HAZ 2021 – rozliczanie odwołanych wyjazdów

Zasady rozliczania finansowo-organizacyjnego odwołanych wyjazdów na HAZ 2021.

Kto musi się rozliczyć?

Każdy wyjazd, który:

  • zebrał środki finansowe na organizację wyjazdu i/lub
  • wydał pieniądze na organizację wyjazdu

musi się rozliczyć z powierzonych oraz wydanych pieniędzy.

Kiedy należy się rozliczyć?

Rozliczenie musi zostać złożone w Okręgu do końca roku kalendarzowego 2020. Wynika to z tego, że wszystkie operacje z roku 2020 musimy uwzględnić w rozliczeniu rocznym Okręgu.

U kogo należy się rozliczyć?

Wyjazdy muszą złożyć dokumentację finansową w biurze Okręgu (ul. Ursynowska 36/38, 02-605 Warszawa). Ze względu na małą objętość dokumentacji radzimy umówić się na spotkanie w biurze Okręgu w celu sprawdzenia dokumentacji na miejscu i (jeśli będzie to możliwe) naniesienia poprawek od razu po sprawdzeniu. Zakładamy, że większość wyjazdów będzie mogła zamknąć temat na jednym spotkaniu w Okręgu – liczba spotkań i niezbędnych poprawek zależy też od Was!

Link do zapisów na rozliczenia: https://forms.gle/ocTjQEPZngJHqAq86

Biuro jest otwarte w godzinach opisanych na stronie https://mazowsze.zhr.pl/praca-okregu-mazowieckiego-zhr-w-grudniu-2020-2/. W szczególności proszę pamiętać o ograniczonej pracy biura w tygodniach świątecznym i noworocznym!

Koordynator ds. HAZ wyśle ostateczne potwierdzenie rozliczenia wyjazdu do komendanta i kwatermistrza.

Jak przygotować rozliczenie?

Poniżej opisano różne scenariusze:

Nie zebrałem ani nie wydałem pieniędzy

W takiej sytuacji nie trzeba składać rozliczenia finansowego. Ewentualne koszty utrzymania konta bankowego weźmie na siebie Okręg.

Wydałem pieniądze, ale nie zebrałem jeszcze wpłat

W takiej sytuacji należy przekazać odpowiednie dokumenty do rozliczenia w książkach śródrocznych jednostek.

Zebrałem pieniądze, ale nie wydałem ich na nic

Pieniądze należy zwrócić wpłacającym w całości.

Zebrałem i wydałem pieniądze

Należy zaksięgować wszystkie koszty, a następnie zwrócić pozostałe pieniądze wpłacającym, proporcjonalnie do wpłaconej kwoty. Każda zwrócona wpłata musi być pomniejszona nie o taką samą kwotę, ale różną, zależnie od tego ile kto wpłacił (w stosunku do pozostałych).

Dokumenty do złożenia rozliczenia

HAZ 2021 – Dokumenty składane po wyjeździe

Oczekujemy od Was złożenia dokumentów opisanych w rozdziale I – Dokumentacja finansowa. W tej wyjątkowej sytuacji (odwołane wyjazdy) należy złożyć następujące dokumenty:

  • Ib) Książka kasowa ze wszystkimi dowodami księgowymi,
  • Ic) Książka bankowa z wyciągami i wszystkimi dowodami księgowymi
  • Id) Kwitariusz przychodowy (o ile był używany)
  • If) Lista odpłatności odzwierciedlająca rzeczywiste wpłaty i zwroty
  • Ih) Raport poobozowy podpisany przez komendanta (w dwóch egzemplarzach)

Nie trzeba składać następujących dokumentów:

  • Ia) Oświadczenie dot. kontroli salda podpisane przez komendanta i kwatermistrza
  • Id) Kwitariusz przychodowy (o ile nie był używany)
  • Ie) Zeszyt zaliczek
  • Ig) Sprawozdanie z obrotu środkami trwałymi na obozie

Przypominamy, że jeżeli książka kasowa była pusta, to także należy ją złożyć z pozostałą dokumentacją.