Biwaki wakacyjne HAL 2017

Biwaki w czasie wakacji są traktowane jak wypoczynek tzn. podlegają wszystkim wymogom prawnym tak jak obozy letnie i kolonie.


Biwaki w czasie wakacji (wakacje zaczynają się 23 czerwcapodlegają zgłoszeniu w formularzu zgłoszenia HAL 2017. Biwaki takie muszą zostać zarejestrowane w Kuratorium Oświaty w Warszawie. W tym celu należy zgłosić się do Biura Okręgu (mazowsze@zhr.pl) po dalsze instrukcje.

Zgłoszenie do Okręgu musi zostać dokonane minimum na 1 miesiąc przed wyjazdem poprzez FORMULARZ (formularz znajdziecie także na końcu tej strony), a do Kuratorium Oświaty najpóźniej na trzy tygodnie przed wyjazdem.

Zgodnie z nowelizacją Ustawy o systemie oświaty (która reguluje kwestie związane z „wypoczynkiem”), należy je zgłaszać, tak jak obozy i kolonie, do Kuratorium Oświaty, prowadzić go może osoba z uprawnieniami kierownika, a na miejscu muszą musi znajdować się odpowiednia liczba wychowawców, podczas biwaków musi być prowadzona odpowiednia dokumentacja. W związku z tym biwaki w czasie wakacji zgodnie z przepisami państwowymi powinny spełniać następujące warunki:

  1. Komendant musi posiadać uprawnienia kierownika wypoczynku.
  2. Na wyjeździe muszą być wychowawcy – instruktorzy ZHR lub osoby z ukończonym kursem wychowawców (z czego należy pamiętać, że komendant/kierownik nie może być  jednocześnie wychowawcą).
  3. Na jednego wychowawcę powinno przypadać nie więcej niż 20 uczestników lub 15 gdy uczestnicy są poniżej 10 roku życia.
  4. Kadra musi posiadać książeczki pracownicze lub zaświadczenia lekarskie.
  5. Kadra wychowawcza musi posiadać zaświadczenia o niekaralności.
  6. Uczestnicy muszą wypełnić karty kwalifikacyjne (karty uczestników).
  7. Podczas wyjazdu musi być prowadzony dziennik zajęć (książka pracy).
  8. Wyjazd musi zostać zgłoszony (minimum 21 dni przed rozpoczęciem), a także zatwierdzony przez Kuratorium Oświaty.
  9. Plan pracy musi zostać zatwierdzony przez hufcowego.
  10. Składki drużyn jadących na biwak muszą być opłacone (w przypadku biwaku podczas ferii Bożonarodzeniowych do końca roku 2016, a w przypadku ferii zimowych do I kw. 2017 roku).

Finanse biwaku

Wpłaty oraz wydatki związane z biwakiem rozliczane są w książce śródrocznej drużyny. Wszelkie wpłacone składki programowe powinny być wydane (rozliczone fakturami) w czasie wyjazdu.


Zatwierdzanie biwaków

Informujemy, że podtrzymujemy możliwość internetowego zatwierdzania biwaków (dla chętnych). Komendanci, którzy zainteresowani są internetowym zatwierdzaniem biwaków podczas HAZ 2017 powinni:

  1. umówić się na zatwierdzanie min. 1 miesiąc przed pisząc mejla na adres maja.odolinska@zhr.pl
  2. w umówionym wcześniej terminie (patrz pkt.1.) przysłać w 1 mejlu wszystkie wymienione poniżej dokumenty

Dokumenty wymagane do zatwierdzenia:

  • listę uczestników
  • listę kadry
  • listę odpłatności
  • ewentualnie zestawienie wpłat przy zbieraniu wpłat gotówką
  • numer wpisu do bazy wypoczynku Kuratorium Oświaty
  • skany uprawnień kadry wychowawczej (zaświadczenie z kursu lub o byciu instruktorem) – kierownika i wychowawców
  • skany zaświadczeń o niekaralności (KRK) kierownika i wychowawców
  • skany zaświadczeń lekarskich kierownika i wychowawców
  • skany DD kierownika i wychowawców
  • skany ZM kierownika i kwatermistrza
  • uzupełnione zakładki w pliku organizacyjnym (raport przedobozowy, preliminarz, lista uczestników, lista kadry, info o zgrupowaniu)
  • potwierdzenie opłacenia składek do III kwartału 2017 włącznie – poprzez potwierdzenie przez pracownika biura Okręgu “na zielono” w arkuszu zatwierdzania lub w przypadku braku – skany potwierdzenia opłacenia składek

Dokumenty, które należy donieść w wersji papierowej z oryginalnymi podpisami do Okręgu przed wyjazdem:

  • DD kierownika i wychowawców
  • ZM kierownika i kwatermistrza
  • lista uczestników podpisana przez komendanta
  • lista kadry podpisana przez komendanta
  • raport przedobozowy podpisany przez komendanta

Złożenie dokumentacji:

Najpóźniej 14 dni po zakończeniu biwaku należy dostarczyć do biura Okręgu następujące dokumenty w formie papierowej:

  • karty uczestników
  • listę uczestników
  • listę kadry
  • listę odpłatności
  • ewentualnie zestawienie wpłat przy zbieraniu wpłat gotówką
  • zatwierdzone plany pracy
  • książki pracy jednostek, a w przypadku zgrupowania także książkę pracy zgrupowania
  • jadłospisy
  • ewentualnie oryginały protokołów powizytacyjnych
  • kopie uprawnień kadry wychowawczej wydane poza Okręgiem Mazowieckim