Terminarz HAL 2019

Harmonogram zakłada terminy względem dat rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych obozów, kolonii i biwaków HAL. Po zgłoszeniu obozu/kolonii/biwaku HAL komendanci otrzymają indywidualny terminarz z datami dostosowanymi do ich wyjazdu.

HAL 2019
PRZYGOTOWANIA
23-24 lutego 2019 r. kurs finansów HAL/HAZ - obowiązkowy dla kwatermistrzów, którzy będą pełnili funkcję po raz pierwszy.
do 17 marca 2019 r.Przesłanie preliminarza na hal.haz.maz@zhr.pl. W drugiej połowie lutego zostaną ogłoszone terminy, w których będzie można konsultować projekt preliminarza.
do 17 marca 2019 r.Zgłoszenie obozów i biwaków HAL do Okręgu za pomocą formularza (Formularz zgłaszania HAL 2019).
Za pomocą formularza zgłaszamy obóz wstępnie, podając dane, które potrzebne są nam do wniosku dotacyjnego. Gdy będzie się coś zmieniało (miejsce, liczba osób), należy poinformować o tym Okręg przesyłając maila na mazowsze@zhr.pl
najpóźniej 90 dni przed rozpoczęciem wyjazduRozpoczęcie procedury zgłaszania Miejsca Okazjonalnie Wykorzystywanego do Kąpieli.
od 11 lutego do 31 marca 2019 r.Zakładanie kont obozowych i złożenie wniosku o wydanie karty bankowej. Żeby uzyskać dostęp do konta, należy przesłać na adres finanse.mazowsze@zhr.pl wniosek o założenie konta bankowego (do pobrania w zakładce pliki HAL i HAZ ). Po wniosek o wydanie karty bankowej należy zgłosić się mailowo na adres finanse.mazowsze@zhr.pl.
planowane w kwietniu, dokładne terminy podane wkrótceKurs kierowników wypoczynku w Okręgu.
Jako wolnych słuchaczy zapraszamy też komendantów, którzy mają już uprawnienia kierownika wypoczynku, ale chcą odświeżyć wiedzę.
najpóźniej 63 dni przed rozpoczęciem wyjazduZgłaszanie do Biura Okręgu listy wychowawców, tak żeby na czas otrzymać zaświadczenia o wolontariacie potrzebne do zwolnienia z opłat przy pobieraniu wypisu z KRK oraz zaświadczenia o byciu instruktorem. Do tego dnia wszyscy wychowawcy muszą mieć już przyznany rozkazem stopień instruktorski lub ukończony kurs wychowawcy wypoczynku. Osoby, które spodziewają się zamknąć stopień pwd w okresie maj - lipiec, zobligowane są mimo wszystko ukończyć kurs wychowawców kolonijnych do dn. 5 maja 2019 r.
najpóźniej 42 dni przed rozpoczęciem wyjazduZgłaszanie obozów, kolonii i biwaków HAL do Kuratorium Oświaty
(w formie elektronicznej na stronie www.wypoczynek.men.gov.pl)
Należy zgłosić się do Biura Okręgu po dane do logowania. Po wypełnieniu formularza zapisujemy go w wersji roboczej, dając o tym znać na maila mazowsze@zhr.pl (Łukasz sprawdzi wszystkie dane i zatwierdzi, jeśli niczego nie będzie brakowało). Przypominamy, że do zgłoszenia należy załączyć opinię Straży Pożarnej oraz podać daty uzyskania zaświadczeń z KRK.
najpóźniej 35 dni przed rozpoczęciem wyjazduZatwierdzanie finansowo-organizacyjne w Okręgu i Obwodach. Do tego terminu komendant musi przedstawić PRZYNAJMNIEJ: dokumentację kadry wychowawczej i cywilnej (w tym przesłane do Okręgu oświadczenia do umów zleceń), umowę z ośrodkiem/dzierżawę terenu, dostęp do konta bankowego i prowadzoną na bieżąco dokumentację finansową.
najpóźniej 28 dni przed rozpoczęciem wyjazduOstateczny termin zatwierdzania finansowo-organizacyjnego. Do tej daty komendant ma czas na uzyskanie zatwierdzenia merytorycznego w chorągwi/namiestnictwie (zgodnie z zasadami podanymi przez komendantów) oraz uzupełnienie wszystkich braków.
Zatwierdzenie będzie potwierdzane w formie dokumentowej, za pomocą maila od osoby zatwierdzającej.
HARCERSKA AKCJA LETNIA
20 czerwca - 1 września (wakacje)
ROZLICZANIE
do 14 dni po zakończeniu wyjazduRozliczenie zaliczek - do tego terminu wszystkie pobrane zaliczki powinny być rozliczone (czyli oryginały dokumentów rozliczeniowych wraz z ew. niewydaną kwotą przekazane kwatermistrzowi).
do 14 dni od zakończenia wyjazduSkładanie dokumentacji. Lista dokumentów do złożenia zostanie opublikowana do 19 maja 2019 r. Dokumentację należy złożyć bezpośrednio na ręce osoby sprawdzającej podczas ustalonego wcześniej indywidualnego spotkania.
49 dni po zakończeniu wyjazduZamykanie kont bankowych – do tego dnia można wydatkować lub wypłacić pieniądze z konta.
Koniec okresu wydatkowania – kontrola salda (jeśli w tym dniu przekracza 10%, nadwyżkę należy zwrócić rodzicom). Faktury z późniejszego okresu nie będą mogły zostać zaksięgowane.
do 77 dni po zakończeniu wyjazduRozliczenie obozu – naniesione wszystkie poprawki (warunek zwrotu tzw. „2%”).
do 100 dni po zakończeniu wyjazduOstateczne rozliczenie wyjazdu - odebranie tzw. “2%” i przekazanie sald obozowych.
Salda, które do tego terminu nie zostaną przekazane jednostkom, zostają przekazane na Fundusz Żelazny Okręgu Mazowieckiego.

Uwagi:

  • Niedotrzymanie któregokolwiek z terminów (bez wcześniejszego uzgodnienia tego z Zarządem Okręgu) może skutkować zmniejszeniem zwracanej kwoty kosztów pośrednich.
  • Osoby, które zamierzają podjąć się funkcji komendanta lub kwatermistrza podczas HAL 2019, a pełniły jedną z tych funkcji podczas HAZ 2019, zobowiązane są do rozliczenia swojego wyjazdu HAZ 2019 zgodnie z terminarzem, do 18 kwietnia 2019 r.