21 września 2019
Nasze obozy i kolonie powoli kończą swoje rozliczenia, co dla Was wiąże się często z ogromną radością – przyjęciem po wyjeździe salda, czasem też sprzętu. W dzisiejszym odcinku (oszukanym, bo w sobotę, ale naszym zdaniem potrzebnym na już) dowiecie się, na co zwrócić uwagę przy obu tych radościach, tak żeby przetrwały również moment Waszego rozliczenia 😉
Zanim przejdziemy do konkretów, jedna uwaga ogólna: przy wszelkich „transakcjach” między Wami a kadrą wyjazdu sprawdzajcie, czy wszystkie kwity zostały wypisane tak, jak uważacie to za stosowne, i nie wahajcie się w razie czego prosić o ich poprawienie. Nie chodzi tu oczywiście o brak zaufania do kwatermistrza wyjazdu, tylko o świadomość, że nawet najlepszemu kwatermistrzowi zdarzają się pomyłki. Wasz podpis pod kwitem (czy to KP czy inwentarzowym) potwierdza, że przyjmujecie na swoją książkę (czyli materialnie – na siebie) dokładnie to, co jest w kwicie zawarte (dokładnie taką kwotę salda, dokładnie taką ilość i wartość sprzętu). Warto więc poświęcić chwilę na upewnienie się, co konkretnie na siebie bierzecie.
SALDO
Tak jak przy przyjmowaniu np. składek członkowskich, przy przyjmowaniu salda po obozie czy kolonii wystawiacie wpłacającemu kwit KP z Waszego kwitariusza, na przykład tak jak poniżej.
Zwróćcie uwagę na następujące elementy:
A. wpłacającym jest u nas „HAL 2019 kom. Lichnowski” – taki zapis (podanie roku i komendanta) pozwala na łatwe zlokalizowanie, od którego wyjazdu dostaliście saldo
B. należność to „przekazanie salda po obozie” (oczywiście zamiast „obozu” może też być „kolonia”, „HAL” itd.)…
C. …a do tego zapisana została nazwa drużyny – to z kolei pozwala stwierdzić, jakiej jednostce obóz przekazał saldo
D. data – saldo musi zostać przekazane w tym samym roku, w którym odbył się obóz!
E. pod kwitem podpisuje się osoba odpowiedzialna materialnie za jednostkę, która przyjmuje saldo
Z punktu widzenia jednej drużyny czy gromady elementy A i C mogą wydawać się Wam mało istotne, ale potrafią być naprawdę pomocne dla Obwodu czy Okręgu, gdzie przewijają się setki różnych kwitów.
Oryginał wystawionego kwitu (pierwsza, ta najczęściej biała wersja) wędruje do odpowiedniego wyjazdu, kopia (druga, różowa) do Waszej książki śródrocznej. W ZiHeRze saldo po HAL wpisujemy w kolumnie darowizny [od 2020 roku: Darowizny – salda po HAL/HAZ] – jest to pozostałość pieniędzy, które za wyjazd wpłacili rodzice i zgodzili się przekazać je na Waszą pracę w ciągu roku.
SPRZĘT
Książka inwentarzowa ma swój odpowiednik kwitariusza z książki finansowej – kwity przychodowe inwentarza, które możecie znaleźć w wersji elektronicznej na stronie Okręgu (tutaj). Podobnie jak w przypadku salda, jeden kwit musi znaleźć się w dokumentacji obozu, drugi w Waszej dokumentacji śródrocznej – zwykłe kartki nie są samokopiujące tak jak KP, więc albo wypełniacie dwa kwitki tymi samymi informacjami, albo wypełniacie raz i robicie ksero.
Kwity inwentarzowe wydają się budzić lekki niepokój, a zupełnie niepotrzebnie – spójrzcie niżej.
Na niebiesko oznaczone są elementy, których wypełnienie należy do Was (jako jednostki śródrocznej). Dlaczego? Tak jak już powiedzieliśmy, kwity przychodowe inwentarza (KPI) są odpowiednikiem kwitów przychodowych po prostu (KP), książka inwentarzowa może być tu odpowiednikiem książki finansowej. Różnica polega w zasadzie wyłącznie na tym, że kwity KP macie ponumerowane od razu, kwity KPI numerujecie sami (kolejnymi numerami w danym roku). To wobec tego od stanu Waszej, śródrocznej książki inwentarzowej zależy, jaki numer będzie miał kwit KPI i w której pozycji w książce znajdzie się dany sprzęt.
Na pomarańczowo zaznaczona została kolumna „cena jednostkowa” – jest to kolumna, która jest dla Was ważna, ale której powinna dopilnować również kadra obozu. Dlaczego? Kwota z kwitu musi zgadzać się z kwotą na fakturze potwierdzającej zakup sprzętu, a faktura ta znajduje się w dokumentacji obozowej.
W końcu na pomarańczowo–niebiesko oznaczona została rubryka „symbol inwentarzowy” – jest ona ważna zarówno dla Was, jak i dla obozu. Warto dogadać się tak, żeby symbol inwentarzowy był zarówno spójny z całą książką śródroczną, jak i jasny w ramach obozu (żeby np. symbole nie powtarzały się w obrębie jednego obozu).
Zgodnie z interpretacją obecnego Zarządu Okręgu, przyjmującym sprzęt jesteście Wy (osoba odpowiedzialna materialnie za jednostkę), wydającym sprzęt jest komendant lub kwatermistrz obozu (nie członek Zarządu, tak jak jest to zapisane w skrypcie śródrocznym).
Pozostałe u Was wersje kwitów KPI podpinacie przy rozliczeniu do wypełnionej i wydrukowanej książki inwentarzowej.