AZiZP – Instrukcja organizacji i rozliczenia

Instrukcja
w sprawie organizacji i rozliczania akcji zarobkowych oraz zbiórek publicznych
zatwierdzona uchwałą Zarządu Okręgu Mazowieckiego ZHR nr 24 z dnia 23.10.2013 roku

§ 1. Akcje zarobkowe

  1. Akcję zarobkową może zorganizować drużyna związkowa ZHR lub jednostka nadrzędna (szczep, hufiec, chorągiew). Jednostka organizująca akcję musi posiadać książkę finansową rozliczoną za rok poprzedni oraz mieć opłacone na bieżąco składki członkowskie. W uzasadnionych przypadkach Zarząd Okręgu ma prawo wydać pozwolenie na organizację akcji zarobkowej jednostce nie posiadającej opłacanych na bieżąco składek członkowskich.
  2. Drużyna próbna może wziąć udział w akcji zarobkowej organizowanej przez inną drużynę związkową pod warunkiem wcześniejszego ustalenia podziału uzyskanych środków.
  3. Koordynatorem akcji zarobkowej może być wyłącznie instruktorka/instruktor ZHR. Koordynator jest odpowiedzialny za zgłoszenie, przeprowadzenie i rozliczenie akcji zarobkowej.
  4. W przypadku, gdy akcja zarobkowa trwa powyżej 8h, koordynator akcji zarobkowej przy jej zgłoszeniu może wyznaczyć swoich zastępców. Zastępca musi spełniać wymagania stawiane koordynatorowi akcji zarobkowej.
  5. Akcję zarobkową należy zgłosić co najmniej na 14 dni przed jej planowanym terminem za pomocą internetowego formularza dostępnego na stronie internetowej Okręgu Mazowieckiego ZHR.
  6. Zarząd Okręgu Mazowieckiego rozpatruje zgłoszenie i w przypadku braku zastrzeżeń wydaje zgodę na przeprowadzenie akcji. Zgoda jest przesyłana mailowo koordynatorowi akcji zarobkowej najpóźniej na tydzień przed jej planowanym terminem.
  7. Wszystkie przeprowadzane akcje zarobkowe będą zamieszczone w bazie znajdującej się na stronie internetowej Okręgu Mazowieckiego ZHR.
  8. Akcja zarobkowa może polegać na:
  • sprzedaży produktów po ustalonej cenie (np. ciast, prac plastycznych, flag, zniczy). Szczególnie zachęcamy do sprzedaży produktów wytworzonych przez członków jednostki organizującej akcję zarobkową,
  • sprzedaży usług świadczonych bezpośrednio przez członków jednostki organizującej akcję zarobkową, po ustalonej cenie.
  1. Ze względów wychowawczych, akcja polegająca na pakowaniu klientom zakupów w marketach (akcja typu „market”) zostaje zawieszona.
  2. Podczas akcji zarobkowej każdy jej uczestnik musi być prawidłowo i schludnie umundurowany. Wyjątkiem są akcje zarobkowe, których specyfika wymaga innego ubioru.
  3. Koordynator akcji zarobkowej lub jego zastępca musi być obecny przez cały czas jej trwania oraz jest zobowiązany posiadać przy sobie:
  • pisemny skan zgody na przeprowadzenie akcji zarobkowej wydanej przez Zarząd Okręgu Mazowieckiego ZHR,
  • pisemne pozwolenie właściciela terenu na przeprowadzenie akcji zarobkowej.
  1. Bezpośrednio po zakończeniu akcji zarobkowej trzyosobowa komisja, w skład której wchodzi koordynator akcji i dwie inne osoby pełnoletnie przelicza zgromadzone środki i wypełnia protokół rozliczenia akcji zarobkowej (załącznik nr 1).
  2. W terminie do 7 dni od daty zakończenia akcji zarobkowej koordynator dostarcza do biura Okręgu Mazowieckiego ZHR protokół rozliczenia akcji zarobkowej wraz z oryginałem kwitu KP dokumentującym przekazanie środków uzyskanych podczas akcji jednostce/ jednostkom organizacyjnym ZHR.

