HAL 2017 – Komentarz do Terminarza HAL 2017

Komentarz Przewodniczącego Zarządu Okręgu – phm. Macieja Kamińskiego, do Terminarza HAL 2017


Ten komentarz ma na celu doprecyzowanie i uzasadnienie wymagań i wyboru terminów przedstawionych w harmonogramie.

  1. Omówienie etapu przygotowań
  2. Wakacje
  3. Omówienie etapu rozliczeń
  4. Obozy odbywające się w sierpniu

  1. Omówienie etapu przygotowań

Przygotowanie obozu to bardzo ważny etap, mógłby być tematem oddzielnej książki. Mamy nadzieję, że doświadczenie własne, publikowane materiały, spotkania organizowane w ramach SUKK (Systemu Ustawicznego Kształcenia Komendantów), oraz wymiana wiedzy pomiędzy instruktorami wystarczą, aby przygotowania były owocne. W Terminarzu nie wymieniamy zatem wszystkich działań, które należy podjąć przed obozem (zresztą dla każdegu typu wyjazdu byłby to trochę inny zestaw zagadnień), a jedynie najważniejsze terminy, których przestrzeganie jest konieczne do sprawnego przebiegu Akcji Letniej. W razie pytań i wątpliwości, a także problemów ze spełnieniem wymagań zachęcamy do kontaktu z biurem Okręgu (mazowsze@zhr.pl).

Zgłoszenie wyjazdu do Okręgu jest potrzebne z szeroko pojętych względów organizacyjnych. Zebranie danych takich jak namiary na komendanta i kwatermistrza, planowana liczba osób, miejsce i termin oraz nazwy drużyn, które mają w tym obozie uczestniczyć pozwoli na oszacowanie nakładów pracy (np. w związku z planowaniem pracy biura), rozeznanie potencjalnych potrzeb szkoleń i wsparcia, lepsze rozplanowanie wizytacji i wiele innych (np. komendantom chorągwi na zatroszczenie się o środowiska, które nie są zgłoszone w żadnym z obozów), ale przede wszystkim umożliwi przygotowanie dobrych wniosków dotacyjnych.

Im wcześnie dane te spłyną do Okręgu i im bardziej precyzyjne one będą, tym lepiej zostaną realizowane wyżej wymienione zadania. Zakładamy, że przygotowania do obozów zaczynają się jeszcze na jesieni, ewentualnie w zimie, w związku z czym zgłoszenie wyjazdu do końca marca dla nikogo nie powinno stanowić problemu.

Zgłoszenie wyjazdu do Bazy Wypoczynku prowadzonej przez Kuratorium Oświaty jest jednym z podstawowych obowiązków organizatora. Zgodnie z rozporządzeniem MEN „wypoczynek” musi być zgłoszony przynajmniej 21 dni przed rozpoczęciem. Termin ogłoszony w harmonogramie został ustalony na 31 maja i obowiązuje on wszystkie obozy. Wynika to z tego, że każde zgłoszenie wymaga jeszcze drobnych obróbek biurowych (a także dostarczenia wydrukowanego egzemplarza do siedziby KO – czym zajmuje się biuro Okręgu). Ponadto, jak okazało się w ubiegłych latach, problem ze zgłoszeniem do kuratorium (np. ze względu na brak opinii straży pożarnej itp.) był chyba najczęstszym powodem opóźnień w zatwierdzaniu obozów. Przypominamy też, że zarząd i biuro Okręgu są przede wszystkim po to, by pomagać – prosimy o kontakt w przypadku trudności z uzyskaniem kompletu dokumentów (oczywiście odpowiednio wcześniej – nie na dzień przed terminem)!

Prowadząc przygotowania do obozu nigdy nie powinno się zapominać o głównym celu, jakim jest wychowanie – w myśl Przyrzeczenia i Prawa Harcerskiego – dzielnych, prawych i zdolnych do poświęceń ludzi. W tym kontekście byłoby niesłuszne przystępować do zatwierdzania finansowo-organizacyjnego, bez uprzedniego potwierdzenia zasadności wyjazdu pod względem merytorycznym. Zatwierdzanie programu odbywa się w odpowiednich chorągwiach według wyznaczonych przez nie zasad.

Zgodę na organizację obozu (zatwierdzanie finansowo-organizacyjne) w Okręgu można uzyskać po spełnieniu wszystkich obowiązków i skompletowaniu wszystkich wymaganych dokumentów. Ostateczna decyzja potwierdzająca organizację (ew. w skrajnych przypadkach o odwołaniu) obozu musi zostać wydana z odpowiednim wyprzedzeniem, jeżeli chcemy być traktowani poważnie przez harcerzy, rodziców, instytucje państwowe czy wreszcie sami przez siebie nawzajem. Z drugiej strony jesteśmy świadomi, że wygodnie jest, kiedy obozowe szczegóły rozstrzygają się nawet tuż przed samym wyjazdem. Termin zatwierdzania na przełomie maja i czerwca jest próbą komprisu pomiędzy tymi dwoma oczekiwaniami. Mamy nadzieję, że z uwagi na szacunek względem rodziców i innych instruktorów bardziej oblegane będą wcześniejsze terminy zatwierdzeń a 11 czerwca będą podjęte wszystkie ostateczne decyzje!

