HAZ 2019 – Terminarz Harcerskiej Akcji Zimowej 2019

Poniżej prezentujemy Terminarz Harcerskiej Akcji Zimowej 2019. W najbliższych dniach opublikujemy formularz zgłaszania zimowisk.

TERMINARZ HAZ 2019
PRZYGOTOWANIA
do 4 listopada 2018 r.Zgłoszenie biwaków zimowych i zimowisk do Okręgu za pomocą formularzy dostępnych na stronie.
Za pomocą formularza zgłaszamy biwak zimowy i zimowisko wstępnie, podając dane, które potrzebne są nam do wniosku dotacyjnego. Gdy będzie się coś zmieniało (miejsce, liczba osób), należy poinformować o tym Okręg przesyłając maila na mazowsze@zhr.pl
8 października – 23 listopada 2018 r.Zakładanie kont zimowiskowych.
Żeby uzyskać dostęp do konta, należy skontaktować się z Martą Babiarz (finanse.mazowsze@zhr.pl)
do 16 listopada 2018 r.Zgłaszanie do Biura Okręgu listy wychowawców, tak żeby na czas otrzymać zaświadczenia o wolontariacie potrzebne do bycia zwolnionym z opłat przy pobieraniu wypisu z KRK oraz zaświadczenia o byciu instruktorem. Do tego dnia wszyscy wychowawcy mają mieć już przyznany rozkazem stopień instruktorski lub zrobiony kurs wychowawcy wypoczynku.
Osoby, które spodziewają się zamknąć stopień pwd. w okresie listopad - styczeń, zobligowane są mimo wszystko ukończyć kurs wychowawców kolonijnych do dn. 16 listopada.
24-25 listopada 2018 r.kurs finansów HAL/HAZ
1-2 grudnia 2018 r.Kurs kierowników wypoczynku w Okręgu.
Jako wolnych słuchaczy zapraszamy też komendantów, którzy mają już uprawnienia kierownika wypoczynku, ale chcą odświeżyć wiedzę.
31 dni przed rozpoczęciem biwaku/zimowiska, jednak nie później niż 9 grudnia 2018 r.Zgłaszanie biwaków zimowych i zimowisk do Kuratorium Oświaty
(w formie elektronicznej na stronie www.wypoczynek.men.gov.pl)
Z Biura Okręgu bierzemy dane do logowania. Po wypełnieniu formularza zapisujemy go w wersji roboczej, dając o tym znać na maila mazowsze@zhr.pl (Łukasz sprawdzi wszystkie dane i zatwierdzi, jeśli niczego nie będzie brakowało).
do 9 grudnia 2018 r.Zatwierdzenia merytoryczne w Chorągwiach – terminy zatwierdzeń będą podane z odpowiednim wyprzedzeniem
do 7 grudnia 2018 r.
- termin dla wyjazdów odbywających się w przerwie świątecznej
do 18 grudnia 2018 r. - termin dla wyjazdów odbywających się w ferie szkolne
Zatwierdzanie finansowo-organizacyjne w Okręgu i Obwodach. Do tego terminu komendant musi przedstawić PRZYNAJMNIEJ:
*zatwierdzone plany pracy,
*dokumentację kadry wychowawczej i cywilnej (w tym przesłane do Okręgu oświadczenia do umów zleceń),
*umowę z ośrodkiem (w tym opinię Straży Pożarnej),
*zgłoszenie do KO,
*dostęp do konta bankowe i prowadzoną na bieżąco dokumentację finansową.
do 16 grudnia 2018 r.
- termin dla wyjazdów odbywających się w przerwie świątecznej
do 11 stycznia 2019 r. - termin dla wyjazdów odbywających się w ferie szkolne
Ostateczny termin zatwierdzania finansowo-organizacyjnego.
Do tej daty komendant ma czas na uzupełnienie braków.
Zatwierdzenie będzie potwierdzane w formie dokumentowej, za pomocą maila od osoby zatwierdzającej.
HARCERSKA AKCJA ZIMOWA 2019
21 stycznia – 3 lutego 2019 r.Ferie Zimowe – Podlasie
28 stycznia – 10 lutego  2019 r.Ferie Zimowe – Mazowsze
ROZLICZENIE
do 14 dni od dnia zakończenia biwaku/zimowiskaSkładanie dokumentacji. Lista dokumentów do złożenia zostanie opublikowana do 30 listopada 2018 r.
do 10 marca 2019 r.Zamykanie kont bankowych – do tego dnia można wydatkować lub wypłacić pieniądze z konta.
Koniec okresu wydatkowania – kontrola salda (10%)
do 4 kwietnia 2019 r.Rozliczanie zimowiska – naniesione wszystkie poprawki (warunek zwrotu tzw. „2%”)
do 18 kwietnia 2019 r.Ostateczne rozliczenie zimowisk - przekazanie sald obozowych i odebranie tzw. “2%”

Uwagi:

  • Niedotrzymanie któregokolwiek z terminów (bez wcześniejszego uzgodnienia tego z Zarządem Okręgu) może skutkować zmniejszeniem zwracanej kwoty kosztów pośrednich.
  • Osoby, które zamierzają podjąć się funkcji komendanta lub kwatermistrza podczas HAZ 2019, a pełniły jedną z tych funkcji podczas HAL 2018, zobowiązane są do rozliczenia swojego wyjazdu HAL 2018 zgodnie z terminarzem, do 20 listopada 2018 r.
  • Jeszcze w październiku pojawi się nowy wzór karty uczestnika, dostosowany do przepisów RODO. Tym samym „stare” wzory uznajemy za nieaktualne i prosimy o niekorzystanie z nich począwszy od HAZ 2019.