Wytyczne zatwierdzania biwaków, obozów i zimowisk w Okręgu Mazowieckim ZHR

Niniejsze wytyczne mają służyć uporządkowaniu kwestii zgłaszania i zatwierdzania biwaków, obozów (kolonii itp.) i zimowisk, z uwzględnieniem specyfiki poszczególnych typów wyjazdów, z zachowaniem dbałości zarówno o zgodność z przepisami prawa jak i o harcerskiego ducha organizowanych wyjazdów.

Za podstawowy cel biwaku/kolonii/obozu/zimowiska uznaje się wychowanie człowieka metodą harcerską, w myśl Przyrzeczenia i Prawa Harcerskiego.

Każde wydarzenie organizowane w ramach ZHR, które trwać będzie więcej niż 24 h powinno być zgłoszone Zarządowi Okręgu oraz bezpośredniemu przełożonemu poprzez formularz na stronie Okręgu*.

W zależności od długości i liczby uczestników zmieniają się wymagania (merytoryczne, organizacyjne i finansowe), które muszą zostać spełnione, aby zrealizować przedsięwzięcie w ramach ZHR. Ze względu na przepisy prawa istotnie różnią się wymagania stawiane wyjazdom, które odbywają się w trakcie ferii szkolnych (wakacji, przerwy bożonarodzeniowej, ferii zimowych oraz przerwy wielkanocnej)**, w porównaniu do tych, które odbywają się w pozostałe dni roku szkolnego.

W związku z tym wyjazdy dzieli się na następujące typy:

a) wydarzenia jednodniowe (max. 24 h),
b) biwaki małe poza czasem ferii szkolnych** (do 50 uczestników),
c) biwaki duże poza czasem ferii szkolnych** (powyżej 50 uczestników),
d) biwaki HAL/HAZ obejmujące do 5 dni (max. 120 h) w czasie ferii szkolnych**,
e) obozy/kolonie/zimowiska obejmujące powyżej 5 dni w czasie ferii szkolnych**,
f) inne (np. półkolonie).

W tabeli poniżej przedstawiono wymagania dotyczące poszczególnych typów wyjazdów:

TYPZGŁOSZENIEWYMAGANIA MERYTORYCZNEWYMAGANIA ORGANIZACYJNEWYMAGANIA FINANSOWE
Wydarzenie jednodnioweNie podlega zgłoszeniu do OkręguZgodne z rocznym planem pracyInstruktor/wychowawcaRozliczane w książce śródrocznej jednostki (odpowiada drużynowy)
Biwak małyZgłoszenie minimum 7 dni przed rozpoczęciem - przez formularzZgodny z rocznym planem pracyInstruktor/wychowawcaRozliczane w książce śródrocznej jednostki (odpowiada drużynowy)
Biwak dużyZgłoszenie minimum 28 dni przed rozpoczęciem - przez formularzZgoda bezpośredniego przełożonego i zatwierdzony plan wydarzenia minimum 14 dni przed rozpoczęciem wydarzeniaInstruktor/wychowawca i przesłanie na 14 dni przed rozpoczęciem na mazowsze@zhr.pl:
- listy kadry
- listy uczestników
- listy jednostek
- adresu lub współrzędnych noclegu (w tym informacji o rodzaju rezerwacji)
- zatwierdzonego planu pracy
Wydzielone rozliczenie projektu (odpowiada komendant biwaku)

Złożenie dokumentacji do 14 dni od zakończenia
Biwak HAL/HAZZgłoszenie zgodnie z ogłoszonym przez Okręg terminarzem HAL/HAZZatwierdzony plan pracy i zgoda Komendanta ChorągwiZgodnie z zasadami ogłoszonymi przez Okręg w danym rokuZgodnie z zasadami ogłoszonymi przez Okręg w danym roku
Obóz/koloniaZgłoszenie zgodnie z ogłoszonym przez Okręg terminarzem HAL/HAZZatwierdzony plan pracy i zgoda Komendanta ChorągwiZgodnie z zasadami ogłoszonymi przez Okręg w danym rokuZgodnie z zasadami ogłoszonymi przez Okręg w danym roku
InneZgłoszenie minimum 28 dni przed rozpoczęciemUstalane indywidualnieUstalane indywidualnieUstalane indywidualnie

W uzasadnionych przypadkach odpowiedni Komendant Chorągwi może odstąpić od części wymagań merytorycznych względem konkretnego wyjazdu.

W uzasadnionych przypadkach Zarząd Okręgu może odstąpić od części wymagań organizacyjnych i finansowych względem konkretnego wyjazdu.


*Do zgłoszeń formularza będą mieli dostęp także hufcowi.
** Terminy ferii szkolnych w roku harcerskim 2017/2018:
23-31 XII 2017 – zimowa przerwa świąteczna,
15-28 I 2018 – ferie zimowe (woj. mazowieckie) lub 22 I – 4 II 2018 (woj. podlaskie),
29 III – 3 IV – wiosenna przerwa świąteczna,
23 VI – 31 VIII – wakacje.