  1. Wakacje

Harmonogram nie obejmuje terminów w trakcie trwania wakacji, za wyjątkiem wymogu złożenia dokumentacji w przeciągu 14 dni od zakończenia obozu – o czym poniżej. Przypominamy, że w przypadku wszelkich wątpliwości dobrze jest, a w przypadku poważnych problemów należy kontaktować się z biurem Okręgu (mail: mazowsze@zhr.pl, tel.: 22 844 83 99).

  1. Omówienie etapu rozliczeń

Skrupulatne rozliczenie finansowe obozu (i każdej innej harcerskiej akcji) jest nie tylko naszym obowiązkiem prawnym, ale też moralnym zobowiązaniem wobec rodziców i harcerzy. Jest to również, często zaprzepaszczana, szansa kształtowania w naszych podopiecznych postawy uczciwości, dokładności i innych pozytywnych cech charakteru.

Wymaganie złożenia dokumentacji jest z jednej strony realizacją zobowiązań prawnych (zgodnie z Ustawą o rachunkowowści, dokumentacja finansowa powinna się znajdować w siedzibie instytucji), z drugiej zmniejsza ryzyko sytuacji, w której dokumenty zostaną utracone z winy komendanta lub kwatermistrza – ryzyko może nie takie wielkie (choć doświadczenie pokazało, że prawdopodobieństwo jest większe od zera), ale konsekwencje poważne.

W tym roku, jako Zarząd, chemy wprowadzić nowy system, w którym dokumentację należy złożyć na ręce osoby sprawdzającej dany obóz (po umówieniu się). Pozwoli to na miejscu ocenić stan dokumentacji i ustalić z komendantem/kwatermistrzem wstępny harmonogram sprawdzania. Wierzymy, że to rozwiązanie przyspieszy proces rozliczania obozów i sprawi, że na przełomie jesieni i zimy komendanci i kwatermistrzowie z czystym sumieniem będą mogli myśleć o zimowisku lub następnym obozie!

Prosimy też o możliwie szybkie zgłaszanie problemów np. z uzyskaniem zaległej faktury – Okręg może w takich sprawach pomóc – czekanie z taką sprawą, aż nadejdzie termin ostatecznego rozliczenia nie jest harcerskim rozwiązaniem.

Konto bankowe otwierane jest na potrzeby obozu, a jego prowadzenie związane jest z kosztami. Nieharcerskim byłoby opłacanie kont, kiedy nie jest to potrzebne. Pieniądze obozowe powinny być wydatkowane na potrzeby obozu, zatem używanie konta po obozie ma charakter raczej okazjonalny (opłacenie zaległych należności, ew. zwroty i wyrównania i przekazanie salda). Zwyczajowo czas na ewentualne operacje związane z rozliczeniem obozu pozostawiony jest do końca studenckich wakacji i nieuzasadnienione byłoby przedłużenie tego terminu. W przypadku wcześniejszego rozliczenia obozu, można zwrócić się do biura Okręgu z prośbą o szybsze zamknięcie konta (kontakt przez finanse.mazowsze@zhr.pl).

Doświadczenie pokazuje, że najszybciej prace nad rozliczeniem posuwają się, kiedy są prowadzone bezpośrednio po obozie (wszyscy świadkowie żyją, pamięć świaża, kontakty w telefonach itd. itp). Dla większości obozów od zakończenia wyjazdu do terminu ostatecznego rozliczenia mijają cztery pełne miesiące, po tym czasie fakty zacierają się w pamięci i jeżeli coś nie zostało wyjaśnione, szansa na wyjaśnienie tego jest już bardzo mała. Uwzględniając czas na otrzymanie poprawek, zaangażowanie w inne harcerskie inicjatywy, udział w innych wyjazdach itd. itp. nadal jest wystarczająco dużo czasu do całkowitego zamknięcia rozliczenia obozu. Wydłużanie terminu musiało by być podyktowane zwykłym lenistwem lub skrajnym brakiem zdolności organizacji czasu , a jako harcerze nie możemy sobie na taką dyktaturę pozwolić. Dodatkowo rozliczając obóz nie należy zapominać o pracownikach biura i księgowości – wypada informować ich, gdy z różnych przyczyn pojawiają się opóźnienia. Prosimy również wziąć pod uwagę to, że opóźnienia w rozliczaniu obozów powodują bardzo duże spiętrzenie prac związanych z podsumowaniem roku finansowego i jest poważnym obciążeniem dla zarządu i pracowników.

  1. Obozy odbywające się w sierpniu

Komendanci obozów, które rozpoczynają się w sierpniu oraz wszystkich kursów szkoleniowych (Agricola itp.) mogą indywidualnie ustalić oddzielny termin zatwierdzeń merytorycznych oraz finansowo-organizacyjnych.

W gronie zarządu był też rozważany model indywidualnego terminarza dla każdego obozu – w zależności od daty rozpoczęcia wyjazdu, został on jednak odrzucony ze względu na ocenę braku możliwości zarządzania tak wieloma kalendarzami (zwłaszcza w kontekście częstych naruszeń terminów).


Dobre pomysły na innowacje przyjmujemy z radością na adres: przewodniczacy.mazowsze@zhr.pl

Prosimy o uszanowanie ustalonego terminarza – w myśl Prawa i Przyczenia Harcerskiego.

Zarząd Okręgu Mazowieckiego ZHR