów potwierdzających uprawnienia komendanta i wychowawców | Dokumenty te są niezbędne, aby wyjazd mógł zostać zgłoszony do Kuratorium Oświaty. Dokumentami potwierdzającymi uprawnienia wychowawcy są: - zaświadczenie instruktorskie z okręgu lub - zaświadczenie o ukończeniu kursu na wychowawcę wypoczynku i świadectwo ukończenia szkoły średniej Dokumentami potwierdzającymi uprawnienia komendanta są: - zaświadczenie o posiadaniu stopnia phm./hm. z okręgu lub - zaświadczenie o ukończeniu kursu na kierownika wypoczynku, zaświadczenie o posiadaniu stopnia pwd. i trzyletnim stażu opiekuńczo-wychowawczym |
| Do 35 dni (5 tygodni) przed wyjazdem | Biuro Okręgu przesyła uwagi do zgłoszenia do Kuratorium Oświaty | Każde zgłoszenie jest szczegółowo sprawdzane w celu uniknięcia odrzucenia zgłoszenia przez Kuratorium Oświaty. |
| Do 28 dni (4 tygodni) przed wyjazdem | Wgranie na dysk zatwierdzonych planów pracy jednostek i poproszenie chorągwi/namiestnictwa o zatwierdzenia merytoryczne | Plany zatwierdza się osobno w każdej chorągwi/namiestnictwie. Jeżeli zbierzesz wszystkie plany pracy z jednej chorągwi lub namiestnictwa, nie musisz czekać na pozostałe. Nie zwlekaj i zgłoś gotowość jak najszybciej! |
| Do 21 dni (3 tygodnie) przed wyjazdem | Zakończenie zatwierdzenia merytorycznego w chorągwiach/ namiestnictwie i finansowo-organizacyjnego w Okręgu/Obwodzie | Plany zatwierdza się osobno w każdej chorągwi/namiestnictwie. W celu uzyskania zatwierdzenia finansowo-organizacyjnego, należy spotkać się z osoba zatwierdzającą wyjazd z ramienia Okręgu/Obwodu. Na spotkanie należy umówić się ze stosownym wyprzedzeniem, żeby mieć czas na uzupełnienie ew. braków. Potwierdzeniem zatwierdzenia finansowo-organizacyjnego zimowiska jest wpis w indywidualnym terminarzu na Dysku Google oraz e-mail wysłany przez osobę zatwierdzającą wyjazd do komendanta i kwatermistrza (do wiadomości koordynatora HAZ). |
| 23-31 grudnia 2026 | Zimowa przerwa świąteczna | |
| Do 14 stycznia 2027 | Złożenie dokumentacji finansowej wyjazdu za rok 2026, w Okręgu/Obwodzie | Dokumentację należy złożyć po wcześniejszym umówieniu się na konkretny termin. W trakcie jej przyjmowania, zostanie ona wstępnie sprawdzona. Do tego czasu wszystkie zaliczki powinny zostać rozliczone, a kwatermistrz / komendant powinni mieć w dyspozycji wszystkie pieniądze i dokumenty źródłowe. Obowiązkiem komendanta i kwatermistrza jest wspólne skontrolowanie zgodności salda po wyjeździe. |
| Do 21 stycznia 2027 | Otrzymanie uwag do złożonej dokumentacji finansowej za rok 2026 | Zarząd zobowiązuje się, że każda kompletna dokumentacja złożona w terminie, zostanie sprawdzona w czasie nie dłuższym niż 14 dni. |
| Do 31 stycznia 2027 | Finalne rozliczenie dokumentacji finansowej za rok 2026 | |
| Do 14 dni (2 tygodnie) po złożeniu dokumentacji | Otrzymanie uwag do złożonej dokumentacji (finansowej, merytorycznej i organizacyjnej) | Zarząd zobowiązuje się, że każda kompletna dokumentacja złożona w terminie, zostanie sprawdzona w czasie nie dłuższym niż 14 dni. |
| Do 28 dni (4 tygodnie) po zakończenia wyjazdu | Zakończenie wydawania pieniędzy z budżetu wyjazdu | Faktury z późniejszego okresu nie będą mogły zostać zaksięgowane. Termin ten wynika z tego, że trudno jest o merytoryczne uzasadnienie wydatków związanych z wyjazdem ponad miesiąc po jego zakończeniu. W tym terminie wszystkie wydatki powinny być już zaksięgowane. Do tego czasu należy dokonać weryfikacji, czy saldo pozostałe po wyjeździe nie przekracza 10% wpłat – w takim przypadku należy dokonać zwrotów środków własnych i składek programowych. |
| Do 70 dni (10 tygodni) po zakończeniu wyjazdu | Finalne rozliczenie wyjazdu | Po potwierdzeniu przez sprawdzającego, że dokumentacja jest w pełni rozliczona, Zarząd Okręgu dokonuje finalne sprawdzenie poprawności i przekazuje dokumentację finansową do zaksięgowania. |