Zatwierdzanie finansowo-organizacyjne – check-lista – czyli co Ci będzie potrzebne…

W momencie zatwierdzania komendant obozu/kolonii/zimowiska (ilekroć użyte jest słowo obóz, rozumie się przez nie także kolonie i zimowisko) musi mieć:

0 – Potwierdzenie zatwierdzenia merytorycznego

I – Uczestnicy i kadra

  1. zbiorczą listę uczestników obozu podpisaną przez komendanta obozu
  2. listę kadry wychowawczej i pomocniczej podpisaną przez komendanta obozu
  3. kompletnie (!) wypełnione karty kwalifikacyjne wszystkich uczestników obozu
  4. zaświadczenia lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych (ew. książeczki pracownicze) kadry wychowawczej 
  5. potwierdzenie uprawnień komendanta obozu (zaświadczenie o ukończeniu kursu kierowników oraz o trzyletnim stażu wychowawczym lub zaświadczenie o stopniu instruktorskim co najmniej podharcmistrza).
  6. zaświadczenia lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych (ew. książeczki pracownicze) kadry mającej styczność z żywnością
  7. potwierdzenie uprawnień wychowawców (zaświadczenia o ukończeniu kursu wychowawców wypoczynku lub zaświadczenie o stopniu instruktorskim)
  8. zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego o niekaralności kierownika i wszystkich wychowawców
  9. deklaracje w sprawie ochrony życia i zdrowia uczestników (DD) komendanta i wszystkich wychowawców
  10. zobowiązania majątkowe (ZM) komendanta i kwatermistrza 
  11. umowy zlecenia wraz z oświadczeniami (jeśli były zawierane)
  12. umowy wolontariackie z kadrą obozu (jeśli były zawierane)
  13. kserokopie uprawnień dwóch ratowników wodnych (jeśli uczestnicy będą się kąpać poza publicznymi kąpieliskami strzeżonymi)
  14. kserokopię uprawnień opieki medycznej
  15. kserokopie innych odpowiednich uprawnień

II – Miejsce

  1. zaświadczenie o umieszczeniu obozu/kolonii w „Bazie wypoczynku” MEN (nadany numer wpisu w kuratorium)
  2. pisemną zgodę właściciela terenu lub potwierdzenie rezerwacji miejsc noclegowych

III – Finanse

Te wymagania finansowe, które są narzucone przez Okręg, mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa finansowego obozów i opierają się na wieloletnich doświadczeniach.

  1. zebrane co najmniej 70% składek programowych
  2. założony zeszyt zaliczek
  3. elektroniczną książkę finansowa ze zgodnym saldem
  4. listę odpłatności podpisaną przez komendanta obozu
  5. potwierdzenie wpłaty kosztów administracyjnych – 7%

IV – Brak zaległości jednostek – informacje w arkuszu zatwierdzania online

  1. opłacone składki członkowskie przez każdą drużynę jadącą na obóz
  2. opłacone składki instruktorskie przez kadrę instruktorską
  3. rozliczona dokumentacja finansowa i inwentarzowa (za ubiegły rok)

V – Inne

  1. szkolenie ukończone przez kwatermistrza
  2. ponadto dobrze, jeśli będzie miał ze sobą również: swojego kwatermistrza, dobry nastrój oraz 2,5 kg cierpliwości 😉

Przy organizacji obozu trzeba pamiętać o:

  1. umowę użyczenia samochodu oraz inne umowy związane z obozem
  2. wyniki badania wody pitnej oraz z kąpieliska
  3. umowę na wywóz nieczystości

Lista dokumentów, które należy zostawić w Okręgu/Obwodzie zatwierdzając obóz

Przypisy – w tym definicje niektórych urzędniczych pojęć