Instrukcja samochodowa

Uchwałą Zarządu Okręgu nr 19/XV/17, z dnia 6 kwietnia 2017 r., została wprowadzona Instrukcja Samochodowa.


  1. Niniejsza instrukcja reguluje kwestie zakupu, sprzedaży oraz użytkowania samochodów przez jednostki Okręgu Mazowieckiego ZHR.

Rozdział I

SAMOCHODY OKRĘGU

  1. Jednostka należąca do Okręgu Mazowieckiego ZHR może zakupić samochód za zgodą Zarządu. Zaleca się, aby była to jednostka/środowisko poziomu hufiec/szczep/obwód oraz aby jedno środowisko posiadało co najwyżej jeden samochód.
  2. Zarząd wydaje zgodę na zakup samochodu po spełnieniu następujących warunków:
  3. a) W środowisku wyznaczony jest Opiekun Samochodu (osoba, która ma prawo jazdy, nie ma żadnych zaległości względem Okręgu oraz w przeciągu minionych dwóch lat nie naruszyła w rażący sposób regulaminów Związku),
  4. b) Środowisko nie ma żadnych zaległości względem Okręgu,
  5. c) Środowisko dysponuje środkami wystarczającymi do zakupu i utrzymania samochodu.
  6. Opiekun Samochodu podpisuje z Okręgiem Umowę Opiekuna Samochodu (wzór w załączniku nr 1) oraz staje się pełnomocnikiem Okręgu ds. nabywanego samochodu.
  7. Opiekun Samochodu odpowiada za wszystkie obowiązki prawne wynikające z posiadania pojazdu (rejestracja, przeglądy itp.) oraz dba o stan techniczny i estetyczny wygląd samochodu.
  8. Opiekun Samochodu odpowiada za wszelkie szkody wyrządzone w trakcie użytkowania samochodu – zgodnie z przepisami o ubezpieczeniach – a także za roszczenia względem Okręgu, powstałe w wyniku nieprawidłowego użytkowania samochodu.
  9. Samochód może być zbyty po okresie nie krótszym niż 1 rok od nabycia. W przypadku krótkotrwałego zapotrzebowania na samochód (np. obóz) zaleca się wypożyczenie pojazdu.
  10. Opiekun Samochodu może udostępnić samochód innemu kierowcy na działania harcerskie wykorzystanie do celów statutowych, w takim przypadku zaleca się spisać Zobowiązanie Kierowcy (wzór w załączniku nr 2).

Rozdział 2.

SAMOCHODY PRYWATNE UŻYWANE DO DZIAŁAŃ HARCERSKICH

(WYKORZYSTYWANE DO CELÓW STATUTOWYCH)

  1. Dopuszcza się (nieodpłatne) użyczenie prywatnego samochodu do działań harcerskich. W tym celu należy spisać Umowę Użyczenia Samochodu (wzór w załączniku nr 3).
  2. Koszt paliwa w/w działań można pokryć z budżetu odpowiedniej jednostki ZHR. Aby było to możliwe, wydatki należy udokumentować fakturami VAT na Okręg i wypełnić Kartę Drogową (wzór w załączniku nr 5).
  3. W samochodzie użyczonym na umowę dopuszcza się wykonanie napraw drobnych usterek, powstałych w trakcie użytkowania, na koszt odpowiedniej jednostki Okręgu. Wydatki te muszą być odpowiednio udokumentowane. Jednorazowy wydatek w kwocie powyżej 500 zł musi zostać zaakceptowany przez Zarząd.
  4. Suma wydatków określonych w pkt. 10 i 11 w przeliczeniu na kilometr nie może przekroczyć ustalonej stawki, zgodnie z informacjami zawartymi w Karcie Drogowej.
  5. Zaleca się, aby na dokumentach wymienionych w pkt. 10 i 11 numer samochodu rejestracyjnego był zamieszczony przez sprzedawcę.
  6. Odpowiedzialność za szkody powstałe w wyniku nieprawidłowego użytkowania użyczonego pojazdu ponosi kierowca.
  7. Zasady określone w pkt. 10-14 stosuje się także do samochodów wynajętych z wypożyczalni.
  8. W przypadku jednorazowego wyjazdu (np. tak zwana „lokalizacja obozowa”) dopuszcza się pokrycie z budżetu jednostki Okręgu kosztów użytkowania prywatnego samochodu do celów harcerskich bez umowy użyczenia. W takim wypadku dokumentem księgowym jest Rozliczenie Podróży Służbowej (wzór w załączniku nr 4).
  9. W przypadku rozliczeń wskazanych w pkt. 16 powinny one odzwierciedlać rzeczywiście poniesione w czasie podróży wydatki (paliwo, opłaty za autostrady, opłaty za parkowanie itp).

Rozdział 3.

INNE

  1. Używane w niniejszej instrukcji pojęcie samochód dotyczy także innych pojazdów (np. motocykli i motorowerów).
  2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Instrukcją (np. wydatki w walutach obcych, użytkowanie samochodów ciężarowych, motocykli etc.), należy zawczasu skontaktować się z Zarządem Okręgu Mazowieckiego ZHR w celu ustalenia szczegółów rozliczenia.

Załączniki:

Uchwała nr 19/XV/17 z dnia 6 kwietnia 2017 r.

Instrukcja samochodowa

Komentarz do instrukcji

Załącznik nr 1: Umowa opiekuna samochodu

Załącznik nr 2: Zobowiązanie kierowcy

Załącznik nr 3: Umowa użyczenia samochodu

Załącznik nr 4: Rozliczenie podróży służbowej

Załącznik nr 5: Karta drogowa