Rozliczenie dokumentacji śródrocznej jednostki za rok 2018

Na koniec każdego roku kalendarzowego składamy dokumentację finansowo-gospodarczą do rozliczenia w Okręgu lub Obwodzie.

Zapisy na rozliczanie jednostek w Okręgu Mazowieckim ZHR prowadzimy elektronicznie – jeśli nie dostałeś/aś informacji o rozliczeniu jednostki, napisz na finanse.mazowsze@zhr.pl.


Jednostki rozliczające się w Obwodach Praga Południe, Ursynów i Płock rozliczają dokumentację w swoich Obwodach (terminy uzgadniacie indywidualnie).

Jednostki jadące na zimowisko powinny rozliczyć dokumentację przed zatwierdzaniem wyjazdu.


Jak przebiega rozliczenie jednostki za 2018 rok (w Okręgu)?
 
1. Umawiasz się na konkretny termin za pomocą ankiety Doodle (link i szczegółowe informacje każda jednostka otrzymuje indywidualnie).
2. W ustalonym, potwierdzonym przez Okręg terminie przychodzisz na Ursynowską.
– przywieź dokumentację w pełnej, aktualnej, uporządkowanej formie (lista wszystkich wymaganych dokumentów znajduje się poniżej)
– pracownik Okręgu sprawdzi dokumentację na miejscu, przy Tobie, wyjaśni ewentualne wątpliwości
– w miarę możliwości wszelkie poprawki wprowadzisz również na miejscu; jeśli nie będzie to możliwe, razem z osobą sprawdzającą ustalicie termin i formę ich wprowadzenia
3. Ostatecznie skontroluj i zaktualizuj książkę.
– jeśli między sprawdzeniem książki w Okręgu a 31 grudnia wpłynęły jakiekolwiek dokumenty, wprowadź je do ZiHeRa, opisz, podpisz i wyślij skany na adres finanse.mazowsze@zhr.pl (do 10 stycznia 2019)
– w Okręgu zdalnie sprawdzimy poprawność dokumentów, jeśli wszystko będzie w porządku poprosimy Cię o wysłanie oryginałów pocztą (możesz też oczywiście złożyć dokumenty osobiście w Okręgu, wtedy wszystko sprawdzimy od ręki)
– upewnij się, że wprowadziłaś/eś wszystkie ustalone ze sprawdzającym poprawki
– jeśli książka elektroniczna będzie się zgadzać z papierową i wszystkie poprawki zostaną naniesione, między 10 stycznia a 10 lutego 2019 otrzymasz potwierdzenie rozliczenia 2018 roku, a ZiHeR za 2018 rok zostanie zamknięty
– UWAGA: jeśli po 3 lutego 2019 w książce elektronicznej będą figurować dokumenty, których nie przekazałaś/eś fizycznie lub elektronicznie, Okręg może usunąć je z ZiHeRa!

 

Dokumentacja powinna zawierać:

  • Zobowiązanie Materialne osoby odpowiedzialnej za rozliczenie „ZiHeR” (drużynowy/hufcowy/szczepowy/etc)
  • Wydruk książki finansowej  z programu ,,ZiHeR’’ (wszystkie pozycje)
  • Spięte w skoroszycie, opisane i podpisane przez komendanta i kwatermistrza wszystkie dokumenty księgowe (faktury, rachunki, KP)
  • Wydrukowane i podpisane sprawozdanie książki finansowej z programu ,,ZiHeR’’
  • Wydrukowane i podpisane sprawozdanie z wydatkowania 1% z programu ,,ZiHeR’’
  • Wydruk książki bankowej  z programu ,,ZiHeR’’ (jeśli prowadzona jest książka bankowa)
  • Dokumenty książki bankowej (jeśli jednostka posiada książkę bankową)
  • Wydrukowane i podpisane sprawozdanie finansowe książki bankowej z programu ,,ZiHeR’’ (jeśli prowadzona jest książka bankowa)
  • Wydruk książki inwentarzowej (całość posiadanego inwentarza)
  • Spis z natury (inwentarzowy) według stanu na 31 grudnia 2018 roku
  • Spis z natury (sprzętu małowartościowego) według stanu na 31 grudnia 2018 roku

Jednostki które nie dokonały w 2018 roku wpisów w książkach, powinny złożyć wydrukowane puste ww. dokumenty.

Jednostki, które nie posiadają sprzętu powinny złożyć zerowy (pusty) spis z natury i czystą książkę inwentarzową.

W razie wątpliwości prosimy o kontakt na finanse.mazowsze@zhr.pl .