Jak rozliczyć dotację?

Gdy otrzymujecie dotację, pieniądze zazwyczaj pochodzą od zewnętrznych instytucji. Wymaga to rozliczenia ich w specjalny sposób. Każda instytucja ma swoje wymagania, więc w zależności od źródła środków, zasady rozliczania mogą się różnić (w takim przypadku dostaniecie szczegółowe informacje na maila), ale najważniejsze, o czym należy pamiętać, to:

  1. Po środki zgłaszacie się do Ewy Paliwody – warto wcześniej uprzedzić mailowo (dotacje.mazowsze@zhr.pl), aby mieć pewność, że w Okręgu znajdują się wystarczające środki aby wypłacić Wam dofinansowanie. Przy kwotach dotacji powyżej 2000,00 zł można również ustalić odbiór środków w formie przelewu bankowego na konto koordynatora.
  2. Pieniądze (zarówno dotację, jak i ewentualny wkład własny) wydajecie dokładnie według wskazań, jakie dostaliście wraz z informacją o przyznaniu dotacji.
  3. Podczas realizacji działań robicie zdjęcia.
  4. Po zrealizowaniu działań piszecie sprawozdanie. Przykładowe informacje, jakie powinny się w nim znaleźć, to: jakie działanie się odbyło, gdzie, kiedy, ile trwało, czego dotyczyło, jakie były efekty/rezultaty, czy uczestnicy czegoś się nauczyli/ zdobyli jakieś uprawnienia, ile było osób, dodatkowe informacje, jeśli uważacie, że są istotne. Oczywiście długość i detaliczność sprawozdania powinna zależeć od skali działań – dla opisu biwaku wystarczy 8-10 zdań, przy działaniach całorocznych należy opisać każdy z etapów czy spotkań.
  5. Zdjęcia i sprawozdanie przesyłacie na wnioski.mazowsze@zhr.pl w ciągu tygodnia od zakończenia działania, na które otrzymaliście dotację. Opisane faktury dostarczacie Ewie Paliwodzie.

Ponadto, jeśli korzystacie z dotacji CKS „Harcerscy ochotnicy”:

  1. Lista kursów/spotkań i ich harmonogram znajdują się tutaj http://mazowsze.zhr.pl/harcerscy-ochotnicy/ Dokładną datę i miejsce kursu/spotkania przesyłacie na wnioski.mazowsze@zhr.pl na minimum 20 dni przed planowanym kursem (musimy odpowiednio wcześniej przekazać tę informację do CKS). Wszystkie działania powinny być przeprowadzone zgodnie z harmonogramem, ale jeśli konieczne jest przesunięcie kursu/spotkania na inny miesiąc, to informujecie o tym najpóźniej w miesiącu kalendarzowym poprzedzającym dany kurs – też na wnioski.mazowsze@zhr.pl (wynika to z konieczności uzyskania zgody CKS na zmianę terminu zanim dany termin upłynie).
  2. Nie ma możliwości pobierania wpłat od uczestników.
  3. Z dotacji mogą skorzystać mieszkańcy Warszawy.
  4. Na materiałach informacyjnych/szkoleniowych umieszczacie znak promocyjny Urzędu m.st. Warszawy oraz znak „Ochotnicy warszawscy” (po lewej stronie syrenka, po prawej znak „ochotników”). Oba znaki mają mieć wysokość/długość min. 2 cm.
  5. Podczas kursów/szkoleń wystawiacie roll-upy informacyjne (dostępne w biurze Okręgu).

W razie wątpliwości piszcie na wnioski.mazowsze@zhr.pl