Instrukcja wystawiania umów zlecenia w Okręgu Mazowieckim ZHR podczas Harcerskiej Akcji Letniej 2024
1. Komendant/przedstawiciel wyjazdu wypełnia formularz: https://tally.so/r/w24VAg. Niezbędny jest numer
telefonu i adres mailowy pracownika. W formularzu komendant podaje także wysokość wynagrodzenia,
podaje czy Biuro Okręgu ma pobrać podatek i składki ZUS od umowy samodzielnie oraz w jaki sposób
odbierze umowę. Komendant otrzyma potwierdzenie przesłania zgłoszenia umowy. Jeśli pracownik nie
posiada adresu mailowego, należy skontaktować się z [email protected].
2. Na podstawie uzupełnionych danych, na adres mailowy i telefon pracownika zostanie wysłane do
wypełnienia oraz podpisania oświadczenie do umowy.
3. Po podpisaniu oświadczenia, osoba zgłaszająca pracownika zostanie o tym powiadomiona mailowo.
Oświadczenie zostanie zaś przekazane do księgowości w celu przygotowania umowy.
4. Kiedy umowa zostanie przygotowana, osoba zgłaszająca pracownika otrzyma mailowo informację
o wysokości składek na ZUS i podatku od umowy zlecenia.
a. Jeśli została wyrażona zgoda, to składki zostaną pobrane z konta wyjazdu przez Biuro Okręgu.
b. W przypadku braku zgody, należy przesłać potwierdzenie przelewu składek na ZUS i podatku
na [email protected]. W tytule należy podać nazwisko komendanta obozu oraz informację za
kogo płacone są składki i podatek. Przykładowo: „HAL 2024 kom. Abacki – podatek i składka
ZUS za pielęgniarkę (Anna Kowalska)”.
5. Kiedy umowa będzie podpisana przez Zarząd Okręgu, osoba zgłaszająca pracownika otrzyma informację,
że umowa jest gotowa do odbioru. W przypadku wyboru odpowiedniej opcji w formularzu, umowa
zostanie wysłana pocztą. Czas oczekiwania na wystawienie umowy wynosi do dwóch tygodni. Umowy są
zazwyczaj wystawiane i podpisywane we wtorki wieczorem. Jeśli oświadczenie zostanie wypełnione do
poniedziałku, umowa prawdopodobnie zostanie wystawiona we wtorek.
6. Umowa jest wystawiana w dwóch egzemplarzach. Na odwrocie umowy znajduje się rachunek do umowy
zlecenia. Oba egzemplarze umowy muszą zostać podpisane przez pracownika. Jeden egzemplarz umowy
pozostaje u pracownika, a drugi należy wpiąć do segregatora z dokumentami z książki bankowej, przy
pozycji, w której wykonaliśmy przelew wynagrodzenia. Poza tym, ksero umowy umieszczamy
w dokumentacji merytorycznej.
7. Wraz z podpisaniem umowy, pracownik podpisuje też wydruk oświadczenia do umowy zlecenia (który
zostanie wydany wraz z umową). Dokument ten należy wpiąć do segregator z dokumentami z książki
bankowej, obok umowy zlecenia.
8. Na 3 dni przed rozpoczęciem pracy przez pracownika, osoba zgłaszająca pracownika otrzyma mailowo
indywidualny link do formularza, w którym należy potwierdzić rozpoczęcie pracy przez pracownika. Jest
to ważne ze względów podatkowych.
WAŻNE! Każda umowa posiada oddzielny spersonalizowany link! Nie należy wykorzystywać tego samego
linku do potwierdzenia pracy kilku pracowników.
9. Po zakończeniu pracy, wypłacamy wynagrodzenie przelewem. Wynagrodzenie, podatek od umowy i
składki ZUS w książce finansowej księgujemy w kategorii „wynagrodzenia”.
W przypadku pytań technicznych lub sugestii odnośnie procesu pisz na: [email protected]
W przypadku pytań merytorycznych: [email protected]
Opracował: pwd. Jakub Mendza i phm. Jan Massé