Załącznik:

  1. Protokół rozliczenia akcji zarobkowej.

§ 2. Zbiórki publiczne

    1. Zbiórkę publiczną może zorganizować drużyna związkowa ZHR lub jednostka nadrzędna (szczep, hufiec, chorągiew). Jednostka organizująca zbiórkę musi posiadać książkę finansową rozliczoną za rok poprzedni oraz mieć opłacone na bieżąco składki członkowskie. W uzasadnionych przypadkach Zarząd Okręgu ma prawo wydać pozwolenie na organizację akcji zarobkowej jednostce nie posiadającej opłacanych na bieżąco składek członkowskich.
    2. Jednostki ZHR mogą wziąć udział w zbiórce publicznej organizowanej przez podmioty zewnętrzne np. parafie, stowarzyszenia, fundacje itp., musi jednak uzyskać zgodę Zarządu Okręgu Mazowieckiego ZHR (można się o nią starać pisząc maila na adres biura Okręgu).
    3. Koordynatorem zbiórki publicznej może być wyłącznie instruktorka/instruktor ZHR. Koordynator jest odpowiedzialny za zgłoszenie, przeprowadzenie i rozliczenie zbiórki publicznej.
    4. W przypadku, gdy zbiórka publiczna trwa powyżej 8h, koordynator zbiórki publicznej przy jej zgłoszeniu może wyznaczyć swoich zastępców. Zastępca musi spełniać wymagania stawiane koordynatorowi zbiórki publicznej.
    5. Zbiórkę publiczną należy zgłosić co najmniej na 14 dni przed jej planowanym terminem za pomocą internetowego formularza dostępnego na stronie internetowej Okręgu Mazowieckiego ZHR.
    6. Zarząd Okręgu Mazowieckiego rozpatruje zgłoszenie i w przypadku braku zastrzeżeń wydaje zgodę na przeprowadzenie zbiórki publicznej. Zgoda jest przesyłana mailowo koordynatorowi zbiórki najpóźniej na tydzień przed jej planowanym terminem.
    7. Wszystkie przeprowadzone zbiórki publiczne będą zamieszczone w bazie znajdującej się na stronie internetowej Okręgu Mazowieckiego ZHR.
    8. Koordynator zbiórki publicznej zobowiązany jest do sporządzenia dokumentacji, w skład której wchodzą: lista osób kwestujących, lista wydanych puszek kwestarskich (załącznik nr 1 i 2)
    9. Podczas zbiórki publicznej każdy jej uczestnik musi być prawidłowo i schludnie umundurowany.
    10. Podczas zbiórki publicznej każdy uczestnik musi posiadać identyfikator zawierający następujące dane:
Imię i nazwisko osoby kwestującej
Okręg Mazowiecki Związku Harcerstwa Rzeczypospolitej,
ul. Ursynowska 36/38, 02-605 Warszawa.
Zbiórka publiczna – decyzja nr ______, z dn. _______  r.,
wydana przez Marszałka Województwa Mazowieckiego
      1. Pieniądze muszą być zbierane do zaplombowanych puszek kwestarskich, na każdej puszcze muszą znajdować się następujące informacje:
Okręg Mazowiecki Związku Harcerstwa Rzeczypospolitej,
ul. Ursynowska 36/38, 02-605 Warszawa.
Zbiórka publiczna – decyzja nr ______, z dn. _______  r.,
wydana przez Marszałka Województwa Mazowieckiego
      1. Podczas zbiórki publicznej nie mogą być sprzedawane produkty ani usługi. Wyjątkiem jest możliwość wręczania darczyńcom symbolicznych papierowych potwierdzeń darowizny w formie tzw. „cegiełki”. Taki dokument powinien posiadać nadrukowane dane z pkt. 10 (informacje o organizacji kwestującej) oraz numer.
      2. Po zakończeniu zbiórki publicznej trzyosobowa komisja, w skład której wchodzi koordynator zbiórki i dwie inne osoby pełnoletnie, przelicza zebrane środki i wypełnia protokół przeliczenia środków uzyskanych  podczas zbiórki publicznej (załącznik nr 3)
      3. W terminie do 7 dni od daty zakończenia zbiórki publicznej koordynator jest zobowiązany dostarczyć protokół przeliczenia środków uzyskanych podczas zbiórki publicznej oraz oryginał kwitu KP dokumentującego przekazanie uzyskanych środków jednostce organizującej zbiórkę.

Załączniki:

  1. Lista osób kwestujących.
  2. Lista wydanych puszek kwestarskich.
  3. Protokół przeliczenia środków uzyskanych podczas Zbiórki Publicznej